テレワークのコミュニケーション課題の解決方法とは?

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テレワークの導入でよくイメージされるのが在宅勤務ですが、各自が自宅で働くことで、今までと同じようなコミュニケーションが取れなくなる不安から、業務効率の低下を危惧し、テレワークの導入に二の足を踏んでいる企業は多いかもしれません。

ペーパーロジック株式会社による「リモートワーク・テレワーク」に関するアンケート調査[※1]によると、テレワークで課題に感じることの第1位は「コミュニケーションの難しさ」でした。

テレワーク運用の大きなカギを握る、テレワークでのコミュニケーション課題と解決方法について解説していきます。

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テレワーク中のコミュニケーションの不安

テレワークでは、業務における意思疎通が図りづらいことに対して不安を抱いている人が多いです。

オフィスの同じ空間で仕事をしているときには、直接対面してお互いに顔を見ながら話ができます。そして、相手がしゃべった内容だけでなく、相手の仕草や表情、声色などから読み取れる情報も多いでしょう。

しかしテレワークでは、基本的に文字でやり取りすることが多くなるため、対面でのコミュニケーションと比べ、相手からの得られる情報が少なくなってしまいます。

特に以下のような状況で、テレワークでのコミュニケーションに不安を感じることがあるでしょう。

  • 上司が部下へ指示を出した際、的確に内容が伝わっているのかが分からない場合
  • 複数名で進める必要のある業務に対し、メンバー間で連携が取れているのかが分からない場合
  • 今後の事業方針や資料、データをもちいて説明が必要な場合
  • 雑談や会議で議論する機会が減り、メンバーの主体的なアクションが見えづらい場合

テレワークでは対面と比べコミュニケーションの機会が減るため、チームビルディングも難しくなりがちです。

テレワーク中にコミュニケーションを上手く図る方法

テレワークではどのような方法でコミュニケーションを図ればよいのか見ていきましょう。

業務に関わる情報をオンラインで見られるようにする

テレワークでのコミュニケーションを実現するために必要な環境を整えることで、コミュニケーションも円滑になります。

また、環境を整える際は、情報格差やコミュニケーション格差が生まれないよう、全員が同じシステムやプラットフォームを使えることが重要です。できるだけ全員が、対面で行っていたビジネスコミュニケーションに近い状態で業務を進めるために、以下のシステムの準備をおすすめします。

  • ビジネスチャット
  • Web会議システム
  • グループウェア
  • ファイル共有システム

などです。

ビジネスチャットは、メールと比べ定型的なやり取りをする必要もなく、複数名でやり取りが必要な場合にも、ストレスなくコミュニケーションを取ることが可能です。

また、細かなニュアンスの説明や資料を用いた説明なども、Web会議システムを利用することで、対面で会議をするかのように伝えることができます。

チームビルディングに欠かせない、複数名で連携して進める業務もグループウェアを活用することで、タスク漏れの防止や進捗把握もしやすくなるでしょう。

必要なデータの共有はファイル共有システムがあれば簡単におこなえます。

成果物や目標の明確化

テレワークの状態で、上司が部下へ指示を与えるときは、できるだけ明確におこなうようにしましょう。

不明確な指示を出してしまうと、部下が誤った方向に仕事を進めてしまうかもしれません。

また、部下側も上司に対してどういった業務内容の指示をおこなっているのか、どういった成果物を求め、どのような目標に向かって進めていくべきかを明確にしておきましょう。

状況の共有

テレワークではオフィスで一緒に業務を進めているときと違い、ほかの人の状況を目で見て確認することはできません。

そのため、以下の内容を上司、部下だけでなく、メンバー間で共有するようにしましょう。

  • 現在の業務内容
  • 業務の進捗状況
  • 抱えている課題

などです。

状況の共有をすることにより、今自分がどういったアクションをおこなう必要があるのか、どういったやり取りをおこなうべきかが明確になり、コミュニケーションを取りやすくなるのです。

