バーチャル背景とは?ビジネスシーンで背景が必要な理由や背景の選び方

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新型コロナウィルス感染症の蔓延により、リモートワークを推奨する企業が増え、会議や商談もオンラインというケースが増えてきています。

オンラインでビデオ通話をおこなう際の気になることのひとつに、自室のプライベート空間が映ってしまうことがあげられるでしょう。

バーチャル背景を使用することで、プライベート空間を映さないなどのメリットがあります。

バーチャル背景の意味や必要性、メリットとデメリットについて解説します。

バーチャル背景とは

バーチャル背景とは、ビデオ通話やオンライン会議をおこなう際に、自身で選んだ画像を背景に設定できる機能のことです。

ビデオ通話ツールの中から既存のバーチャル背景の設定ができますが、自身で推奨サイズに合わせて作成した画像の設定もできます。

多くのビデオ通話ツールでバーチャル背景が取り入れられているため、使用するツールやケースによって、バーチャル背景を使いわけられるでしょう。

ビジネスにおけるバーチャル背景の必要性

バーチャル背景を設定していない場合、自身のプライベート空間が相手に見えてしまうため、プライベート空間を見られているという落ち着かなさにより、話に集中できなくなる恐れがあります。

また、相手のプライベート空間を見てしまうことで、生活空間などが気になり集中力が下がってしまうかもしれません。

バーチャル背景は、お互いに集中力を維持するために必要なビジネスマナーのひとつのため、バーチャル背景の設定はビジネスにおいて必要といえるでしょう。

バーチャル背景を設定するメリット

バーチャル背景の設定で得られるメリットを紹介します。

 

プライベートの空間を見られずに済む

バーチャル背景を設定することで、自身のプライベート空間を隠せるため、プライベートなものを見られたり、詮索されたりせずに済みます。

バーチャル背景を設定していない場合、自室からビデオ通話をおこなう人は、プライベートなものが映り込まないように隠したり、移動させたりといった手間がかかってしまうでしょう。

なかには、動かせないプライベートなものもあるため、レンタルスペースを利用する人もいるかもしれません。

バーチャル背景の設定により、プライベート空間を相手に見られないため、プライベートなものを移動させたり、レンタルスペースを利用したりする手間や費用がかからずに済みます。

 

仕事の話に集中しやすい

バーチャル背景を使用せずに、プライベート空間をビデオ通話で映した場合、自身のプライベートが見られていることで落ち着かなくなり、仕事の話に集中できなくなるでしょう。

一方で、相手のプライベート空間が見えてしまっている人も、相手の生活環境などが気になり、仕事の話に集中できなくなる恐れがあります。

バーチャル背景を使用することで、お互いにプライベート空間を見られずに済むので、気をそらすものがなくなり、集中して仕事ができるでしょう。

 

背景によっては会話のきっかけになる

バーチャル背景は、ビデオ通話ツール内にある既存の背景もありますが、自身で作成することも可能です。

そのため、自身のプロフィールを記載した画像をバーチャル背景に設定した場合は、同僚や上司とのコミュニケーションのきっかけになるでしょう。

商談や取引先とのビデオ通話の際には、企業の概要を記載した画像をバーチャル背景に設定することで、自社のアピールができるだけでなく、会話のきっかけになり場の空気がほぐれることで、その後の商談も進みやすくなるでしょう。

バーチャル背景を設定するデメリット

バーチャル背景はメリットが多いですが、デメリットもあるため注意が必要です。

 

回線によっては動きが重くなる

ビデオ通話は、ビデオと音声機能を使い、オンラインで相手と話をするツールのため、使用しているPCなどのデバイス自体に負荷がかかります。

ビデオ通話ツールの機能のひとつであるバーチャル背景を使用することで、さらにデバイスに負荷がかかってしまうため、回線速度やデバイスのスペックによっては、ビデオ通話の動きが重くなり、フリーズする恐れがあるでしょう。

回線速度やデバイスのスペックを見直すことも大切ですが、ビデオ通話をする前に不要なアプリを終了してデバイスへの負荷を軽減したり、テストでビデオ通話をおこない、ビデオ通話の動きを確認したりするといいでしょう。

 

背景が綺麗に反映されないことがある

ビデオ通話をおこなうカメラの性能が低かったり、照明の当たり方が悪かったりした場合、設定したバーチャル背景が綺麗に反映されないことがあります。

バーチャル背景を綺麗に反映させるために、カメラの性能を見直したり、照明の位置を調整したりしましょう。

ビジネスシーンで活用できるバーチャル背景の選び方

バーチャル背景は、さまざまなビジネスシーンで活用できるため、シーンによって適切なものを選びましょう。

 

シンプルな背景を選ぶ

シンプルなバーチャル背景は、定例会議や重要な取引、謝罪の場など、日常のビジネスシーンから重厚なビジネスシーンまで幅広く使用できるでしょう。

白い壁や会議室の画像などのシンプルなバーチャル背景は、真面目さや真摯さを相手に与えることができ、TPOを選ばずに設定できるため、さまざまなビジネスシーンで役立ちます。

 

飲み会の場合はテーマ性のあるものにする

企業がリモートワークを実施している場合、社員は同僚と直接話したり顔を会わせたりする機会が減るため、あまり相手のことをよく知らないという状況も考えられるでしょう。

そのため、オンライン飲み会の場合は、バーチャル背景をアニメや漫画に関するもの、変わった写真やイラストにするなど、テーマ性のあるものにすると、あまり話したことのない社員同士でも会話のきっかけとなり、オンライン飲み会を盛り上げられるでしょう。

オンラインでバーチャル背景を活用しよう

バーチャル背景は、ビデオ通話ツールで使用できる、背景に自身が作成した画像などを設定できる機能のことです。

バーチャル背景を設定することで、プライベートが守られたり、会話のきっかけになったりするメリットがあります。

一方で、回線速度やデバイスのスペックによっては動きが重くなるデメリットもあるため、バーチャル背景を使用する前にはテストすることをおすすめします。

同僚とのコミュニケーションをはかったり、自社をアピールしたりできるバーチャル背景をTPOによって使い分け、ビジネス活動のひとつとしてとりいれましょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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