テレワークで効率が下がっている?理由と解決策は

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テレワークが働き方のひとつの選択肢として浸透しつつある昨今、賃貸オフィスを解約し、テレワークへ完全移行した企業も現れました。また、東京の企業に勤めながら遠方の県に戸建て住宅を購入する従業員の動きもあり、従来の勤務スタイルに当てはまらない新たな働き方・雇い方が模索され始めています。

テレワークの継続や取り入れを検討している経営層にとって、気になる点が業務効率の変化ではないでしょうか。

自社は果たしてテレワークに向いているのか、生産性に影響はないのかと懸念している方へ、ここではテレワーク導入による効率性の変化や対策についてご紹介します。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

人によってテレワークの効率性がちがう?

テレワークの効率に大きな差をもたらすものは、業種の違いや仕事に必要となる設備などもあげられますが、より個人的な事情も無視できません。

たとえ同じ業種や職場であっても、従業員それぞれに業務効率の違いは出てしまいます。テレワークによって効率が上がる人・下がる人には、次のような特徴があげられます。

テレワークで効率が上がる人

テレワーク化によって仕事が効率良く進められるタイプの従業員は、以下の特徴のいずれか、もしくはすべてに当てはまる方です。

  • 自発的に動ける
  • 孤独に強い
  • 自己管理がうまい

上司や先輩の指示を待たずに自身で現在の状況を把握でき、考えて行動できる方はテレワークによって業務効率が上がる可能性があります。周囲の人から作業を中断される心配がない分、作業に集中できるテレワークが合っているとも言えるでしょう。

孤独に強い方や単独行動を好む方も、テレワークの環境がベストパフォーマンスを発揮させてくれます。コミュニケーションを取りながら仕事を進めたほうが作業スピードの上がる従業員もいれば、紹介したように集中できる環境のほうが働きやすい従業員も少なくありません。

また、普段から自分自身でスケジュール管理できている従業員は、テレワークでも問題なく通常業務を進められます。人によっては生産性が格段に上がるわけではない場合もありますが、少なくとも下がる心配がないタイプの従業員です。

テレワークで効率が下がる人

同僚や他部署の従業員に仕事を中断させられる心配のないテレワークですが、かえって作業効率に悪影響を及ぼされるタイプの方もいます。たとえば以下の2タイプは、注意が必要です。

  • 指示を待ってしまう
  • 言語化が苦手

何をするにも上司や先輩の指示がなければ行動できないタイプの方は、自分自身で仕事の進捗管理ができず、誰かが指示を出してくれるまで、自分がすべき仕事が分からずに何も業務を進められないこともあります。オフィスに出勤していれば気付いた上司や周囲の従業員によってサポートができますが、テレワークでは状況を掴みにくいことから、適切なサポートは困難です。

また、言語化が苦手な方も「自分が何をしているのか」「自分がいま何を求めているのか」「何を誰にしてほしいのか」など進捗報告がスムーズにできない問題をもっています。情報共有が正しくおこなえず、オフィスのように実際に進めている業務を見てもらうこともできないため、同じチームの仲間とうまく連携を取ることができないでしょう。

テレワークで効率が下がる理由と企業ができる対策

テレワークで効率が下がる理由は、上記のように個人に問題がある場合に加え、テレワークという環境自体が影響を与えている部分もあります。

きちんと情報共有ができ、それぞれが自発性をもって業務にあたることのできる従業員が大半を占める企業も、テレワークによって業務効率や生産性が下がる事態も起こり得ます。

原因として、たとえば次の4つがあげられます。

さぼりが出る

テレワークはオフィス勤務と異なり、従業員の働いている姿が確認できません。将来的に導入を検討している経営者の中には、幹部層から「部下がさぼりそうで不安だ」と懸念の声をあげられている方も多いのではないでしょうか。

Webカメラで相手がPCの前に座っている姿は確認できても、オフィス勤務と同様に業務のみをおこなっているとは限りません。上司として部下を疑うことはもちろん、部下としても、上司にこのような不要な疑いをもたれたまま仕事をすることはストレスでしょう。

