テレワークを効率化するためのポイントは？おすすめの方法やツールを紹介

テレワークは、通勤時間を有効活用できるなど、さまざまなメリットがあります。

一方で、テレワークを効率化し円滑な業務を実現するには、モチベーションの維持やオンオフの切り替え、コミュニケーション不足といった課題があるため、テレワークを導入している企業はポイントを押さえた取り組みが必要です。

この記事では、テレワークを効率化させるポイントとおすすめのツール、テレワークの課題について解説します。

テレワークとは

テレワークとは、「遠距離」を意味する「テレ（Tele）」と「仕事」を意味する「ワーク（Work）」が組み合わされた造語で、自社のオフィスや事業所、店舗以外で仕事をする働き方です。

たとえば、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどで働くことが挙げられます。

従来は企業へ出社して働くことが一般的でしたが、新型コロナウイルス感染症が流行した際に非対面・非接触が推奨され、テレワークを導入する企業が増加しました。

テレワークの形態は主に「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイル勤務」の3つにわけられます。

在宅勤務は自宅で働くことを意味し、通勤にあてていた時間を有効活用できるという特徴があります。

サテライトオフィス勤務は、コワーキングスペースなどを含むサテライトオフィスで働くことを指し、自分にとってより働きやすい環境で仕事ができる点がメリットです。

モバイル勤務は、ノートPCや携帯電話などのモバイル機器を活用した勤務形態で、働く場所の自由度が高く、スキマ時間にも仕事を進められます。

リモートワークとの違い

リモートワークとは、自社のオフィス以外の場所で働くことを指し、「遠隔」を意味する「リモート（Remote）」と「ワーク（Work）」を組み合わせた言葉です。

意味合い的にはテレワークと大きな違いはありませんが、テレワークは政府が統一して使っている言葉のため、リモートワークよりもテレワークの方が相手に伝わりやすいでしょう。

なお、混同されやすい言葉に「ワーケーション」もありますが、ワ―ケーションは「ワーク（Work）」と「休暇」を意味する「バケーション（Vacation）」が組み合わされており、旅行を楽しみながら仕事もすることを指すため、仕事のみを行うテレワークやリモートワークとは異なります。

テレワークの課題

テレワークには、モチベーションの維持やオンとオフの切り替えの難しさがあります。

また、同僚や上司とのコミュニケーション不足も課題として挙げられます。

テレワークの課題解決が効率化につながるため、確認しておきましょう。

モチベーションの維持が難しい

テレワークをすると、オフィスで働くときと異なり周りの目がなくなるため、仕事に対する意欲が下がるケースがあります。

力を抜いて仕事をしても周りにバレる可能性が低く、つい緊張感をなくしてしまうでしょう。

また、オフィスではPCを問題なく置けるデスク、仕事に必要な文房具や備品がありますが、環境が変わると備品などが自分に合わないケースも多くあります。

仕事をスムーズに進められない環境は業務の停滞やストレスを招く恐れがあり、合わない椅子やデスクの使用は肩こりや腰痛などの身体的不調の原因にもなりえます。

テレワークによって仕事へのモチベーションが維持できない状態になると、生産性低下にもつながります。

オンとオフの切り替えが難しい

テレワークは、オンとオフを上手に切り替えられない可能性があります。

特に在宅勤務の場合はオフの時間を過ごす場での仕事となり、仕事モードになりにくいでしょう。

自宅に家族がいると生活音などが気になって集中できないかもしれません。

また、テレビや漫画、ゲームなど趣味のものや息抜きできるものが手に届く場所にあることで、つい休憩時間が伸びて業務がはかどらない、という事態にもなりかねません。

通勤時間をスキルアップや家事・育児の時間にあてられるというメリットがあるテレワークですが、気持ちの切り替えの難しさは課題のひとつとして挙げられます。

コミュニケーションが不足しがち

テレワークは、基本的に自分ひとりしかいない環境で仕事を進めるため、同僚や上司とのコミュニケーションが不足しがちです。

出社しての仕事であれば、仕事の合間に同僚と雑談して息抜きをしたり、わからないことをすぐに相談できたりできますが、テレワークの場合はすぐにコミュニケーションをとれるわけではありません。

