Web会議のやり方は?準備は?分かりやすく解説

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働き方改革などを背景に、テレワークや遠隔での在宅勤務などが広まり、Web会議を導入する企業も増加しています。

スムーズに自社で導入するために、Web会議を始めるにあたって必要な事前準備を万全にし、Web会議の利点を活かしてみてはいかがでしょうか。

この記事では、テレビ会議とWeb会議の違いやスムーズにWeb会議を進める方法、ビジネスチャットChatworkのビデオ/音声通話機能「Chatwork Live」についても紹介します。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

テレビ会議とWeb会議の違い

遠隔で打ち合わせや会議をおこなう際に使用する「テレビ会議」と「Web会議」ですが、仕組みは大きく異なります。

まずは、テレビ会議とWeb会議の具体的に異なる点と、Web会議の機能について紹介します。

テレビ会議とは

テレビ会議とは、専用デバイスや回線を使用し、遠隔地にいる相手と映像、音声などのやり取りをするもので、画質・音質が非常によい点が特徴です。「TV会議」や「ビデオ会議」とも呼ばれています。

相手とダイレクトに接続する形態のものが多く、そのため、会議室に据え置きの専用デバイスを設置する必要があり、通信相手と自分の双方に機材と回線の準備が必要となります。

高品質な画質や音質を実現するための専用デバイスが非常に高価で、保守費用が発生するケースもありますが、セキュリティ面で安心です。

Web会議とは

Web会議は、その名のとおりWeb(インターネット)を通じて、遠方の相手とオンラインで情報をやり取りする会議のことで、Web会議用のシステム、カメラやマイクが付属しているPCやスマートフォン、インターネット環境の3つさえあれば、誰でも利用することができます。

場所を選ばず、どこからでも利用可能な点が特徴で、そのため、導入すれば会議参加のための移動時間や移動費用の削減にもつながります。

昨今では働き方改革推進のため、遠方に住む人や子育てや介護などで自宅から働く意向がある人の採用や雇用を見越して、Web会議ができる環境を整えている企業も存在します。

また、Web会議はテレビ会議に比べ、初期費用や保守・ランニングコストも低く抑えられる利点もあります。

スムーズにWeb会議を進めるための準備

スムーズにWeb会議を進めるためには、事前の準備が非常に重要です。システムの導入から、実際にWeb会議をおこなう際の準備について見ていきましょう。

Web会議システムの選定

まずは、Web会議がおこなえる環境を整える必要があります。Web会議のシステムを自分だけでなく、会議相手にも利用してもらいましょう。

基本的にWeb会議は、1人につき1台のPCを使用しておこなうことが多いです。会議に参加する人数の分、すべてのPCで共通のシステムやサービスを利用できるように整える必要があります。

取引先などとWeb会議をおこなう場合でも同様に、相手にも同じシステムを利用してもらうことになります。

そのため、金銭面や使い勝手の面で相手の負担になりにくいシステムを選びましょう。導入企業数の多いシステムもおすすめです。

自分の環境にあった映像・音声機材を揃え動作確認をおこなう

システムの導入と同時に、必要な機材を揃えて動作確認をおこないましょう。

Web会議に必要なものは以下のとおりです。

  • PC
  • インターネット環境
  • カメラ
  • マイク(マイクスピーカー)
  • ヘッドセット(ヘッドホン、スピーカーなど)

