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テレワークのオンボーディングとは？新人育成の成功ポイントや課題と重要性
目次
新型コロナウィルス感染症蔓延により、人との接触を避けるためテレワークをおこなう企業が増加しました。
テレワーク下におけるオンボーディングが重要な理由と、オンボーディングを成功させるポイントについて解説します。
オンボーディングとは
オンボーディングとは、新人社員に早期に職場に慣れてもらい、企業への定着化や戦力化をはかるプロセスのことです。
オンボーディングの由来は、「船や飛行機に乗っている」という意味の「on-board」にあります。
船や飛行機に乗り込む乗客をフォローし、乗り物に慣れてもらうというプロセスが、人事用語として派生し生まれた言葉です。
オンボーディングは、新人に業務知識や技術を教える「新人研修」の意味合いより広義で、企業のミッションや企業内における制度、人間関係の構築についても含まれています。
オンボーディングで企業の内情を深く知ってもらい、新人が自分らしく活発に業務をおこなえるようにすることを目指しています。
オンボーディングのプロセス
まずは新人に身につけてもらいたいスキルや、新人が活躍してほしい場などを設定し、オンボーディングの目的を明確にします。
次に、新人とほかの社員がコミュニケーションをとるためのITツールや1on1の体制を整え、新人のフォローを密におこなえるようにします。
そして、新人の成長の目安となるスケジュールプランを組み、オンボーディングを実施した際には、スケジュールのポイントごとに良かった点や課題などを振り返り、次のオンボーディングに活かしていきます。
テレワーク下におけるオンボーディングの重要性
テレワーク下におけるオンボーディングの重要性を3つ解説します。
テレワークに対する不安を払拭する
テレワークは、出社時と違い、新人の周りに上司や同僚がいないため、業務に疑問やミスがあったときにすぐに助けやアドバイスを求められず、業務に対する不安が高まります。
また、コミュニケーション不足に陥りやすいため、新人は誰を頼っていいのかわからず、業務を正確に進められなかったり、孤独感を抱えたりする恐れがあります。
オンボーディングを実施すると、テレワーク下でも新人とのコミュニケーションをはかることができるため、新人は周囲の人に頼りやすくなり、テレワーク下の業務に対する不安の払拭にもつながるでしょう。
従業員満足度を高める
テレワーク下においてもオンボーディングを積極的におこなうことで、従業員満足度を高めることにつながります。
たとえば、1on1ミーティングを実施し、新人が抱える悩みを聞いたり、一緒に改善策を考えたりすることで、従業員のことを考えてくれている企業であることが新人に伝わり、新人の企業に対する満足度が高まるため、業務に対する意欲が向上するでしょう。
新人の意欲が向上することにより、上司や同僚とのコミュニケーションの活発化や、積極的な業務遂行につながるため、新人はより早期に、企業体制や業務に定着できるでしょう。
早期離職を防ぐ
コストをかけて採用した新人が早期離職をした場合、欠員による採用を実施する必要があるため再度コストがかかってしまいます。
新人が早期離職する理由は、人間関係の悩みや業務への不満などさまざまですが、オンボーディングを実施し新人の悩みや業務に対する不満などを聞いて対処することで、優秀な人材を手放したり、再度採用コストをかけたりせずにすむでしょう。
テレワーク下におけるオンボーディングの課題
テレワーク下におけるオンボーディングにはいくつか課題があるため、対処することが求められます。
新人の困りごとなどに気づきにくい
オフラインでは対面で業務をおこなうため、新人の行動や表情から業務を問題なくおこなえているのか、困っているのかについて気づきやすいです。
テレワークの場合は、新人の姿が見えないため、新人の姿から現状を把握することが難しく、フォローのタイミングを逃す恐れがあります。
オフラインに比べてコミュニケーションの機会が減る
テレワークは対面ではないため、必然的にコミュニケーションの機会が減り、新人は業務の困りごとを聞く相手や、相談相手がわからずに悩みを抱え込んでしまうかもしれません。
新人が悩みを抱えることで業務に慣れるのが遅くなり、不安や不満を抱き早期離職につながる可能性もあるでしょう。
テレワークでオンボーディングを成功させるポイント
テレワークでオンボーディングを成功させるポイントを5つ解説します。
リーダー・マネジメント研修を実施する
オンボーディングで新人育成に関わる社員に、リーダー・マネジメント研修を実施することで、よりオンボーディングをスムーズに進められるようになるでしょう。
リーダー・マネジメント研修を受けた社員は、テレワーク下におけるオンボーディングで新人に対し、フォローのタイミングや適切な対応を理解できているため、新人の悩みを適宜聞いたり解消したりすることにつながります。
新人と定期的に1on1を実施する
新人は、テレワーク下で周りに上司や先輩がいないため、業務に関する不安を抱いている可能性が高いです。
定期的に1on1を実施し、新人の悩みや不安を聞くことで、新人の悩み解消につながるだけでなく、コミュニケーションもはかれるため信頼関係の構築にもつながります。
オンラインでおこなえるOJTを用意する
新人研修で業務知識などを得たとしても、実践するとなると予期せぬことが起こったり、不安が湧いたりします。
オンラインでおこなえるOJTを用意した場合、新人は上司や先輩の指導のもと実務をおこなえるため、安心して実践できたり、上司や先輩とコミュニケーションをとることで信頼感が増したりするでしょう。
目標は細かく設定する
オンボーディングは新人が戦力化するまでのプロセスのため、新人に習得してほしいスキルや活躍してほしい場面などの目標を設定します。
目標を細かく設定することで、新人は目標達成のために実施すべきことが明確になり、ほかの社員とコミュニケーションがとりづらいテレワーク下でも業務をおこないやすくなるでしょう。
メンタルヘルス対策をおこなう
メンタルヘルス対策の一環として、新人が孤独を感じやすいテレワーク下でも、企業の一員として働いている帰属意識を得てもらうために、雑談タイムを設けたりオンライン飲み会を開催したりすることもおすすめです。
社員同士のコミュニケーションをとる機会を増やすことで、新人の孤独感の払拭や悩みの共有、解消につながる可能性があります。
また、職場でのトラブルや心身に不調がある場合などにすぐに相談できるような、メンタルヘルスの相談窓口を設置しておくといいでしょう。
IT環境の整備と説明を徹底する
IT環境のトラブルが発生した場合、テレワーク下ではトラブル解決を手伝うことは難しいです。
そのため、事前に新人のIT環境が正常に動くように整備やテストをしておき、トラブルが発生しないように、また、発生しても対処できるようにするためにIT環境の説明も徹底しておきましょう。
テレワーク下でIT環境の整備をする際には、気軽にコミュニケーションがとれるビジネスチャットの活用も有用です。
テレワークのオンボーディングにChatworkを活用
オンボーディングは、新人の企業への定着化から戦力化までの一連のプロセスのことをいい、早期離職を防いだり従業員満足度を向上させたりするために、オフラインだけでなくテレワーク下でも非常に重要です。
テレワーク下でオンボーディングの成功を目指すには、新人のメンタルヘルス対策が大切なため、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をおすすめします。
「Chatwork」は、チャット形式でメッセージを送れるため、メールや電話よりも気軽に相手とコミュニケーションがとれます。
豊富な絵文字やリアクションもあるため、固い印象になりがちなテキストも、絵文字を用いることで感情豊かになり、新人とも楽しくコミュニケーションをはかれるでしょう。
テレワークのオンボーディングに、ぜひ「Chatwork」をご活用ください。
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