テレワークはコミュニケーション不足に陥りやすい?その原因と対策

テレワーク
AWAY

目次

テレワークは、遠隔でさまざまな業務や会議がおこなえるため、取り入れる企業は年々増加傾向にあります。一方で、テレワークにおけるコミュニケーション不足が、多くの企業で課題となっていることも事実です。

この記事では、テレワークによるコミュニケーション不足が発生する原因や、起こりうるさまざまなリスクについて紹介します。また、テレワーク中のコミュニケーション不足を解消するための「対策方法」についても触れています。

「テレワークの導入を検討しているがコミュニケーションに不安がある」「テレワークでコミュニケーション不足になっている」ときの解決策として参考にしてください。

▶︎お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

なぜテレワークはコミュニケーション不足に陥りやすいのか

そもそも、テレワークはなぜコミュニケーション不足に陥りやすいのでしょうか。遠隔で業務をおこなえるというテレワークのメリットを活かすためには、コミュニケーション不足の解消が欠かせません。

まずは、テレワークのどの部分にコミュニケーション不足をまねく原因があるのか、自社でも確認する必要があります。ここからは、テレワークでコミュニケーション不足になる原因について見ていきましょう。

そもそもコミュニケーションが取りにくい

テレワークで働く環境自体が、そもそもコミュニケーションを取りにくい状態です。

社員同士の作業場所が離れているため、リアルタイムで会話をすることが難しいのも原因のひとつとして挙げられます。

会話をしようとするたびにビデオ通話や電話などで通話をつないでいては、作業効率も低下してしまい、どうしてもコミュニケーションを取る頻度が落ちてしまうためです。

また、コミュニケーションが業務に関わる報告や連絡のみになりやすく、褒める、褒められる機会が減少します。

褒めること以外にも「作業の邪魔になるのでは」という配慮が業務以外の会話を減少させ、コミュニケーション不足に陥ると考えられます。

認識違いが生じやすい

テレワークでは、チャットやメール、社内SNSなどのテキストメッセージによるやり取りが主流です。

そのため、文章の読み取り方に差が出てしまうなど、細かなニュアンスが伝わりにくくなります。

お互いの反応が見えにくいため、伝えたい側が意図していない受け取り方になるなど、情報伝達に食い違いが発生する可能性があります。

認識の違いが頻繁に発生すると、積極的にコミュニケーションを取ろうとする意欲が低下します。

その結果、さらなるコミュニケーション不足をまねく悪循環に陥ってしまうのです。

タイムラグが生じやすい

テレワークでは社員間の業務状況が見えづらく、情報などを伝えたタイミングで相手がリアルタイムに受け取れないことが多くあります。

すぐに確認したい相談事項やすぐに欲しい情報などが伝わるまでに、タイムラグが生じやすい状況です。

相手の時間を奪わないことがテキストメッセージの利点ですが、上述のような特徴についても把握しておく必要があります。

コミュニケーション不足で起こるトラブル

テレワークの導入によってコミュニケーション不足が慢性化すると、業務や人間関係のあらゆる面でトラブルが発生します。

トラブルが発生した場合、具体的にどのようなことが業務や経営に影響してくるのでしょうか。

ここからは、コミュニケーション不足によって起こるトラブルや会社全体への影響について見ていきましょう。

企業文化の醸成や信頼関係の構築が困難になる

テレワークは、既存の社員だけがおこなうものではありません。

新入社員や異動してきたメンバーがテレワークを行っている場合、信頼関係の構築がうまくいかない恐れがあります。信頼関係がうまく構築できず社員間での疎外感や孤独感が高まると、離職につながる場合もあるでしょう。

信頼関係の構築は、社内風土や業務効率にも影響します。うまく信頼関係が構築できないとチームとして働いている実感が得られず、企業文化の継承・醸成も困難になるためです。

