テレワーク導入前に知っておきたい課題と解決策とは

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昨今の感染症の影響で、会社員が会社に出社せずに自宅で仕事をするテレワークが注目を浴びています。しかし、テレワークには課題も多くあります。テレワークを導入するなら、課題を把握し解決策も考えておかなければなりません。ではどんな課題があるのか、解決策とあわせて解説していきます。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

テレワークの課題とは

まずはテレワークの課題について見ていきましょう。

コミュニケーションが難しい

テレワークで仕事をする際には、上司や同僚は同じ空間にはいません。コミュニケーションは、メールやチャットなどを使って、最低限の情報のやり取りのみ行います。そのため、お互いに顔を合わせないことで不安に感じる人もいるでしょう。お互いの表情や仕草などを確認することで安心できる面は多いものです。

また、お互いに同じ空間にはいないということで、ひとつの仕事をみんなで共有し合うこともできません。軽い相談や雑談などもできず、孤独に感じてしまう人もいるでしょう。

セキュリティ面の不安

情報漏洩のリスクが高くなってしまうことも、テレワークの大きな課題です。オフィスで仕事をするのであれば、一定レベルのセキュリティを確保できるでしょう。しかし、テレワークではオフィス以外でPCを使用することになります。回線などの状況もそれぞれ異なります。

使用するPCや回線が会社で用意したものでないと、一定レベルのセキュリティを確保するのは難しいです。PCの紛失や盗難などに備えた対策も必要になります。

労働の実態が把握し辛い

オフィスで働く場合には、始業と終業、休憩などを上司が把握し、勤怠管理を行っています。しかし、テレワークだと上司が同じ空間にいないため、いつ仕事を開始したのか、いつまで仕事をしていたのか把握するのが難しくなります。

また、注意していないとサービス残業が増えてしまう可能性もあるでしょう。作業に時間のかかる社員とそうでない社員との間で不公平感が出てしまいます。

評価が難しい

仕事をしている様子を上司が見ていないということで、仕事上の評価も難しくなります。仕事での評価は、働きぶりや結果にいたる過程なども加味しておこなうことが多いです。しかし、テレワークでは、普段の働きぶりは分かりません。評価が難しいことで、過小評価や過大評価につながってしまう可能性もあります。そうなると、社員のモチベーションが下がってしまうでしょう。

数字などで結果が出るような仕事なら、ある程度は評価できますが、そうでない仕事なら、評価方法の見直しが課題になります。

テレワークではそもそも難しい業務内容がある

業種や職種によっては、テレワークが合わない場合や、テレワークで仕事をするのが難しい場合もあります。たとえば、製造作業などのように、現場で実際に作業をする必要があるような仕事です。仕事をするのに工場などの設備が必要な場合もあるでしょう。自宅でおこなうにはどうしても不可能な仕事も多いです。

オフィスでおこなう仕事であっても、紙の書類を扱う機会が多い業務は、テレワークとはあまり相性が合いません。テレワークでは基本的にデータで、資料などをやり取りします。データの送受信なら、メールの添付データやチャットのアップロード機能を使えば簡単です。

しかし、紙の書類だとそうはいきません。紙の書類を提出したり受け取ったりするには、お互いに同じ場所にいることが前提にあり、押印が必要になることもあります。

従業員の自宅に働く環境が整っていない

会社側だけでなく従業員側の課題も多いです。自宅で仕事をするには、それなりに環境を整える必要があります。ネット環境はもちろんのこと、仕事をするためのデスクやモニター、PCなどをそろえなければなりません。

また、自宅というのは通常なら仕事が休みのときや帰宅後に過ごす場所です。自宅で仕事をすることで、オンオフの切り替えがうまくいかず、気分転換ができなくなってしまうこともあります。通勤をしなくて済む一方で、運動不足になる人も多いです。

時間の管理なども自分で行わなければなりません。小さな子供がいる人は、子供の様子を見ながら仕事ができるのがメリットに感じられることも多いです。しかし、その反面で子供の世話に時間をとられて、仕事がなかなか進まなくなってしまうこともあります。

