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テレワークマネジメントのポイントと重要性
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
テレワークを適切に運用していくためには、テレワークでのマネジメントが重要です。
上司や部下、同僚の状況が把握しにくい環境に置かれるからこそ、テレワークでは積極的なマネジメントをおこなわなければなりません。
また、テレワークを効率的に運用する鍵としてコミュニケーションの活性化が必要で、コミュニケーションがうまくとれる環境を作ることで、マネジメントがしやすくなるという面もあります。
テレワークの導入は推奨され、今後も新しい働き方のひとつとして需要の拡大が予想されるので、テレワーク環境で生産性を高められる運用や従業員が働きやすいと感じられるようにするためのテレワークでのマネジメントについて考えていきましょう。
テレワークでのマネジメントとは
テレワークでのマネジメントであっても、基本的には以下のふたつの部分を考える必要があります。
- 業務進捗の管理：進捗管理やタスクの割り振りなど
- モチベーション・メンタル面の管理：モチベーションの状態やメンタル不調など
通常のオフィス勤務であれば、本人の様子を見たり席に行って直接確認したりすることができますが、テレワークで同様のことはできません。
そのため、オフィスワークとは異なるマネジメント方法が必要になってきます。
テレワーク中は上司が部下の業務プロセスや進捗を確認できず、結果のみで評価せざるを得ない状況となりやすい点に注意が必要です。
業務の結果（受注率や進捗など）のみで判断せず、オフィス勤務時と同様にプロセスも含めた評価も心がけ、業務の見える化を意識したマネジメントが必要でしょう。
また、部下からも意識して情報共有をしてもらうような工夫がテレワークでは効果的です。
部下側にもテレワークによる評価やマネジメントの難しさを理解してもらうことで、マネジメント側だけでなく業務プロセスの可視化や情報共有が積極的におこなわれるような環境づくりを意識しましょう。
テレワークでのマネジメント課題とは
テレワークでのマネジメントはオフィスワークとは異なる課題があります。
姿や働いている状態が見えず、オフィスワークのように気軽に状況を目で見たり声をかけて確認することができないことで、マネジメントの難しさを感じてしまうかもしれません。
頑張っている姿や雰囲気などで評価していたという面があるのであればテレワークでは難しく、根拠がない部分での評価方法を見直す必要性もあるでしょう。
テレワークのマネジメントをおこなうにはテレワークに適した評価基準や方法を考えなければ、適切に評価することはできません。
また、コミュニケーション課題はテレワークでは大きくなるでしょう。
気軽にコミュニケーションがテレワークで取れないようであれば、部下のスケジュール管理や進捗管理にも影響し、最終的には評価の部分にまでコミュニケーション課題は影響を及ぼします。
適切なテレワークマネジメントをおこなうには、これまでの評価方法やテレワークでのマネジメント課題の見直しや改善をおこなう必要があります。
評価方法やマネジメント課題の改善をおこなうことは、評価や管理がしやすくなるというだけでなく、働きやすさを感じさせ、モチベーションや生産性向上につながる可能性もあるので、適切におこなえるように改善を続けましょう。
テレワークマネジメントが適切でないと起こる問題
テレワークに適したマネジメントをおこなわず、通常のオフィス勤務と同様の対処をおこなった場合、問題が生じるのは上司から部下に対する業務管理や評価の困難さだけではありません。
マネジメントが適切でないとテレワークで働いている部下も働きにくさやストレスを感じてしまいます。
テレワークを導入したとしても適切なマネジメントをおこなわなかった場合に起こりうる問題について見ていきましょう。
評価されないと感じる
生産性はもちろん、根本となる業務効率を上げるために必要な要素のひとつが、従業員のモチベーションです。
部下のモチベーションの維持や向上には、働きぶりに対する上司からの正当な評価が欠かせません。
しかし、テレワークでオフィス勤務と同様のマネジメント対応をおこなっていては、部下に評価していることが伝わりません。
また、社内であれば容易に気付けるような評価すべき点に気付くことができず、結果、部下は自分が「きちんと評価されていないのではないか」と不安を抱いてしまうでしょう。
客観的に部下が評価されていることを理解や確認ができるように、具体的な言動や評価した内容や項目がわかるような対応が求められます。
