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テレワークの導入課題とは？テレワークの導入前に知っておきたい課題
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
新型コロナウイルス感染症の影響や多様な働き方の実現へ向けて、テレワークの導入が進んでいます。
しかし、テレワークは適切に導入して運用しなければ効果がなく課題が生じてしまいます。
テレワークを導入するなら、課題を把握し解決策や事前の対応も考えておかなければなりません。
テレワークの導入にはどのような課題があるのか、解決策とあわせて解説していきます。
テレワーク導入の課題とは
まずはテレワーク導入で考えられる課題について見ていきましょう。
事前に主なテレワークの課題を把握しておけば、対処法や対策を講じながら導入を進めることができます。
コミュニケーションが難しい
テレワークで仕事をする際には、上司や同僚は同じ空間にはいないので、コミュニケーションは、メールやチャットなどで最低限の情報のやりとりをおこなます。
そのため、コミュニケーション手段の準備や気軽にやりとりがおこなえる環境整備が求められます。
また、お互いに顔を合わせないことで不安に感じる人やひとつの仕事をみんなで共有し合うことも難しくなります。
テレワークでコミュニケーション手段が適切に用意できていないと、軽い相談や雑談などもできず、孤独に感じてしまう人や業務に影響が出てしまう可能性があります。
セキュリティ面の不安
情報漏洩のリスクが高くなってしまうことも、テレワークの大きな課題です。
オフィスで仕事をするのであれば、人の目もありますし、一定レベルのセキュリティを確保できるでしょう。
しかし、テレワークではオフィス以外でPCを使用することになり、インターネット回線などの状況や環境もそれぞれ異なります。
使用するPCやインターネット回線が会社で用意したものでないと、一定レベルのセキュリティを確保するのは難しく、PCの紛失や盗難などに備えた対策も必要になります。
労働の実態が把握し辛い
オフィスで働く場合には、始業と終業、休憩などを上司や同僚が把握し、勤怠管理をおこなっています。
しかし、テレワークだと同じ空間にいないため、いつ仕事を開始したのか、いつまで仕事をしていたのか把握するのが難しくなります。
また、テレワークで勤怠管理が適切でないとサービス残業や隠れ残業が増えてしまう可能性もあるでしょう。
退勤後や休日に隠れて業務をしてしまうなどテレワークではオン・オフの切り替えを適切におこなえる環境を作ることが求められます。
評価方法の見直しが必要になる
仕事をしている様子を上司が見ていないということで、仕事上の評価も難しくなります。
仕事での評価は、働きぶりや結果にいたる過程なども加味しておこなうことが多いでしょうが、テレワークでは、普段の働きぶりを直接見ることはできません。
これまでのような方法での評価が難しいことで、過小評価や過大評価につながってしまう可能性もあり、社員のモチベーションにも影響を及ぼします。
数字などで結果が出るような仕事なら、ある程度は評価できますが、そうでない仕事なら、評価方法の見直しが課題になります。
テレワークでは難しい業務内容がある
業種や職種によっては、テレワークが合わない場合や、テレワークで仕事をするのが難しい場合もあります。
たとえば、製造作業などのように、現場で実際に作業をする必要があるような仕事です。
オフィスでおこなう仕事であっても、紙の書類を扱う機会が多い業務は、テレワークとはあまり相性が合いません。
紙の書類を提出したり受け取ったりするには、お互いに同じ場所にいることが前提にあり、押印が必要になることもありますので、テレワークの課題以前にアナログ業務の見直しやペーパーレス化をおこなう必要性があるでしょう。
従業員の自宅環境の整備が必要
自宅で仕事をするには、それなりに作業環境を整える必要があります。
インターネット環境はもちろんのこと、仕事をするためのデスクやモニター、PCなどをそろえなければなりません。
また、自宅というのは通常なら仕事が休みのときや帰宅後に過ごす場所ですので、テレワークを自宅でおこなうとオンオフの切り替えがうまくいかず、気分転換ができなくなってしまうこともあります。
