テレワーク時の会議で必要なツールの選び方やコツ

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非接触でビジネス活動を行うことへの転換を求められる昨今、テレワークを導入する企業が増えてきました。テレワーク中であっても、通常業務だけでなく、オフィス勤務時同様に会議をおこなうこともあるのではないでしょうか。何の問題もなくスムーズに会議をおこなうには、どのようなツールを選べばいいのでしょうか。

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テレワーク中の会議ならWeb会議で

かつて、離れた場所にいるもの同士で会議をおこなう場合「テレビ会議」が主流でした。けれども、近年はインターネットの普及などによってWebで会議をおこなうことも増えています。以下では、Web会議のメリットやテレビ会議との違いを紹介します。

Web会議の基本とメリット

従来のテレビ会議では、専用の機器と回線を使って、データのやり取りをしていました。画像や音声がクリアで、回線が途切れる心配がなく、コンピューターの知識がなくても操作できるのがメリットです。一方で導入コストや維持費がかさみ、ほかの用途では使えないことがデメリットでした。

一方、Web会議はインターネットに接続できてカメラとマイク付きのデバイスがあれば、どこでも会議をおこなえます。PCだけでなく、タブレットやスマートフォンといったモバイルデバイスでも可能です。

画像や音声のクオリティ、回線の安定度ではテレビ会議に敵いませんが、少人数で会議をおこなう分には問題ないでしょう。何よりも導入コストがテレビ会議より比較的安価であることが魅力です。

さらに、デバイス内部にある電子ファイルを送信したり、手元のPCの画面そのものを共有することも簡単にできます。

Web会議にはどのような種類があるのか

Web会議では、特定のサーバーが各デバイスから送られたデータの中継点となり、ほかのデバイスへデータを送ります。Web会議は、サーバーをどこに設置するかで「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型は、インターネット上にあるサーバーを利用する方法です。Web会議のシステムを提供する会社が管理やメンテナンスをおこなってくれるので、維持する手間はかかりません。その代わり、自社向けにカスタマイズしたくても限度があるのが難点です。

オンプレミス(on-premises)型は、自社でサーバーを保有し、その中でWeb会議システムを構築する方法です。premiseには構内や店内という意味があります。

自社のサーバーなので、カスタマイズが自由で、Web会議では不安なセキュリティ面をいくらでも強化できるのがメリットです。ただし、使えるまでには時間がかかり、管理の手間もかかります。専門的な知識も必要です。

すぐに専門的な知識なしでWeb会議を導入したい、少人数で利用したい、導入コストを抑えたいのであれば、クラウド型のほうが適しているといえます。

テレワークで使えるWeb会議システム・ツールを選ぶポイント

Web会議のシステムやツールは数多くあります。けれども、使い勝手がよくないとテレワークでは役に立ちません。どのような点に注目して選べばいいのでしょうか。

接続に安定性があるか

クラウド型のWeb会議では、デバイスとサーバーがデータをやり取りして、映像や音声が届くようになります。このデバイスとサーバーのやり取りが不安定だと、映像が固まったり、音声が途切れたりする不具合が発生して、スムーズに会議ができません。

もちろんデバイスが接続するインターネット回線にも左右されますが、常にサーバーへアクセスできる安定性も重要です。時間や曜日、デバイスの種類に影響されず、安定して接続できるサーバーを用意しているWeb会議を選びましょう。

人数制限

Web会議は、システムやツールによって一度に参加できる人数に制限があります。せっかく導入しても必要な人数が参加できなければ意味がありません。システムやツールの中には、プラン次第で参加できる人数が増やせるものもあります。選ぶ前に、どれくらいの人数を参加させたいのか把握しておきましょう。

簡単に使うことができるか

Web会議は多機能であるほど、さまざまなことができますが、使いこなすのは大変です。発言や資料の共有など、何かするたびに必要な機能を探して迷うようでは、スムーズな会議ができません。

そうならないよう、Web会議のシステムやツールは、画面を見るだけで説明書を読まなくても直感的に使えるのが理想です。

有料で利用する場合でも、無料で利用できるプランがあると、自社の使い方に合っているか事前に確認できます。

そこで、おすすめしたいのが「Chatwork」です。

Chatworkでは、チャット機能とは別に「Chatwork Live」という音声通話やビデオ通話の機能を備えています。あらかじめ参加するメンバーを指定し、Web会議を開催することが可能です。

参加メンバーの指定は、グループチャット内で簡単に指定できます。通話が開始されたことが、チャットに表示されるため参加も簡単です。

PCからはブラウザ、スマートフォンやタブレットからはアプリを介してアクセスできるので、インターネット回線とデバイスがあれば簡単に導入できます。同じグループチャットに所属していれば、社外の人とも通話が可能で、画面の共有も可能です。

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無料の「フリープラン」では、1対1のWeb会議ができます。さらに参加できる人数を増やしたり、ユーザー管理をしたり、セキュリティを強化したりするのであれば、有料のプランがおすすめです。

さまざまな企業での導入実績もあるChatworkをテレワーク時のWeb会議ツールとしても活用してみてはいかがでしょうか。

テレワーク時に会議をスムーズに進めるコツ

どんなにWeb会議のシステムやツールが優れていても、上手に使いこなせなければ、会議をスムーズに進められません。テレワークでも滞りなく進めるには、どのような点に気をつければいいのでしょうか。

会議の終了時間を決めておく

テレワークは、オフィスで働くのと違い、時間の区切りがあいまいになりがちです。そのため、Web会議をしていると、つい長々と話し込んでしまい、無駄に時間を費やす恐れがあります。

そうならないよう、あらかじめ会議の終了時間を決め、その中ですべての議題を進行できるようにしましょう。人間の集中力を考えると長くても45分以内には終わらせたいところです。

早く終わらせるには、進行役が会議の流れをコントロールしなければいけません。意見交換では、どのタイミングで区切るか目安をつけたり、結論に至れるように誘導したりしましょう。ときには未決のまま次の会議に持ち越す決断も必要です。

また、あらかじめシステムやツールの操作に慣れて、必要なときにすぐ資料を提示できたり、画面を切り替えたりすることなども、スムーズにWeb会議を進行することにつながります。

発言しないときはミュートにしておく

Web会議で最も起こりがちなトラブルは、「音声が伝わっていない」という問題です。インターネット回線の状況にも左右されますが、ちょっとした操作に気を配るだけで解決できます。それが「ミュート」です。

マイクの音声がオンになっていると、自分から発した音は全部相手に伝わってしまいます。家族がいると、生活音や話し声まで聞かせてしまうかもしれません。

また、Web会議のシステムやツールの中には、一度に複数の音声を拾えず、どれかひとつの音声しか拾えないものがあります。そうなると、自分がうっかり音を出したばかりに、発言している相手の音が妨げられて、伝わらない恐れもあるわけです。

その都度、マイクのボリュームを上下するのは面倒ですが、ミュートなら瞬時にマイクをオフにできます。事前にどこを操作すればミュートできるか確認しておきましょう。

まとめ

テレワークで会議をおこなうには、Web会議のシステムやツールを導入するのが簡単で、費用も抑えられます。さまざまなWeb会議のシステムやツールがあるので、自社のニーズに合うものを選びましょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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