テレワークにはデメリットもある? -実体験から考えるテレワーク成功の秘訣-

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テレワークとは、職場以外の場所で仕事をする働き方です。在宅勤務をはじめ、サテライトオフィスを利用したり、移動中にデバイスを使って仕事をしたりするのも、テレワークに含まれます。

働き方改革の一環としてテレワークを導入する企業が増えつつある中、昨今では感染症拡大防止のための外出自粛により、急遽テレワークの実施を本格的に検討しなくてはならなくなった企業も多いのではないでしょうか。そのような状況下で、テレワークは実際のところ業務に支障がないのか気になるところです。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

実際にやってみてどうなの?今だからわかるテレワークのデメリット

感染症拡大防止のために早期にテレワークに移行した企業は、テレワークでの業務遂行状態が長期化してきている現状があります。実際にそのような状態で業務をする中で、さまざまな課題や不都合が見えてきました。

コミュニケーションが希薄になる

テレワークでは、本人と他のメンバーとの距離が離れているため、コミュニケーションが希薄になりがちです。近くにいればスムーズにできる同僚との連携や上司への報連相も、おざなりになります。本人も、いつの間にか孤立して疎外感を抱くかもしれません。

これらによって業務の効率が下がったり、チームワークが崩壊したりするリスクがあります。離れた場所にいても、気軽に連絡を取れる手段が必要ですし、同じ職場で働いていたとき以上に、意識的にひとりひとりとコミュニケーションの時間を作る必要があります。

時間の管理が曖昧になる

テレワークをしていると、本人が本当に仕事をしているのか、把握するのが困難です。勤務時間をプライベートの時間に充てている可能性がありますし、逆に勤務時間以外も働いて長時間労働になっているおそれもあります。オン・オフの切替が曖昧になり、なかなかリフレッシュできず、心身ともに疲れがたまってしまう場合もあるでしょう。

対策としては、コンピューターにログインしている時間を記録し、マネージメント層がこまめに確認したり、チャットで仕事の開始と終了を報告するようにするなどして、仕事をしているのを何らかの方法で可視化するのが望ましいでしょう。

情報漏洩のリスクが高まる

職場以外の場所で同じ仕事をおこなうには、情報を社外へ持ち出さなければいけません。PCやスマートフォン、インターネットによって容易になりましたが、同時に外部へ漏れるリスクも高まっています。

テレワークをする本人に、職場と同様のセキュリティを構築してもらうのは、負担が大きいです。業務をおこなうのを、職場で用意したPCやスマートフォン、インターネット回線(モバイルルーターなど)に限定するのは、やはり多額の初期投資が必要となります。

また、テレワークのために便利だと思い、気軽に使い始めたツールにセキュリティの問題が発覚することもあります。一度情報漏洩が発生すると、企業の社会的な信頼は失われ、大きなダメージとなりかねません。

そのために、テレワークの導入にあたっては、セキュリティ対策が大きな課題といえます。

テレワークを導入するメリット

デメリットがある一方で、テレワークの導入には大きなメリットもあります。

災害時のリスクを分散できる

社員がひとつの職場に集中していると、災害やパンデミック(感染症の大流行)が発生したときに事業活動を継続できなくなります。支社や営業所があればリスクを分散できますが、小規模の会社では拠点を複数設けるのは、人的リソースやコストの観点でも難しいのではないでしょうか。

テレワークなら、支社や営業所を設けるよりも少ない費用で社員を分散できます。万が一、災害が発生しても、テレワークで事業活動を継続することができるため、利益を得る機会の損失を最小限に抑えられる可能性が高まります。

ワークライフバランスが実現できる

職場で仕事をする場合は、通勤・移動にかかる時間や労力はなかなか失くせないものです。

一方、テレワークは無駄な時間や労力を排除し、家庭と仕事の両立を実現させるための柔軟な働き方をサポートすることができます。

働き方の選択肢が増えれば、社員それぞれが望むワークライフバランスを実現できます。このような多様な働き方を許容できる企業は働き手にも魅力的に映り、ひいては採用にもよい影響を与えるでしょう。

