テレワークで効率が下がる?効率が悪いと感じる理由と効率化の方法

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テレワークで効率が下がる?効率が悪いと感じる理由と効率化の方法

目次

テレワークは新しい働き方のひとつとして推奨され広がりを見せています。

なかには、賃貸オフィスを解約し、テレワークへ完全移行した企業も現れているように、今後もテレワークは定着に向けて動きを見せるでしょう。

テレワークの継続や導入を検討している経営層にとって、気になる点がテレワークに移行することでの業務効率の変化ではないでしょうか。

自社はテレワークに向いているのか、おこなうに比べて生産性に影響はないのかと懸念を持つのは当然です。

テレワークにすることで効率が下がる、効率が悪くなると感じてしまう理由とテレワーク効率を下げない対策について考えていきましょう。

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テレワークだから効率が悪くなるわけではない

テレワークで効率を懸念する前に気をつけて考えなければいけないのが、必ずしもテレワークにしたから効率が悪くなるということではないということです。

テレワークという働き方が、オフィスワークと比べて生産性や業務効率が悪くなる働き方と捉えるのは間違いといえます。

これまで長くオフィスワークをしている場合、テレワークに移行した際にやりにくさを感じるのは仕方がないことですが、慣れている環境を変える際は大なり小なり最初は時間が必要です。

また、オフィスワークがテレワークと比べて生産性や業務効率が高い働き方というわけでもありません。

テレワークにせよ、オフィスワークにしても、適切な運用で働くことができなければ効率化にはつながらないからです。

テレワークだから効率が悪くなった、という風に捉えるのではなく、テレワークで効率的な働き方や働く環境を作れなかった原因や課題とは何か?という視点でテレワークの効率については考えていく必要があるでしょう。

テレワークの効率は人によって違う

テレワークの効率に大きな差をもたらすものは、業種の違いや仕事に必要となる設備などもあげられますが、個人の特性や適性<も無視できません。/p>

オフィスワークとテレワークの違いというだけでなく、たとえ同じ業種や職場であっても、従業員それぞれに業務効率の違いは出てしまいます。

テレワークによって効率が上がるタイプ・下がるタイプの特徴についてそれぞれ見ていきましょう。

テレワークで効率が上がるタイプ

テレワーク化によって仕事が効率よく進められるタイプの従業員は、以下の特徴のいずれか、もしくはすべてに当てはまる方です。

  • 自発的に動ける
  • 孤独に強い
  • 自己管理がうまい

上司や先輩の指示を待たずに自身で現在の状況を把握でき、考えて行動できる方はテレワークによって業務効率が上がる可能性があります。

また、オフィスワークと異なり、周囲の人から作業を中断される心配がない分、作業に集中できるテレワークが合っているともいえるでしょう。

孤独に強い方や単独行動を好む方も、テレワークの環境がベストパフォーマンスを発揮させてくれます。

コミュニケーションを取りながら仕事を進めたほうが作業スピードの上がる従業員もいれば、集中できる環境のほうが働きやすい従業員も少なくありません。

普段から自分自身でスケジュール管理できている従業員は、テレワークでも問題なく通常業務を進められます。

人によっては生産性が格段に上がるわけではない場合もありますが、少なくともテレワークで効率が下がる心配がないタイプの従業員と考えられるでしょう。

テレワークで効率が下がるタイプ

同僚や他部署の従業員に仕事を中断させられる心配のないテレワークですが、かえって作業効率に悪影響を及ぼされるタイプの方もいます。

たとえば以下に当てはまる場合は、注意が必要です。

  • 指示を待ってしまう
  • 言語化が苦手

何をするにも上司や先輩の指示がなければ行動できないタイプの方は、自分自身で仕事の進捗管理ができず、誰かが指示を出してくれるまで、自分がすべき仕事が分からずに何も業務を進められないこともあります。

オフィスに出勤していれば気付いた上司や周囲の従業員によってサポートができますが、テレワークでは状況を掴みにくいことから、適切なサポートは困難です。

また、言語化が苦手な方も「自分が何をしているのか」「自分がいま何を求めているのか」「何を誰にしてほしいのか」など進捗報告がスムーズにできない問題をもっています。

情報共有が正しくおこなえず、オフィスのように実際に進めている業務を見てもらうこともできないため、同じチームの仲間とうまく連携を取ることができないでしょう。

事前にしっかりとタスクを与える、スケジュール管理や進捗管理を意識して生産性を注視するなどのマネジメントの工夫が必要かもしれません

テレワークで効率が下がる理由

テレワークで効率が下がる理由は、個人のテレワークへの適正に加えて、テレワーク環境自体が生産性の問題や影響を与えている部分もあります。

きちんと情報共有ができ、それぞれが自発性をもって業務にあたることのできる従業員が大半を占める企業も、テレワークの運用の仕方や環境によって業務効率や生産性が下がる事態も起こり得ます。