テレワークや在宅勤務では雑談も大切なコミュニケーション

オフィスで仕事をしているときには、メンバー間でちょっとした雑談をすることもあるでしょう。

雑談をすることで、信頼関係の構築や気分転換になり、その後の業務効率が上がる場合もあります。

しかしテレワークでは、タイムリーでメンバーの状況が見えづらいということもあり、業務と関係のない雑談などをする機会が少なくなります。

中には、そもそも業務時間中に雑談のために相手へ連絡すること自体にためらいのある方もいるでしょう。そのため、テレワークでの業務は孤独を感じやすいのです。

コミュニケーション不足により、このように孤独を感じるメンバーを生まないためにも、あえて雑談できるチャットグループを作ったり、チャットでの連絡だけでなく電話でのコミュニケーションを取ったりなど、コミュニケーション方法を工夫するようにしましょう。

テレワーク実施企業が実践するコミュニケーションの工夫

テレワークでもコミュニケーションを円滑におこない、業務効率を落とさないためにテレワーク実施企業が行っている工夫をご紹介します。

全社共通のコミュニケーションツールを導入する

テレワーク導入の際には、使用するコミュニケーションツールを統一しておきましょう。相手によって使用するコミュニケーションツールが異なると、確認に時間がかかり、効率が悪くなってしまいます。

また、コミュニケーションツールを上手く使いこなせる人とそうでない人の差が大きい場合もあります。

これにより、情報格差が生じないよう、すべての利用者にとって使いやすいコミュニケーションツールを選定する必要があります。

コミュニケーションのルールを作る

共通のコミュニケーションツールを決めたら、使用上のルールを決めておく必要があります。

例えば、チャットを利用する場合には、相手に対して即レスを強要しないなどです。

テレワークではオフィスにいるときと違って、相手が忙しいかどうか判別しにくく、もし忙しいときに即レスを求められると、業務に集中して取り組むのが難しくなります。

どうしても即レスをしてもらいたいような緊急性の高い用事に関しては、電話を利用することも選択肢のひとつです。

また、テレワークでもオフィスで仕事をするときと同様に、連絡は業務時間内限定にするなどオンオフの区別をきちんとつけられるようにしましょう。

業務時間外に仕事のやり取りが発生することで、仕事とプライベートとの切り分けが難しくなったり、人によって情報量の違いが生じたりすることも考えられるためです。

顔の見えるコミュニケーションも適度にとりいれる

大切な業務内容の共有や業務方針の発表など、テレワーク中であっても会議が必要になることはあるでしょう。

その場合、相手の声色や表情なども見ながらコミュニケーションを取ることが大切です。

Web会議システムを活用することで、顔の見えるコミュニケーションや直接対話に近いコミュニメーションが可能になります。

テレワーク・在宅勤務のコミュニケーション課題解消にChatwork

テレワークを導入する上でコミュニケーションの図り方が大きな課題となります。

解決策として、ビジネスチャットツールを上手く活用し、ルール作りなどをすることで、オフィスにいるときと近い環境で働くことが可能です。

ビジネスチャットであるChatworkならビデオ通話や音声通話機能、グループチャット機能が備わっており、Web会議に最適です。

社内の人はもちろんのこと、取引先や関係先など社外の人ともコミュニケーションを図ることができます。

また、タスク機能も付いているので、メンバー間で仕事の進捗状況を把握する上でも便利です。

ビジネスチャットの基本的な情報や活用方法などをご紹介している資料も用意していますので、ぜひお役立ち資料「ビジネスチャット完全ガイド」をダウンロードしてみてください。

[※1]出典:2020年3月6日ペーパーロジック株式会社「リモートワーク・テレワーク」に関するアンケート調査
https://paperlogic.co.jp/wp-content/uploads/2020/03/d140b430432b05ea81a105f4ecf1208b.pdf

テレワーク下でのコミュニケーションを最適化するには

テレワークがデキる人の 「非同期コミュニケーション」

テレワークやリモートワークなどの環境下では、ツールをつかったコミュニケーションが業務の中心になります。

この資料では、電話やWeb会議などの「同期型コミュニケーション」とメールやビジネスチャットなどの「非同期型コミュニケーション」 を区別し使い分けることで、新しい働き方でコミュニケーションを活性化・効率化する方法を解説します。

【主な内容】

  • テレワークの環境とコミュニケーション
  • コミュニケーションをツールで進化させる
  • 社内コミュニケーションから取り組む

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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