Chatwork

全国的にテレワーク化への注目が増した昨今、問題視されることのひとつが情報共有やコミュニケーションが滞りやすい点です。上司や部下、同僚の状況が把握しにくい環境に置かれるからこそ、テレワークでは積極的なマネジメントを意識しなければなりません。

オンライン化した業務の中で、コミュニケーション不足を含むさまざまな問題が浮き彫りになりました。問題を放置していては、やがてモチベーションや生産性の低下を招きます。

今後もテレワークを継続したり、導入したりすることを検討している企業は、従業員が少しでも働きやすいと感じられるよう、マネジメントに注力しましょう。

▶︎お役立ち資料：テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

テレワークにおけるマネジメントとは

マネジメントは、以下にあげるふたつの基軸で考える必要があります。

• 業務進捗の管理...進捗管理・仕事の割り振りなど
• モチベーション・メンタル面の管理...部下のモチベーションや、メンタル面での不調など

通常のオフィス勤務であれば、本人の様子を見たり席に行って直接確認したりすることができますが、テレワークで同様のことはできません。そのため、社内とは異なるマネジメント方法を検討するべきです。

テレワーク中は上司が部下の業務プロセスや進捗を確認できず、結果のみで評価せざるを得ない状況となりやすい点に注意しましょう。業務の結果（受注率や進捗など）のみで判断せず、オフィス勤務時と同様にプロセスも含めた評価を心がけなくてはなりません。

また、マネジメント側のみではなく、部下も意識して情報共有することが大切です。部下側もテレワークによる評価の困難さを理解し、業務プロセスの可視化を積極的におこなうようにしましょう。

テレワークでマネジメントをおこなわないとなにが起こる？

テレワークに適したマネジメントをおこなわず、通常のオフィス勤務と同様の対処をおこなった場合、問題が生じるのは上司から部下に対する業務管理や評価の困難さのみではありません。

マネジメント不足は、働いている部下も不利益をこうむります。ここでは、上司が適切なマネジメントをおこなわなかった場合に起こりうる問題についてご紹介します。

評価されないと感じる

生産性はもちろん、根本となる業務効率を上げるために必要な要素のひとつが、従業員のモチベーションです。モチベーションを維持したり上げたりするには、頑張りに対する上司からの正当な評価が欠かせません。

しかし、テレワークでオフィス勤務と同様の対応をおこなっていては、部下に評価していることが伝わりません。社内であれば容易に気付けるような評価すべき点に気付くことができず、結果、部下は自分が「きちんと評価されていないのではないか」と不安を抱きます。

同じオフィスにいる場合は、何気ないやり取りや上司の顔色で評価されていることに気付けますが、テレワークではそれらを読み取ることが困難です。そのため部下が評価されていることを理解できるよう、具体的な言動が求められます。

キャリアプランが見えなくなる

テレワークは上司にとって進捗を確認しにくく、部下にとって上司へ気軽に相談しにくい状況となりやすい問題があります。上司とのコミュニケーションが少なくなると、評価に対する不安とともにキャリアプランについても不安を抱きかねません。

与えられた仕事をこなしたり、ルーチンワークを繰り返したりと新しい仕事に取り掛かりにくいテレワークは、成長の機会を失いがちです。具体的な将来像を描いている部下にとって、既存の業務を繰り返すことの多いテレワークでは、自分自身の成長に不安を抱く要素が多くを占めることとなるでしょう。

上司はマネジメント業務の一環として、部下のキャリアプランも把握し、適切な業務の割り振りとコミュニケーションを意識すべきです。

コミュニケーションが十分でなくなる

従業員の生産性の低下を招く理由は業務のやりにくさに加え、コミュニケーション不足があげられます。オフィス内では気軽に上司へ相談できたこともテレワークでは相談しにくく、同僚ともコミュニケーションが取りにくくなります。