テレワークで効率が下がる原因として考えられる理由を4つ紹介します。

ストレスを感じてしまう

テレワークはオフィス勤務と異なり、従業員の働いている姿が確認できません。

将来的に導入を検討している経営者の中には、幹部層から「部下がさぼりそうで不安だ」と懸念の声をあげられている方も多いのではないでしょうか。

Webカメラで相手がPCの前に座っている姿は確認できても、オフィス勤務と同様に業務のみをおこなっているとは限りません。

上司として部下を疑うことはもちろん、部下としても、上司にこのような不要な疑いをもたれたまま仕事をすることはストレスでしょう。

ただでさえ、テレワーク環境に移行した初期は不慣れであったり、予想しないトラブルなど業務がうまくいかないことが起こりやすいうえに、さぼっているのではないかと疑念を持たれたり、さぼらないように監視されているような状態であれば、ストレスを感じ業務効率が悪くなるでしょう。

モチベーションが下がる

テレワークによってモチベーションが下がる原因はさまざまですが、オフィス内で仲間とともに仕事ができないことで、以下のような問題が起こることがあげられます。

  • 仕事をしている姿を見てもらえない(評価されにくい)
  • コミュニケーションを取りにくい
  • 仕事に対するエネルギーが共有できない

モチベーション低下は不安やストレスからも引き起こされ、自分自身や仲間の現状を共有できていないことが原因かもしれません。

テレワークによるモチベーション低下を防ぐには、自分の姿を見てもらえているか不安になってしまったり、同僚の状況が見えないことで不安や孤独感を感じてしまうことで、も業務のモチベーションを抱けなくなる可能性があります。

コミュニケーション不足

テレワークでストレスを感じない人と、感じる人の違いのひとつは、従業員同士のコミュニケーションに重きをおくかどうかです。

コミュニケーションの頻度や比重は扱う業務内容によっても異なりますが、コミュニケーション不足が効率に影響する人は業務中にささいな会話や提案をし合う環境を求めており、自宅で黙々とひとりで業務を進める状態は体質的に合わないタイプかもしれません。

そのような従業員はテレワーク中に孤独を感じやすく、業務効率および生産性の低下にもつながります。

また、コミュニケーション不足になることで、業務の進捗管理ができていなく遅れが生じやすいなどのトラブルにつながる場合もあり、テレワーク環境では、コミュニケーション不足に陥らないようにすることは重要です。

環境が整っていない

テレワークの環境が整っていないことも、ストレスや業務効率低下を招く大きな原因です。

たとえば事務や経理を任されている方の場合、承認印をもらったり各種経費の書類を確認したりと、一部アナログ状態が残っている企業も多いのではないでしょうか。

その他の業務をテレワーク化できていても、承認印をもらうだけのために出勤しなければならない状態では、スムーズなシステムとはいえません。

業務効率に直接的な影響を与える以下の点は、テレワーク導入前に解決すべきでしょう。

  • ネットワークのセキュリティ
  • インターネット環境
  • 各手続のペーパーレス化
  • コミュニケーションツールの充実
  • 集中できる環境作り

インターネットを介して業務をおこなう企業が大半でしょうが、インターネット環境がすでに整っている家庭があっても、セキュリティを考慮して会社側が新たに用意しておくと安心です。

また、テレワークにおいて出勤をする必要性が生じないように、できる限りのペーパーレス化、オンライン化を進めなくてはなりません。

そのためには各種システムの導入はもちろん、スムーズな情報共有のためのコミュニケーションツールも必要です。

テレワークの効率を高めるために意識したいこと

テレワークで効率に影響する要素としては、慣れない環境でのストレスや孤独感など不安を感じてしまうことなどのメンタル面の問題と、テレワークで適切に業務を進められるような環境の整備や管理体制が作れていないという問題が大きいでしょう。

ストレスや不安を感じさせないためにも、テレワーク環境の整備や適切な管理体制を作り運用していくことが求められます。

テレワークで効率が悪くなる原因は、適切なテレワーク環境の用意や運用ができていないということに結びつきますので、コミュニケーションが取りやすいツールや環境、人間関係や信頼関係の構築などが必要になり、働きやすいと感じてもらえるようなテレワークの導入を実現しなくてはいけません。

テレワークを導入するのは簡単ですが、テレワークで効率を高めるには適切にテレワークを運用していく体制やルール、環境が必要になるという部分を意識して、テレワーク環境下だからこそ、これまでより各社員が働きやすく生産性を向上できるような環境を用意することが求められます。

テレワーク効率を高めるならChatwork

テレワーク導入時は、業務効率の低下をまねく原因への事前対策が必要です。

また、テレワーク効率に影響する部分は環境要因以外は、情報共有などコミュニケーションに関する部分を意識して対策することが必要です。

テレワークでのコミュニケーション課題の対策にChatworkを利用してみてはいかがでしょうか。

Chatworkなら、チャットで気軽にコミュニケーションが取れますし、情報共有や情報伝達に簡単に利用できます。

チャット機能以外にもタスク管理・ファイル管理や送受信、Web会議機能によって相手の顔を見ながら会議もできるため、Chatworkひとつでさまざまなテレワークの問題点を解消でき効率的に業務を進められるでしょう。

テレワークでの効率低下に不安がある、テレワーク環境整備やコミュニケーション手段を探しているのであれば、Chatworkを是非ご利用ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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