テレワーク導入3つのポイントと活用できる助成金をご紹介

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生活スタイルが多様化したように、働き方にもさまざまなスタイルがある現代では、テレワークもひとつの選択肢として浸透しはじめています。

しかし、いざ本格的に導入を検討すると、いったい何をすべきか分からないという方も多いのではないでしょうか。

ここでは企業のためのテレワーク導入のポイントと、導入の助けとなる助成金についてご紹介します。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

テレワークの導入について

テレワークとは、「tele=離れた場所」と「work=働く」の2単語を合わせた造語で、情報通信技術を活用した新たな働き方をさします。

時間・場所にとらわれることなく働くことができ、在宅勤務のほかにサテライトオフィスや出張先の支社での勤務なども含みます。通勤困難な従業員が利用しているイメージの強いテレワークですが、実際は外回りの多い営業職など、通勤ではなく勤務内容を理由にテレワークを選ぶ人材もいます。

テレワークの導入率

近年、テレワークの導入率は上昇傾向が見られます。総務省が行った調査によると、2012年で11.5%、2017年には13.9%の企業がテレワークを導入していることが分かりました。

2017年の調査を勤務地ごとにさらに細分化すると、以下のとおりです。

・在宅勤務...29.9%
・モバイルワーク...56.4%
・サテライトオフィス...12.1%

出典:総務省「ICTによる多様な人材の労働参加促進

在宅勤務は自宅で業務をおこなうスタイルをさし、モバイルワークやサテライトオフィスは自宅以外の場所での勤務をさします。

営業職が利用することの多いモバイルワークは、たとえば移動中のタクシーや電車内で業務を行ったり、取引先訪問の合間にカフェで業務を行ったりするスタイルです。

サテライトオフィスは他社が運営するレンタルオフィスなどを利用するケースのほか、自社が社外に用意した専用のオフィスも含みます。ベンチャー企業を中心に、築数百年の古民家を利用するなど、地元地域への貢献を兼ねたオフィス作りも行われています。

テレワークが注目される背景

テレワークが注目される社会的背景は、人口減少にともなう働き手不足などがあげられます。たとえば女性の社会進出が当たり前となった現代でも、保育園の待機児童の数など共働き家庭を悩ませる問題は尽きません。

育児と両立させるには時間の都合がつきやすいという理由から、雇用形態をパートに絞ったり、時短勤務できる職場へ転職したりと収入を犠牲にしなければならないケースが多くあげられます。また、介護の問題も同様です。

テレワークを導入することで、育児や介護などさまざまな理由で出社が困難な人材を確保することができ、優秀な人材の流出を防ぐことができます。

企業にとっては業務に慣れた人材を手放さずに済むうえ、交通費などのコスト削減にもつながるテレワークは、メリットの多い選択肢です。従業員にとっても育児や介護に留まらず、ワーク・ライフ・バランスを重視した勤務スタイルが選べるメリットがあります。

また、昨今では、感染症拡大防止のため、在宅勤務が推奨されており、これもテレワーク導入のきっかけとなっています。従業員の命を守り、事業の継続性を確保できるため、BCP対策としてもテレワークが注目されています。

BCPとは事業継続計画(Business continuity planning)のことです。災害などの緊急事態が発生したときに、企業が損害を最小限に抑え、事業の継続や復旧を図るための計画のことをいいます。

テレワーク導入の3つのポイント

テレワークの導入を決定しても、何から始めるべきか分からないという担当者の方は多いのではないでしょうか。最も簡単に見えるモバイルワークも、管理方法を間違えると従業員の生産性やモチベーションを下げることになりかねません。

この項目では、テレワーク導入のための3つのポイントを解説します。

1.全体方針の明確化と社内の体制づくり

テレワーク導入の目的を明確にし、社内の全従業員へ周知し、合意を得ましょう。仮に一部の部署のみテレワークを導入するとしても、ほかの部署と連携をとる可能性がある以上、全社員へ通知すべきです。

テレワーク推進の担当者が中心となり、事前の教育や、正しい情報の周知をするとともに、テレワークに関する社員の不安や課題を常に吸い上げ、前向きに解決していくことも重要なポイントとなります。

必要に応じて研修や教育の実施も行いましょう。単純に「テレワークを導入する」と伝えるのみでは、目的や業務に及ぼす影響を正しく理解してもらうことはできません。

2.ルールの整備

テレワークを導入するにあたり、オフィスで勤務する場合とは異なるルールが必要です。

・テレワークの実施範囲(該当者、実施期間など)
・労働条件(場所など)の変更に伴う従業員との合意形成
・労務制度の整備
・評価方法の決定

上記4点は事前に考えておくべきです。テレワークを社内全体で導入するのか、一部の部署のみおこなうのかを事前に決定して周知することで、社内の連絡や業務連携をスムーズに行えます。

実施期間が明確に決められる場合は、具体的な期間を通知することも重要です。従業員の中にはメンバーと離れて業務をおこなうことに不安を感じる人もいるでしょう。ストレスによる生産性の低下を防ぐ意味でも、実施期間を定めることは重要です。