テレワークの課題を解決するためには

テレワークの課題を踏まえた上で、どうすれば解決できるのか見ていきましょう。

業務を細分化しテレワークが可能な業務を見つける

業務内容がテレワークに合わない場合には、業務を細分化してみましょう。メインとなる業務をテレワークでおこなうのが難しくても、業務の一部はテレワークで対応できることもあります。もし、テレワークで行える業務が見つかったなら、その部分だけでもテレワークに移行してみてください。

また、紙の書類を使う機会が多い場合には、電子化することで、テレワークに対応できるようになります。

テレワークの環境整備

テレワークを導入すれば、これまでとは違う働き方をすることになるため、環境整備が必要です。たとえば、仕事で必要な業務用PCや業務用電話端末などを用意して、従業員に貸し出しましょう。そうすることで、自宅でもオフィスと近い環境で仕事ができます。

業務用PCには、セキュリティソフトをインストールするなどして、セキュリティ対策も行いましょう。ネットワークに関しても、アクセス認証や通信を暗号化する仕組みを整えて、情報漏洩の防止を図る必要があります。

テレワークを導入するためのルールを作る

働き方に合わせたルール作りも必要です。これまでと同じ評価制度をもちいていたのでは、適切に評価できないため、評価制度を見直しましょう。業務報告の方法などとあわせてルールを作ることで、途中経過を加味した評価もしやすくなります。

勤務時間や出勤日に関しても詳細に決めておかなければなりません。PCのログインで時間を管理する方法や、会社に電話をすることで管理する方法などがあります。

テレワークに必要なツールやシステムを導入する

テレワーク導入にあたって新たに必要となるツールも多いです。たとえば、テレワークに対応した勤怠管理システムや、Web会議システムなどが必要でしょう。テレワークで必要なシステムやツールに関して詳しくは「テレワーク導入に向け必要なシステムやツール5つと注意点」のページに掲載しています。

そして、ツールやシステムの中でも、ビジネスチャットの導入がほぼ必須です。

例えば、Web会議を始める時、参加者が今どのような状態か、簡単に確認したい場合もあるでしょう。そのような、同じ空間にいたら、ひとことの声がけに近いコミュニケーションでさえ、都度メールでおこなうのは大変です。

離れた場所で仕事をしているからこそ、ビジネスで必要な内容に付随する小さな声がけ、細かなコミュニケーションができるか否かは、テレワークで働く際の仕事の質に大きく影響します。

そしてこういった小さなコミュニケーションはメールではやりづらいのが正直なところです。

ビジネスチャットにもさまざまなものがありますが、ここでは弊社で提供しているChatworkをご紹介します。

Chatworkはビジネスに特化したコミュニケーションができるチャットツールです。グループチャット機能が備わっており、テレワークでも複数人のグループと円滑なコミュニケーションがとれます。タスク機能により、上司が部下の仕事の進捗状況を管理するのにも便利です。ビデオ通話機能もあるため、お互いに顔を見ながら会話をすることもできます。

さらに、セキュリティが強固なのもChatworkの強みのひとつです。Chatworkは、大企業や官公庁でも利用できるセキュリティ水準を備えているため、テレワークでも安心して使用することが可能です。実際に導入した企業の声については、「テレワーク導入のために企業がするべき準備とは」の資料で詳しくご紹介しています。

これからテレワークを導入しようと考えているのであれば、ぜひChatworkを検討してみてください。

まとめ

テレワークを導入するにあたって課題は多くあります。環境整備やルール作り、ツールの導入などさまざまな準備をしなければなりません。しかし、テレワークを導入できる環境をいったん整えてしまえば、その後は会社側にとっても従業員側にとってもメリットが多いです。最初は大変かもしれませんが、少しずつテレワーク導入の準備を進めていきましょう。

ひとことコメント

感染症をはじめとする災害に備えて、テレワーク環境は企業の基礎体力として必須の要素となりました。 創業以来20年にわたり自らテレワーク環境を使いこなし、多くの法人様にご提供してきている弊社が活用ノウハウをお伝えしていきます。

Chatwork 取締役副社長COO 山口勝幸

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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