職場でのコミュニケーションをポジティブにとらえていた従業員にとっては、コミュニケーションをとりにくいテレワークに働きづらさを感じる可能性が高いでしょう。

テレワークを効率化させるポイント

テレワークは、従業員にとってメリットが大きい一方で、集中力を低下させるなどさまざまな課題もあります。

課題を解決しつつテレワークを効率化させるには、仕事環境の整備やスケジュール管理が必要です。

テレワークを効率化させるポイントを解説します。

仕事環境を整える

テレワークでも集中しながら仕事をするには、仕事環境を整えることが重要です。

たとえば、仕事道具が置けるほどの広いデスクや腰痛になりにくいイスを用意する、必要な備品を揃える、家族の生活音が聞こえないように防音対策を施すなどが挙げられます。

会社側は、従業員が働きやすい仕事環境を整えられるように、在宅勤務にあたっての光熱費や備品購入代を補助する在宅勤務手当を設けることも大切です。

具体的な目標を設定する

従業員のモチベーションを維持できるように、具体的な目標を設定しましょう。

具体的な目標があれば、計画的に業務を進めるために集中力が増し、目標達成時には達成感を得られて次の業務のモチベーション醸成にもつながります。

目標を達成できなかった場合も、目標未達の理由を振り返ることで、業務効率化の方法や改善点が見えてくるかもしれません。

目標を設定するだけでなく、目標達成への進捗度合いについて定期的に面談を実施したりコミュニケーションをとったりすると、適切な緊張感を保てます。

マルチタスクは避ける

テレワークを効率化するには、マルチタスクを避け、ひとつの業務に集中して取り組むことが大切です。

マルチタスクで業務を進めようとすると、いずれかの作業に意識や集中が偏り、確認がおろそかになって不要なミスやトラブルを招く恐れがあります。

たとえば、プレゼン資料を作成しながらオンライン会議に参加すると、会議の重要な話を聞き逃すかもしれません。

会社側は、従業員にはひとつの作業に集中して取り組むことを伝えたり、上司が複数の業務を同時並行して進めるような指示を出さないようにしたりすることが求められます。

スケジュール管理を行う

テレワークを導入する場合、従業員の時間外勤務に注意が必要です。

上司や周りの目が届かないテレワークは、従業員の残業や休日労働、始業前の作業などに気づきづらく、知らぬ間にストレスや体調不良を抱えているというケースがあります。

テレワークで健全かつ効率的に業務を進めるには、スケジュールを十分に管理することが望ましいです。

たとえば、従業員が担当している仕事や納期を把握していれば、従業員がスケジュールどおりに進められているか、無理がないかなどを気にすることができ、状況に応じてほかの従業員をヘルプで入れる、フォローするなどの対処が可能です。

スケジュール管理を適切に行うために、従業員に明日の業務予定やプロジェクト計画などを共有してもらいましょう。

コミュニケーションを活性化させる

従業員に孤独感や孤立感を与えないため、また、報連相不足による業務進捗の停滞やトラブル防止のために、コミュニケーションを活性化させることが重要です。

朝礼時や終礼時に相談や意見を発する時間を設ける、定期的に同じ担当者同士や上司と部下との面談を実施するなど、意識的にコミュニケーションを活性化させる取り組みをしていきましょう。

テレワークの効率化におすすめのツール

テレワークの効率化には、ITツールを導入することがおすすめです。

• ビジネスチャットツール
• Webミーティングツール
• スケジュール管理ツール
• 労務管理ツール

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは、メールや電話ではなく、チャットでコミュニケーションを行うツールです。

チャット形式のため気軽にメッセージを送信でき、迅速な報連相や情報共有に役立てられます。

グループチャットも作成できるため、チームごと、部署ごとなど、必要に応じてグループチャットを作成し、共有事項を漏れなくスピーディーに周知できます。

メッセージのやりとりだけでなく、ビデオ通話機能、ファイル添付機能、リアクション機能など、業務を効率的に行う機能が多々盛り込まれているツールもあり、ひとつのツールで何役もこなせるでしょう。

Webミーティングツール

Webミーティングツールとは、オンライン上で複数人と会議やミーティングができるツールです。

テレワークを行っている場合、従業員を一堂に会して会議やミーティングをする機会の創出が難しいため、遠隔地にいる従業員とミーティングや面談を実施する容易な手段としてWebミーティングツールを活用できます。

オンライン上で会話ができる機能のほか、ひとつのPCの画面を共有したり、録画したり、チャットできたりする機能もあります。

たとえば、プレゼンテーションを行いたい場合は、画面共有によって参加者全員に手元のプレゼン資料を見てもらえるでしょう。

録画機能を活用すると、会議の内容を見返せたり、欠席者に対して情報共有できたりするでしょう。

テキストでの指示や業務確認が難しい場合にも、Webミーティングツールを活用すれば口頭でコミュニケーションをとれ、認識統一や的確な指示出しにつながります。

スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールは、従業員の個々の業務を可視化でき、業務の日程や優先順位などの把握に役立つツールです。

お互いの姿が見えづらいテレワークで業務を効率化するには、スケジュール管理ツールを活用し、ツール上で業務の進捗やタスクを確認することが求められます。

個々人が抱えている業務が分かれば、納期が近づいている場合に声をかけるなど、協力体制を築けます。

スケジュール管理ツールはコミュニケーションを促進するだけでなく、業務の停滞や重要業務の見落とし防止にも活用できるでしょう。

労務管理ツール

労務管理ツールは、従業員の労働時間、有給休暇などの勤怠管理に特化したツールです。

労務管理ツールの打刻方法はさまざまですが、たとえばツールの「出勤」や「退勤」ボタンを押すだけで出退勤の報告ができれば、従業員も管理者も手間がありません。

スマートフォンに対応している労務管理ツールであれば、出先の従業員も容易に打刻でき、打刻漏れを防げます。

テレワークの効率化にChatwork

テレワークの効率化のポイントは、集中して業務に取り組めるように仕事環境を整えること、ストレスやミス防止に向けてコミュニケーションを活性化させることなどが挙げられます。

コミュニケーションの活性化に活用できるツールとして、ビジネスチャットツールの「Chatwork」をおすすめします。

「Chatwork」は、社内外の人とコミュニケーションをとれるため、取引先とのやりとりがある場合でも、チャット上で問題なくやりとりができ、業務を円滑に進められるでしょう。

また、タスク管理機能では、相手にタスクを送り、完了したかの確認ができるため、必要に応じて声かけをして、業務の滞りを防げます。

テレワークの効率化に有効な「Chatwork」の導入をぜひご検討ください。

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