テレワークが暇になる原因とは?在宅勤務で暇なときの対処法について

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テレワークで働いている人のなかには、やることがなく時間をもてあましてしまう人もいるのではないでしょうか。

テレワークで暇になる原因にはさまざまな要素がありますが、時間を有効に活用できると、企業と個人の双方にメリットが生まれます。

テレワークで暇になる原因や、時間の有効な活用方法について見ていきましょう。

テレワークが暇になる原因

テレワークで暇になる原因を見ていきましょう。

出社しないとできない業務が多いから

出社しないとできない業務が多い場合は、テレワークの際に暇を感じやすいです。

オフィスにある資料を見ながらおこなう作業や、対面での商談といった業務が例としてあげられます。

とくに、サービス業や、医療職などは対面でしかおこなえない業務が多いです。

業務の指示が出しにくいから

テレワークでは業務の指示が出しにくいために、仕事が進みにくいです。

複数人でひとつの業務を進める場合、対面であれば資料やメールを互いに確認しながら、直接口頭で指示を出すことができます。

また、指示を出された側も、疑問点を都度確認できるので、細かなコミュニケーションをとりながら進めることができます。

一方でテレワークでは、対面でないため、必要最低限の会話に留まりやすいです。

こまめな意思疎通が取りにくいから

こまめな意思疎通が取りにくいことが原因で、テレワーク時は暇になりやすいです。

テレワーク中のコミュニケーションは、電話やメール、ビジネスチャットツールなどを使用します。

直接顔を合わせていれば、相手の業務が落ち着いているタイミングなどを見計らい、業務の細かな意思疎通をすることができます。

しかし、テレワークでは相手の様子が見えづらく、意思疎通の方法が限られるため、業務の進みが悪くなることがあります。

結果的に、暇を感じる時間が多くなることにつながります。

プリンターやOA機器が使えないから

テレワークでは、プリンターやOA機器が使用できません。

データ入力の作業では、PC上でデータを確認するより、データや資料をプリントアウトして、誤りがないかを確認する方がミスが少なくなる場合があります。

しかし、会社独自のシステムを使って作業する場合、社内のOA機器しか使用できないケースがあります。

その場合、テレワークでできる作業が限られてしまいます。

雑談を含むコミュニケーションがなくなるから

テレワークでは、業務関連の細かいコミュニケーションはもちろん、雑談も少なくなります。

雑談は業務中の息抜きであり、人間関係を円滑にする重要な要素です。

テレワークになると、社員間のコミュニケーションは、必要最低限のみになりやすいです。

テレワークで暇なときにやるとよい仕事

テレワークで暇なときにやるとよい仕事を見ていきましょう。

業務の効率化を図る

テレワークで暇な際は、普段おこなっている業務の効率化を図りましょう。

ルーティンワークや、使用頻度の高いソフトなどで時間がかかっている作業がないか確認してみましょう。

作業工程の見直しや、自動化できる作業はないかを確認することは、普段の業務を見直すよい機会です。

また、普段使用しているメールやビジネスチャットの便利な機能や、ソフトツールの細かな仕様を確認するなど、業務効率化ができる部分がないかを探してみましょう。

業務課題の整理や解決策を練る

まとまった時間ができたら、業務課題のリストアップをしましょう。

整理した業務課題に対して、どのような施策や対策をおこなったら解決できるかも考えてみましょう。

ほかの社員の方にも共有し、意見を求めることで、より良いアウトプットにすることができます。

上司に新たな業務の有無を聞く

上司に新たな業務がないか確認するのもよい方法です。

テレワーク中に業務を依頼する場合、相手の忙しさが分からず、業務を振りにくいことも多いです。

上司や同僚の状況を確認することで、実は多くの業務がある、業務を手伝ってもらいたいなど、コミュニケーションが生まれる可能性があります。

メールやファイルの整理をする

テレワークでやることがない場合は、メールやファイルの整理をするのもよいです。

メールやファイルの整理は、業務に追われていると、重要なもの以外は後回しになりがちです。

時間ができた際に、メールやファイルを重要度別や、頻度別などの項目別にわけるなど、自分が使いやすいように整理するとよいでしょう。

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルを作成することもおすすめです。

業務マニュアルは、担当者が不在の際など、代わりの人が業務をおこなうときに参考になる大切なものです。

業務マニュアルを作成すると、以下のようなメリットがあります。

  • 参照することで、誰でもその業務ができるようになる
  • 業務に関して知識のある人に見せることで、正しい情報や効率化に関するアドバイスをもらえる

テレワークで暇なときの有効的な時間活用法

テレワークで暇なときの有効的な時間の活用法を見ていきましょう。

PCスキルを磨く

テレワークで暇なときは、PCスキルを磨きましょう。

PCスキルにも種類がありますが、代表的なものではショートカットキーやタイピングスキルがあげられます。

特にショートカットキーを覚えれば、業務にかかる作業時間を大幅に削減することができます。

また、タイピングスキルも、メールやチャットなどで、文字やデータを多く打ち込む際に、重宝するスキルです。

とくに画面を見ながらタイピングできるブラインドタッチは、作業時間の削減につながるのでマスターしましょう。

業務に関わる知識を習得する

業務に関わる知識を習得することは、自分や企業に大きなメリットをもたらします。

営業職の場合はスピーキングスキルやプレゼン力、企画職の場合は、発想力やアイデアを引き出すための具体的手法を習得することがあげられます。

業務効率の勉強をする

業務効率の勉強もおすすめです。

多くの業務をこなしていると、こなすことが目的になり、業務効率化について考えることが難しくなります。

時間があるときに、業務効率化に関する本やインターネットの情報を取り入れてみましょう。

生産性向上や業務効率化には、以下のような方法が有効です。

  • 休憩時間に短時間の昼寝を取り入れることで午後からのパフォーマンスがあがる[※1]
  • 作業場所に観葉植物を取り入れることで生産性や創造性があがる[※2]

資格の勉強をする

まとまった時間があれば、資格の勉強をすることも可能です。

業務上持っていると便利な資格や、興味のある分野など、自分の意欲がでるような勉強をするとよいでしょう。

たとえば、会計知識がつく簿記や、データ整理や文書作成に役立つExcelやWordに関する検定は、どのような職種や業種の方でも汎用的に活用できる資格です。

語学力を磨く

語学力を磨くのもよいでしょう。

人口減少が予想される日本では、グローバル化に力を入れ始めている企業も多いです。

語学力を活かして仕事をする機会を見越し、語学力を磨くこともおすすめです。

テレワークでの暇な時間は有効活用できる

オフィスでしかできない仕事が多かったり、業務の指示を出しづらかったりするなどの原因から、テレワークでは暇な時間を感じることもあるでしょう。

テレワークの暇な時間を有効活用して、企業と個人の双方にメリットがあるとりくみや勉強をおこないましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、テレワーク中に難しいと感じるコミュニケーションの悩みを解決できます。

リアクション機能を使って簡単に意思表示をしたり、タスク機能を使って複数人でタスクを共有しあったりなど、業務の細かな共有もスムーズに実現できます。

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[※1]出典:厚生労働省
「働き方改革応援レシピNO137 昼寝で能率アップ」
https://jsite.mhlw.go.jp/aichi-roudoukyoku/content/contents/000660806.pdf

[※2]出典:厚生労働省 
「働き方改革応援レシピNO136 オフィスの緑化で、アイディアが生まれる環境に」
https://jsite.mhlw.go.jp/aichi-roudoukyoku/content/contents/000660805.pdf

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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