人材の定着につながる

職場でしか仕事ができないと、育児や介護など何らかの理由で職場に通えなくなったときに、休職したり、場合によっては退職をしなければならなくなったりします。テレワークであれば、自宅で業務をすることが可能なので、育児や介護との両立を実現できる可能性が高くなります。そのためライフスタイルの変化による離職を防ぐことにもつながるでしょう。

働く場所を選ばないというのは、遠距離に住んでいて入社するのを諦めていた人材を採用できるチャンスでもあります。全国まで対象を拡大できれば、より優秀な人材を確保できるでしょう。

実体験から考えるテレワーク成功の秘訣

では、テレワークのデメリットを防いでメリットを最大限活かすにはどのようにすればいいのでしょうか。

セキュリティの強化

テレワークは社外に情報を持ち出すので、セキュリティ対策を厳重にしなければいけません。 会社側が選定、指定したシステムやサービスを使用してもらうことが理想です。

たとえば、以下の方法があります。

・データのやり取りは、必ず暗号化して送信するセキュリティシステムやクラウドサービスでおこなう。
・PCやインターネット回線は、会社が用意したものを使う。
・PCや利用ツールはログインのための二段階認証を設定して、紛失時などに第三者が勝手に開けないようにする。

もし、個人のPCやインターネット回線を使わざるを得ない場合でも、最新のOSやセキュリティソフトにアップデートするなどの対策をしてもらいましょう。

テレワークに役立つツールを最大限活用する

テレワークを実施するにあたって、実現可能な環境を整えておかなければなりません。

テレワーク導入によって引き起こされるコミュニケーション不足の解消に役立つツールとしては、「ビジネスチャット」をおすすめします。

「ビジネスチャット」は画面上で気軽にメッセージをやり取りできるツールであり、メールよりも会話に近い感覚でコミュニケーションできます。
チャットというとプライベートでの利用を想像しがちですが、ビジネスチャットはビジネスに特化したツールで、チャットツールのみならず、業務の効率化に役立つさまざまな機能がセットになった物も存在します。

例えば、ビジネスチャットChatworkは、メッセージのやり取りができるだけでなく、ファイルの共有やビデオ通話、タスク管理などが可能です。セキュリティ面でも企業向けのプランであれば、管理者がユーザーの管理をできる上、使用できるIPアドレス、モバイル端末の制限ができるなどセキュリティ面で非常に強化されています。

導入にあたっては、以下の資料が参考になるので、ぜひ目を通してみてください。

Chatwork説明資料

さらに、テレワークで業務をおこなうならペーパーレス化は必須です。書類は電子ファイルに変換し、ファイル共有用のクラウドサーバーを使って共有するのがよいでしょう。また、他社との契約書をともなう業務をおこなうなら電子契約システムが最適です。紙の文書ではないので印紙が不要で、郵送コストの削減もできるでしょう。

勤怠管理、評価規定を整える

テレワークでは、本人が職場にいないため、勤怠管理や評価が難しいところです。導入にあたっては、何をもって出退勤とみなし、どのように評価するかルールを決めておきましょう。

勤怠管理をするのであれば、勤怠管理システムの導入を検討をするのもよい方法でしょう。端末の起動やシャットダウンを出退勤にしたり、Webカメラで仕事ぶりを確認できたりするツールも存在します。

評価については、テレワークの導入を機に成果で評価する方向にシフトする方法もおすすめです。その際も、単に最終結果だけで評価するのではなく、プロセスを細分化して評価する機会を増やすといいでしょう。

まとめ

テレワークは、情報漏洩の懸念やコミュニケーションの希薄化、勤怠管理や評価規定の見直しの必要性など、はじめるにあたって乗り越えなければならないハードルもあります。一方で、人材の定着や災害時のリスク分散といったデメリット以上のメリットがあります。テレワーク環境下でのビジネスであっても労働生産性に影響出ないような、足腰の強い体制を整えることが今後、必要となってくるのではないでしょうか。

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感染症の予防の観点から、テレワークを推奨する動きが広がっている一方で、「まだ何も準備ができていない」、「どうやってはじめれば良いかわからない」などという声も聞かれます。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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