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テレワーク会議ツール・テレワーク会議システムの選び方
目次
テレワークであっても会議が必要な場合やテレワークだからこそ定期的な会議をおこなうという場合もあるでしょう。
オフィスワークでは会議室に人を集めれば会議をすることは簡単ですが、テレワークで会議をおこなうにはツールやシステムが必要です。
テレワークで会議を適切におこなうためのテレワーク会議ツールやシステムの選び方と利用のコツを見ていきましょう。
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テレワーク中の会議はWeb会議が適している
Web会議が普及するまでは、互いに離れた場所にいる場合での会議は「テレビ会議」が主流でした。
しかし、近年はインターネットの普及によってWebで会議をおこなうことも増えています。
また、テレワークでは各社員が在宅など離れた場所で業務をすることになり、多くの場合でPCを利用した業務をおこなうことでしょう。
テレワークで会議をおこなうのであれば、Web会議ツールやシステムを利用することが効率的であると考えられます。
テレワークでの会議ツールやシステムを選ぶ場合は、Web会議がおこなえる機能を持つものから基本的に考えるといいかもしれません。
Web会議の基本とメリット
従来のテレビ会議では、専用の機器と回線を使って、データのやりとりをしていました。
テレビ会議は画像や音声がクリアで、回線が途切れる心配がなく、コンピューターの知識がなくても操作できるのがメリットですが、導入コストや維持費がかさみ、ほかの用途では使えないことがデメリットでした。
一方、Web会議はインターネットに接続できてカメラとマイク付きのデバイスがあれば、どこでも会議をおこなえます。
PCだけでなく、タブレットやスマートフォンといったモバイルデバイスでも利用が可能で、導入コストがテレビ会議より比較的安価であることが魅力です。
さらに、データやファイルの送信やチャットでのやりとり、手元のPCの画面を共有することもWeb会議の場合は簡単にできます。
Web会議の種類
Web会議では、特定のサーバーが各デバイスから送られたデータの中継点となり、ほかのデバイスへデータを送ります。
Web会議は、サーバーをどこに設置するかで「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。
クラウド型は、インターネット上にあるサーバーを利用する方法です。 クラウド型の場合は、Web会議のシステムを提供する会社が管理やメンテナンスをおこなってくれるので、維持する手間はかかりませんが、自社向けにカスタマイズなどは難しいでしょう。
オンプレミス（on-premises）型は、自社でサーバーを保有し、その中でWeb会議システムを構築する方法です。
自社のサーバーなので、カスタマイズが自由で、Web会議では不安なセキュリティ面をいくらでも強化できるのがメリットですが、使えるまでには時間がかかり、管理の手間もかかります。専門的な知識も必要です。
すぐに専門的な知識なしでWeb会議を導入したい、少人数で利用したい、導入コストを抑えたいのであれば、クラウド型のほうが適しているといえます。
テレワーク会議ツール・システムを選ぶポイント
テレワークで利用できるWeb会議ツールやシステムは数多くありますが、使い勝手がよくなければ役に立ちません。
テレワークの会議を適切におこなうためにWeb会議ツールやシステムを選ぶ際のポイントを見ていきましょう。
接続に安定性があるか
クラウド型のWeb会議では、デバイスとサーバーがデータをやりとりして、映像や音声が届くようになります。
つまりデバイスとサーバーのやり取りが不安定だと、映像が固まったり、音声が途切れたりする不具合が発生して、スムーズに会議ができません。
もちろんデバイスが接続するインターネット回線にも左右されますが、常にサーバーへアクセスできる安定性も重要です。
時間や曜日、デバイスの種類に影響されず、安定して接続できるサーバーを用意しているWeb会議を選びましょう。
参加可能な人数
Web会議は、システムやツールによって一度に参加できる人数に制限があります。
せっかく導入しても必要な人数が参加できなければ意味がありません。
システムやツールの中には、プラン次第で参加できる人数が増やせるものもあります。
Web会議のツールやシステムを選ぶ前に、どれくらいの人数を参加させたいのか把握しておきましょう。
簡単に使うことができるか
Web会議は多機能であるほど、さまざまなことができますが、使いこなすのは大変です。
発言や資料の共有など、何かするたびに必要な機能を探して迷うようでは、スムーズな会議ができません。
会議をおこなうことに手間をかけては意味がありませんので、Web会議のシステムやツールは、説明書を読まなくても直感的に使えるのが理想です。
有料で利用する場合でも、無料で利用できるプランがあると、自社の使い方に合っているか事前に確認できます。
導入する前に試しに使用してみるなど、使いやすさや必要な機能があるかなどの確認のためにもテストしてみることが重要です。
テレワーク会議をスムーズに進めるコツ
どんなにWeb会議のシステムやツールが優れていても、上手に使いこなせなければ、会議をスムーズに進められません。
テレワークでも会議を滞りなく進めるためのコツを把握しておきましょう。
会議の終了時間を決めておく
テレワークは、オフィスで働くのと違い、時間の区切りがあいまいになりがちです。
そのため、Web会議をしていると、つい長々と話し込んでしまい、無駄に時間を費やす恐れがあります。
そうならないよう、あらかじめ会議の終了時間を決め、その中ですべての議題を進行できるようにしましょう。
人間の集中力を考えると長くても45分以内には終わらせたいところです。
早く終わらせるには、進行役が会議の流れをコントロールしなければいけません。
意見交換では、どのタイミングで区切るか目安をつけたり、結論に至れるような誘導や未決のまま次の会議に持ち越す決断も必要です。
また、あらかじめシステムやツールの操作に慣れて、必要なときにすぐ資料を提示できたり、画面を切り替えたりすることなども、スムーズにWeb会議を進行することにつながります。
発言しないときはミュートにしておく
Web会議で最も起こりがちなトラブルは、「音声が伝わっていない」という問題です。
インターネット回線の状況にも左右されますが、発言をしない場合は「ミュート」しておくだけで解決できます。
マイクの音声がオンになっていると、自分から発した音は全部相手に伝わってしまいますし、生活音や周囲の音まで聞かせてしまうかもしれません。
また、Web会議のシステムやツールの中には、一度に複数の音声を拾えず、どれかひとつの音声しか拾えないものがあります。
そうなると、自分がうっかり音を出したばかりに、発言している相手の音が妨げられて、伝わらない恐れもあるわけです。
その都度、マイクのボリュームを上下するのは面倒ですが、ミュートなら瞬時にマイクをオフにできます。
事前にどこを操作すればミュートできるかの確認や会議の運用ルールとして発言する場合だけマイクをオンにするなどを決めておきましょう。
テレワーク会議ツールにもChatworkが役に立つ
テレワークで会議をおこなうには、Web会議のシステムやツールを導入するのが費用も抑えられ適しています。
さまざまなWeb会議のシステムやツールがあるので、自社のニーズに合うものを選びましょう。
Chatworkでは、チャット機能とは別に「Chatwork Live」という音声通話やビデオ通話の機能を備えています。
Chatwork Liveは、無料の「フリープラン」では、1対1のWeb会議ができます。
さらに参加できる人数を増やしたり、セキュリティを強化したりするのであれば、有料プランにする必要があります。
参加メンバーの指定は、Chatworkでのグループチャット内で簡単に指定でき、通話が開始されたことが、チャットに表示されるため参加も簡単です。
また、Chatworkのチャット機能で議事録や議題を共有したり、ファイルや資料を送付し見ながら会議をすることも可能です。
さまざまな企業での導入実績もあるChatworkをテレワーク時のWeb会議ツールとしても活用してみてはいかがでしょうか。
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