キャリアプランが見えなくなる
テレワークではお互いの状況がわかりにくいため、進捗やタスク量の確認がしにくい、気軽に相談がしにくい状況になりやすい傾向があります。
他のメンバーの業務内容がわからないことで、自分の業務内容やキャリアプランについても不安を抱きかねません。
与えられた仕事をこなしたり、ルーチンワークを繰り返したりと新しい仕事に取り掛かりにくいテレワークは、成長機会を失っていると感じてしまいやすく、具体的な将来像を描いている部下のなかには、自分自身の成長に不安を抱く可能性が高まるかもしれません。
マネジメント業務の一環として、部下のキャリアプランも把握し、適切な業務の割り振りとコミュニケーションを意識すべきでしょう。
コミュニケーション機会が減る
テレワークでの従業員の生産性低下を招く理由として、コミュニケーション不足があげられます。
オフィス内では気軽に上司へ相談できたこともテレワークでは相談しにくく、同僚ともコミュニケーションが気軽に取れない状況になりやすいです。
そのため「上司や同僚から気にかけてもらえない」、と孤立しているかのように感じる人が少なくありません。
業務の内容だけではなく雑談などもおこなえるように気軽にコミュニケーションが十分にとれる環境を維持するようにしましょう。
テレワークマネジメントのポイント
テレワークという従来の働き方とは異なる環境下でおこなうマネジメントは、部下との信頼関係を意識して構築する必要があります。
テレワークにおいて、部下が孤立しない・評価やキャリアに対して不安を抱かないための、マネジメントにおける3つのポイントについて紹介します。
気軽なコミュニケーションができるようにする
テレワークでは従業員同士に物理的な距離があるため、十分なコミュニケーションが取れません。
自分の裁量で仕事を進められることに働きやすさを感じる方がいる反面、疎外感や孤独感を抱く方もおり業務に影響してしまいます。
企業や上司は従業員・部下のメンタルヘルスを管理することも義務のひとつです。
心身ともに健康な状態で働いてもらえるよう、気軽にコミュニケーションを取れるような機会や環境を作りましょう。
また、必要に応じてストレスチェックやリフレッシュの機会も検討すべきです。
労働時間の管理
互いの様子を確認しにくいテレワークでは、従業員がどの程度の時間働いているのかを把握しにくいという問題が生じます。
「さぼっているのでは」という疑惑はもちろん、熱心な従業員の場合は就業時間よりも長く働いている可能性もあり、心身の健康を害すリスクに注意すべきです。
企業や管理者は従業員の労働時間を正しく把握・管理する義務があり、いわゆるサービス残業となる事態は避けなくてはなりません。
しかし、テレワークでの勤怠や労働状況を監視するようにしては、ストレスや圧力を与えるだけですので逆効果ですので注意が必要です。
ストレスを軽減できるように、決められた時間を適切に働くことを意識させる工夫や残業を減らすような労働時間の管理をしましょう。
定量的な評価をする
評価は定量的におこない、部下同士で差が出ないよう心掛けましょう。
部下との信頼関係を構築することにも役立つフィードバックは、定期的におこなうことは重要です。
1週間ごとあるいは2週間ごとと短い間隔でこまめにおこなうことにより、部下は「上司に気にかけてもらえている」「仕事をきちんと見てくれている」と安心できるでしょう。
精神的に安心できることで、ストレスを軽減させ業務効率や生産性を上げる効果も期待できます。
また、部下側からも積極的な報告を上げるよう求めることで、報告のために言語化が、自分自身の仕事を客観的に見るきっかけになるでしょう。
テレワークマネジメントにChatwork
テレワークでは、従来の評価方法をすべて適用することは難しく、テレワークに合わせたマネジメントが求められます。
報告・連絡・相談の基本はもちろん、上司と部下が互いに積極的にコミュニケーションをとろうとする意識が必要です。
テレワーク時のマネジメントやコミュニケーションには、Chatworkの機能にある、Web会議機能やチャット機能が役立ちます。
また、ファイル共有機能やタスク管理機能を使うことで業務の見える化や進捗管理にも利用でき、マネジメントや評価をする際にも活用できます。
テレワークの導入や運用を考えている、テレワークマネジメントやコミュニケーションに効果的なツールを探しているのであれば、Chatworkのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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