相手の姿が見えないからこそ、オフィス勤務以上の従業員管理が必要です。業務のプロセスを見直したり、報告システムや頻度を見直したりと、それぞれの成果の見える化が求められます。

モチベーションが下がる

テレワークによってモチベーションが下がる原因はさまざまです。オフィス内で仲間とともに仕事ができないことで、以下のような問題が起こることがあげられます。

  • 仕事をしている姿を見てもらえない(評価されにくい)
  • コミュニケーションを取りにくい
  • 仕事に対するエネルギーが共有できない

総合すると、自分自身や仲間の現状を共有できていないことが問題と言えるでしょう。テレワークによるモチベーション低下を防ぐには、情報や熱意の共有が適度におこなわれるシステムが必要です。

コミュニケーション不足

テレワークをストレスに感じない人と、感じる人の違いのひとつは、従業員同士のコミュニケーションに重きをおくかどうかです。ストレスを感じる人の多くは業務中にささいな会話や提案をし合う環境を求めており、自宅で黙々とひとりで業務を進める状態は体質的に合わないものです。

そのような従業員はテレワーク中に孤独を感じやすく、業務効率および生産性の低下にもつながります。テレワーク中でも従業員がストレスなく働けるよう、孤独を緩和できるシステムの導入が必要です。

たとえば、常にWebカメラをオンライン状態にしたり、オンライン飲み会や会議をこまめに開催したりして、雑談をする機会を意識的に設けてはいかがでしょうか。

環境が整っていない

テレワークの環境が整っていないことも、ストレスや業務効率低下を招く大きな原因です。

たとえば事務や経理を任されている方の場合、承認印をもらったり各種経費の書類を確認したりと、一部アナログ状態が残っている企業も多いのではないでしょうか。その他の業務をテレワーク化できていても、承認印をもらうだけのために出勤しなければならない状態では、スムーズなシステムとは言えません。

業務効率に直接的な影響を与える以下の点は、テレワーク導入前に解決すべきでしょう。

  • ネットワークのセキュリティ
  • インターネット環境
  • 各手続のペーパーレス化
  • コミュニケーションツールの充実
  • 集中できる環境作り

インターネットを介して業務をおこなう企業が大半でしょう。インターネット環境がすでに整っている家庭があっても、セキュリティを考慮して会社側が新たに用意しておくと安心です。

また、前述のように「承認印のためだけに出勤を強要される」ことがないよう、できる限りのペーパーレス化、オンライン化を進めなくてはなりません。そのためには各種システムの導入はもちろん、スムーズな情報共有のためのコミュニケーションツールも必要です。

コミュニケーションツールは孤独を緩和させる効果もあるため、積極的な導入をおすすめします。

集中できる環境作りも重要です。各家庭で個人的にできることはもちろん、企業側も不用意な電話などで業務を中断させない気遣いが求められます。コミュニケーションツールや各システムを活用し、相手の都合のいいタイミングで情報共有ができる環境を整えましょう。

まとめ

テレワーク導入時は、上記のような業務効率の低下をまねく原因に事前の対策が必要です。情報共有と孤独を軽減する効果のあるコミュニケーションには、Chatworkがおすすめです。

Chatworkはビジネス用のためセキュリティ面も安心してご利用いただけます。詳しい活用方法やメリットについては、以下のお役立ち資料でご紹介しています。

▶︎テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

タスク管理・ファイル管理や送受信、さらにビデオ通話機能によって相手の顔を見ながら会議もできるため、Chatworkひとつでさまざまなテレワークの問題点を解消できます。

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このお役立ち資料ではテレワーク導入のために企業がするべき準備をまとめました。

感染症の予防の観点から、テレワークを推奨する動きが広がっている一方で、「まだ何も準備ができていない」、「どうやってはじめれば良いかわからない」などという声も聞かれます。

  • なぜ今テレワークが必要なのか
  • テレワーク導入のために企業がするべき準備は何なのか
  • Chatworkがテレワーク企業に選ばれる理由

などを解説します。貴社のテレワーク導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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