小さな子供がいる人は、子供の様子を見ながら仕事ができるのがメリットに感じられることも多いですが、その反面で子供の世話に時間をとられて、仕事がなかなか進まなくなってしまうこともあります。
テレワークを導入する際には、ただ単に仕事を自宅でするだけとの置き換えと考えずに、自宅やテレワークで仕事がしやすい環境や働き方を導入するという意識や体制が必要です。
テレワーク導入の課題を解決するためには
テレワーク導入の課題を踏まえた上で、どうすれば解決できるのか見ていきましょう。
テレワークの導入で生じる課題、テレワーク導入までの課題など自社がどのような状態でどのような課題が出てくるかを考えることが重要です。
テレワークが可能な業務を見つける
業務内容がテレワークに合わない場合には、業務を細分化してみましょう。
メインとなる業務をテレワークでおこなうのが難しくても、業務の一部はテレワークで対応できることもあります。
もし、テレワークでおこなえる業務が見つかったなら、その部分だけでもテレワークに移行してみてください。
また、紙の書類を使う機会が多い場合には、電子化することで、テレワークに対応できるようになります。
テレワークの環境整備を進める
テレワークを導入すれば、これまでとは違う働き方をすることになるため、環境整備が必要です。
たとえば、仕事で必要な業務用PCや業務用電話端末などを用意して、従業員に貸し出しましょう。
そうすることで、自宅でもオフィスと近い環境で仕事ができます。
業務用PCには、セキュリティソフトをインストールするなどして、セキュリティ対策もおこないましょう。
ネットワークに関しても、アクセス認証や通信を暗号化する仕組みを整えて、情報漏洩の防止を図る必要があります。
テレワークを導入のルールを作る
テレワークという働き方に合わせたルール作りも必要です。
これまでと同じ評価制度をもちいていたのでは、適切に評価できないため、評価制度を見直しましょう。
業務報告の方法などとあわせてルールを作ることで、途中経過を加味した評価もしやすくなります。
また、勤務時間や出勤日など勤怠に関しても詳細に決めておかなければなりません。
テレワークに必要なツールやシステムを導入する
テレワーク導入にあたって新たに必要となるツールも多いです。
たとえば、テレワークに対応した勤怠管理システムや、Web会議システムなどが必要でしょう。
そして、ツールやシステムの中でも、テレワークの運用にはビジネスチャットの導入が効果的です。
例えば、Web会議を始める時、参加者が今どのような状態か、簡単に確認したい場合もあるでしょう。
そのような、同じ空間にいたら、ひとことの声がけに近いコミュニケーションでさえ、都度メールでおこなうのは大変です。
離れた場所で仕事をしているからこそ、ビジネスで必要な内容に付随する小さな声がけ、細かなコミュニケーションができるか否かは、テレワークで働く際の仕事の質に大きく影響します。
テレワーク導入課題の解決にChatwork
テレワークの導入に課題を感じることもあるでしょう。
予期せぬ課題が生じてしまう可能性もあるので、テレワークの導入を検討しているのであれば自社の課題を明確化しましょう。
また、テレワークは導入するまでの課題と導入してからの課題があり、課題に対して継続して改善していく姿勢が求められます。
テレワークでは、コミュニケーション手段が限定される、少なくなる傾向がありますので、テレワークに適したコミュニケーション手段が必要です。
Chatworkはビジネスに特化したコミュニケーションができるチャットツールです。
グループチャット機能が備わっており、テレワークでも複数人のグループと円滑なコミュニケーションがとれます。
タスク機能により、上司が部下の仕事の進捗状況を管理するのにも便利です。ビデオ通話機能もあるため、お互いに顔を見ながら会話をすることもできます。
さらに、セキュリティが強固なのもChatworkの強みのひとつです。
Chatworkは、大企業や官公庁でも利用できるセキュリティ水準を備えているため、テレワークでも安心して使用することが可能です。
実際にテレワークを導入した企業の声については、「テレワーク導入のために企業がするべき準備とは」の資料で詳しくご紹介しています。
これからテレワークを導入しようと考えているのであれば、ぜひChatworkを検討してみてください。
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