そのため「上司や同僚から気にかけてもらえない」、と孤立しているかのように感じる人が少なくありません。生産性を上げるためにも、オフィス勤務時のようにコミュニケーションが十分にとれる環境を維持するようにしましょう。

テレワークのマネジメントの方法

テレワークという従来の働き方とは異なる環境下でおこなうマネジメントは、部下との信頼関係を意識して構築する必要があります。

この項目では、部下が孤立しない・評価やキャリアに対して不安を抱かないための、マネジメントにおける3つのポイントについてご紹介します。

マメなコミュニケーション

テレワークでは従業員同士に物理的な距離があるため、十分なコミュニケーションが取れません。自分の裁量で仕事を進められることに働きやすさを感じる方がいる反面、疎外感や孤独感を抱く方もおり、メリットばかりとは言えない環境です。

企業や上司は従業員・部下のメンタルヘルスを管理することも義務のひとつです。心身ともに健康な状態で働いてもらえるよう、マメなコミュニケーションを取りましょう。また、必要に応じてストレスチェックやリフレッシュの機会も検討すべきです。

テレワーク時のコミュニケーションは、Web会議機能やチャット機能が役立ちます。業務効率も視野に入れ、Web会議やチャットに加えて資料共有の機能も充実しているビジネスツールを利用してはいかがでしょうか。

Chatworkは、ビデオ/音声通話・チャット・ファイル管理のほかにもタスク管理など多くの機能があり、さまざまなビジネスコミュニケーションに役立ちます。複数のツールを導入する必要なく、さらにビジネス用ツールのためセキュリティ面の心配もありません。

▶︎Chatwork - ビジネスコミュニケーションをこれひとつで

チャット・電話・会議とあらゆるコミュニケーションが自在に取れるため、離れた場所で働いていてもオフィス勤務と同様に同僚や上司・部下と信頼関係を築くことができるでしょう。

労働時間の管理

互いの様子を確認しにくいテレワークでは、従業員がどの程度の時間働いているのかを把握しにくいという問題が生じます。「さぼっているのでは」という疑惑はもちろん、熱心な従業員の場合は就業時間よりも長く働いている可能性もあり、心身の健康を害すリスクに注意すべきです。

近年、厚生労働省により労働時間の適正化を目的とした働き方改革が進められています。企業や管理者は従業員の労働時間を正しく把握・管理する義務があり、いわゆるサービス残業となる事態は避けなくてはなりません。

PCのログ管理や各種ツールを使用し、従業員の労働時間の把握・管理をおこないましょう。たとえば、従業員が入力する勤怠管理ツールとログ管理を組み合わせれば、勤務時間を正しく把握できるうえ、上司がひとりひとりから報告を受けて記録する手間も省けます。

定量的な評価を

評価は定量的におこない、部下同士で差が出ないよう心掛けましょう。

部下との信頼関係を構築することにも役立つフィードバックは、定期的におこなうことをおすすめします。1週間ごとあるいは2週間ごとと短い間隔でこまめにおこなうことにより、部下は「上司に気にかけてもらえている」「仕事をきちんと見てくれている」と安心できるでしょう。精神的な安全性は、業務効率や生産性を上げる効果もあります。

また、部下側からも積極的な報告を上げるよう求めることも重要です。仕事に対して積極的になるうえ、報告のために言語化すること自体が、自分自身の仕事を客観的に見るきっかけとなります。

まとめ

テレワーク中は、従来の評価方法が適用できず、適切なマネジメントの改革が求められます。報告・連絡・相談の基本はもちろん、上司と部下が互いに積極的にコミュニケーションをとろうとする意識が必要です。

遠隔地とのコミュニケーションには、Chatworkの各機能が役立ちます。ファイル管理やチャットによる連絡はもちろん、ビデオ通話で相手の表情を見ながら仕事を進めることのできる安心感もあります。

マンパワーによる変革も重要ですが、便利なツールを活用することも検討してはいかがでしょうか。ツールによって効率よくマネジメントをすることで、テレワーク中の従業員同士の信頼関係構築にもつながります。