PCの種類によってはカメラやマイクが付属しているものも多くあるため、別途準備が必要ない場合もあります。

PCにマイク機能が付属していても、会議の音声を聞き取りやすいようにヘッドセットを用意するのもおすすめです。

また、テレワークなどで同居している家族の声が入り込まないように、マイクが拾う音の範囲を把握しておき、可能な限り雑音防止に努めましょう。

使用時の設定ミスなどで時間のロスを防ぐためにも、会議を実際におこなう前に動作確認をしておくと安心です。

機材を設置する場所を決める

機材の準備には、配置する場所の設定も必要です。とくに「ハウリング」の発生を防ぐためにもマイクとスピーカーの位置関係には注意してください。

ハウリングは、マイクがスピーカーから発する音を拾ってしまい、その音がさらにスピーカーから出ることで発生します。

ハウリングを防止するためには、スピーカーの音量を上げすぎないことや、ヘッドセット・イヤホンマイクの活用もおすすめです。

また、カメラの設置場所についても事前に確認し、カメラに映り込む範囲を把握しておくようにしましょう。

とくに、デスク上に機密書類が置いてある、Web会議をしている周囲にいる人が映り込むことがないように、会議をおこなう場所の周辺環境にも配慮する必要があります。

一度試験的に起動してみるなど、機材やシステムに問題がないかを確認しておけば、スムーズに会議を開始できるでしょう。

使う資料をまとめておく

実際にWeb会議で使う資料を分かりやすい場所にまとめておくことも重要です。Web会議の強みは、デスクトップ画面や資料の共有、ファイル転送を会議中に簡単におこなえる点にあります。

会議相手に求められたときなど、すぐに提示できるようにひとつのフォルダにまとめて準備しておくとスムーズに進められます。

また、アプリケーションを選択して共有することもできるため、ブラウザなどのアプリケーションを会議前に開いておくのもベターです。

ChatworkでWeb会議を始めよう

Web会議の導入をご検討の際には、Chatworkの活用を検討してみてはいかがでしょうか?

Chatworkは26万社以上(2020年5月末時点)の企業で導入されているビジネスチャットツールですが、チャット機能だけでなく、ビデオ通話/音声通話の機能も備わっており、ビジネスでの情報共有の円滑化や業務の効率化のために活用できます。

ここでは、Chatworkのビデオ通話/音声通話機能「Chatwork Live」に加え、ビジネスで役立つ多彩な機能についてご紹介いたします。

Chatwork Liveの使い方

Chatwork Liveは、Chatworkの「音声通話」「ビデオ通話」機能の総称で、Web会議で活用できる機能です。

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チャットで会話をしている相手と、スムーズにビデオと音声を使ってやり取りができます。加えて、PCの画面をそのまま相手に共有することもできるため、プレゼンテーション資料を相手に共有しながら会議も可能です。

Chatwork Liveの詳しい利用方法についてはこちらを参照ください。
▶︎Chatwork Live活用術

ビジネスのやり取りをChatworkひとつで円滑に

ビジネス上のコミュニケーションの円滑化のために、さまざまなツールが存在しています。ツールが増えれば増えるほど、利用者がそれを使いこなすハードルは高くなり、管理者はツールごとに最適な管理せねばならず、負担が増える一方です。

しかしChatworkであれば、ビジネスチャットのみならず、ビデオ/音声通話、ファイル管理、タスク管理など、業務コミュニケーションの円滑化に役立つツールが1つに集約されています。

サーバー通信をすべて暗号化し、信頼性の高いデータセンターで厳重管理をおこなっているため、ビジネス上の情報保持におけるセキュリティ面でも安心です。

そのため、テレワークを導入する企業さまからも活用されています。

▶︎Chatwork - ビジネスコミュニケーションをこれひとつで

まとめ

テレワークの推進や働き方の多様化で、Web会議は今後ますます需要が高まると見込まれています。

Web会議は遠隔で活用できる点が便利な反面、ビジネスで使用する際にはセキュリティにも気を配らなければなりません。

「社内会議の内容が外部に漏れている」などのトラブルを避けるため、システムを選ぶ際は機能だけでなくセキュリティレベルなども事前にチェックしておきましょう。

テレワーク導入をご検討の企業さまにおすすめの資料

はじめてのテレワーク

このお役立ち資料ではテレワーク導入のために企業がするべき準備をまとめました。

感染症の予防の観点から、テレワークを推奨する動きが広がっている一方で、「まだ何も準備ができていない」、「どうやってはじめれば良いかわからない」などという声も聞かれます。

  • なぜ今テレワークが必要なのか
  • テレワーク導入のために企業がするべき準備は何なのか
  • Chatworkがテレワーク企業に選ばれる理由

などを解説します。貴社のテレワーク導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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