また、法的なポイントも抑えておくのがよいでしょう。労働基準法では、労働条件を明示しなくてはならないと定めています。就業場所は書面に明示されているため、在宅など就業場所の変更がある場合は、従業員の同意を得る必要があります。

タイムカードの打刻方法や勤務時間・業務内容の報告方法、評価方法など制度やシステムの整備も欠かせません。労働時間の管理は法律で義務付けられているため、テレワークを理由に過剰な労働を行わせることのないよう、ルール作りを行いましょう。

3.ICT環境づくり

テレワークには社員同士が離れた場所で作業をするためのICT(情報通信技術)環境づくりが必須となります。また、さまざまな環境での仕事にあわせたセキュリティ対策も重要です。PCやモバイルWi-Fiを貸し出す、インターネットを介した情報共有のためのサービスやツールを用意するなど、業務の生産性を落とさないようなICT環境を提供しなければなりません。

・コミュニケーションツール
・ファイル共有ツール
・労務管理ツール

これら3つのツールは、業種・職種問わず用意する必要があります。チームのメンバーはもちろん、上司や部下、同僚とも円滑に情報共有ができる環境を作ったうえでテレワークを実施しましょう。

そのほか、テレワーク導入にともない必要となるシステム・ツールについては、「テレワークとは?導入メリットと必要なシステム」のページでもご紹介しています。

テレワークを導入するための助成や補助金

中小企業を対象とした助成や補助金の中には、テレワーク導入に活用できるものも複数存在します。国からのサポートを受けながら業務効率を上げられるため、活用を検討してはいかがでしょうか。

注意点として、各助成や補助金には申し込みに対し条件や期限があります。利用する場合は事前に条件と期限を確認し、早めの申請手続きを行ってください。

事業継続緊急対策(テレワーク)助成金

「東京しごと財団」が中小企業などを対象におこなう助成で、テレワーク導入時に必要となる機器やソフトウェアなどの経費を助成してくれます。

対象は東京都内に事業所を構える企業に限り、「2020TDM推進プロジェクト」へ参加しているなど、一定の条件があります。

申し込み期限は2020年3月6日~2020年5月12日までです。支給決定後は、6月30日までにテレワーク導入を完了させなくてはなりません。

助成の条件など、詳細は以下の「東京しごと財団」公式サイトをご覧ください。

▶︎事業継続緊急対策(テレワーク)助成金

働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

この助成金は中小企業がテレワーク(在宅勤務・サテライトオフィス)を導入するうえで発生した費用を一部助成してくれます。

申し込みは、2020年度分は4月より受付を開始しており、12月1日(火)までです。なお、支給対象事業主数は国の予算額に制約されるため、12月1日以前に受付を締め切る場合があるとのことなのでご注意ください。

詳細は各自治体や政府の公式サイトをご覧ください。

▶︎働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

テレワーク成功事例

大々的なテレワークは、大企業のみが行っているとイメージしている方も多いのではないでしょうか。程度の差はありますが、中小企業でもテレワークは多くの会社で導入されています。

スムーズに在宅勤務へ移行できたのはChatworkがあったから

GMOインターネット株式会社

新型コロナウイルスの感染拡大にともない、早い段階で在宅勤務体制へ移行したGMOインターネット株式会社。以前からChatworkを活用していた同社では、在宅勤務にありがちなコミュニケーション課題が少ないといいます。

何よりも、パートナー(従業員)の安全を守りながら業務が進められるようになった点、その上で在宅勤務体制に移行後もこれまでと変わらないコミュニケーションが実現できる点をメリットとして感じChatworkを活用しています。

▶︎GMOインターネット株式会社のChatwork導入事例

在宅で働くママにとってベストなコミュニケーションツール

株式会社ママントレ

ママの起業応援を主な事業とする株式会社ママントレの場合、起業支援をおこなうママはテレワークが基本的な勤務形態です。メールでのやり取りではプロジェクトチームを組んだ場合の情報共有が難しく、プロジェクトごとにグループチャットを作成できるChatworkを導入しました。

アナログ派のママでも使いやすい機能・デザインにより、現在は複数のプロジェクトを同時進行することも容易となりました。

▶︎株式会社ママントレのChatwork導入事例

上記の例のほか、テレワークの導入に役立つ情報は、ホワイトペーパー 「テレワーク導入のために企業がするべき準備とは」でご紹介しています。ぜひ参考として、社内への周知ツールとしてお役立てください。

まとめ

テレワークの導入は、災害や感染症拡大防止など、さまざまな必要性に応じて多くの企業が検討しています。

従業員数や事業内容によってはシンプルな作業のみで導入できる場合もありますが、新たなツールやシステムを必要とする企業も少なくないでしょう。こちらでご紹介したとおり、セキュリティ面など解決すべき課題はあります。

しかし、きちんと対策をおこなうことで複数のメリットを得られることも事実です。テレワークの導入を、本格的に検討している方は、ぜひChatworkをご活用ください。

ひとことコメント

外出自粛要請にともない、突然テレワークを迫られた企業も多い中、テレワーク導入を支援する動きも出てきています。テレワーク導入のノウハウと共に、このような導入に役立つ情報もお伝えしていきます。

Chatwork 取締役副社長COO 山口勝幸

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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