実際にテレワークによってコミュニケーションが不足していると感じるのであれば、早急に対策を講じる必要があります。

生産性の低下

テレワークによってコミュニケーション不足に陥ると、社内の生産性が低下します。

テキストでのやり取りによって誤読が発生し、認識のずれや誤解などの小さなトラブルが起こりやすくなるためです。

トラブル解決のために誤解を解く時間が必要になるなど、実務以外の割合が増加します。

結果的に業務効率が低下するため、積み重なるうちに社内全体の生産性低下をまねく原因となります。

上司が成果に気づかない、評価につながらない

テレワークでは、業務の成果や進捗状況が把握しづらい状況になります。

人事評価において成果の見落としが発生していると、適切に評価されず不満やモチベーションの低下をまねく恐れがあります。

すると、さらに生産性が低下し、場合によっては離職率の上昇や収益にまで影響する原因になりかねません。

コミュニケーション不足を軽視していると、このようなトラブルに気づくことができない可能性があります。

テレワーク時のコミュニケーション不足を解消するには

テレワークによるコミュニケーション不足を解消するには、積極的にコミュニケーションを取ろうという意識改革が必要です。

では、具体的にどのようにして、コミュニケーションを積極的に取る環境を構築すればよいのでしょうか。ここからは、コミュニケーション不足を解決するためにできる「対策方法」について紹介します。

コミュニケーションツールを導入する

コミュニケーション不足を解消するために、コミュニケーションツールを導入するのも手段のひとつです。

メールや電話でのコミュニケーションでは、ビジネスマナーなどを気にするあまり気軽なやり取りができなくなります。

新たなコミュニケーションツールを導入することで、仕事に対する悩みなども気軽に相談できる環境を作ることができます。テレワーク中だからこそ、手軽なツールを利用してコミュニケーションの活性化を図っていきましょう。

また、コミュニケーションツールには、チャットツールやWeb会議システム、タスク管理ツールなどのさまざまな機能をもつものもあります。

テレワーク中におすすめのツールに関しては、以下のページで詳しく紹介しています。ぜひ合わせてご参照ください。

▶︎テレワークとは?導入メリットと必要なシステム

また、Chatworkであれば上述のような多彩なツール機能が備わっており、手軽なコミュニケーションをおこなうツールとして最適です。コミュニケーションツールとしてだけでなく、社外とのやり取りやプロジェクトごとのチャットルーム、タスク管理などもおこなえます。

テレワークによるコミュニケーション不足の解消と同時に、業務の効率化やWeb会議の導入をご検討の際には、ぜひChatworkをご活用ください。

▶︎Chatwork - ビジネスコミュニケーションをこれひとつで

コミュニケーションの取り方にルールを定める

コミュニケーション不足を解消するためには、コミュニケーションの取り方についてルールを明確にしておくのもよいでしょう。

たとえば、定期的に出社日を設ける、業務時間中にコミュニケーションを取る時間を設定するなどの方法です。

とくに、上下関係を取り払ったフラットな発言環境を整えることが重要になります。コミュニケーションを取る時間を設けていても、発言しづらい環境になっていると効果がでないためです。

また、チャットツールなどで気軽にやり取りできる環境を作れば、メールにおけるビジネスマナーの定型文なども不要になります。業務に関する悩み相談から気軽な雑談も容易におこなえるようになるため、コミュニケーションの活性化に役立ちます。

1on1面談を実施する

テレワークにおけるコミュニケーション不足の解消には、1on1面談の実施も有効な手段です。
対面で実施できない場合は、オンライン上のビデオ通話機能などを活用しておこなう方法もあります。

テレワーク時に発生しやすいコミュニケーション不足の問題を吸い上げるほか、チームでは発言しづらい新入社員の悩みなども聞くことができます。業務に関する問題点だけでなく、コミュニケーションにおける問題が把握しやすくなるのも特徴です。

1on1面談を通じて意見を抽出することで、コミュニケーション不足による不安解消や信頼関係の構築にもつながります。

まとめ

テレワークによるコミュニケーション不足は、会社全体の業務効率や収益にも影響する重要な課題です。

可能な限りテレワークの導入と同時にコミュニケーションを取る環境も構築し、問題点や不安の抽出に役立てましょう。

テレワーク導入をご検討の企業さまにおすすめの資料

はじめてのテレワーク

このお役立ち資料ではテレワーク導入のために企業がするべき準備をまとめました。

感染症の予防の観点から、テレワークを推奨する動きが広がっている一方で、「まだ何も準備ができていない」、「どうやってはじめれば良いかわからない」などという声も聞かれます。

  • なぜ今テレワークが必要なのか
  • テレワーク導入のために企業がするべき準備は何なのか
  • Chatworkがテレワーク企業に選ばれる理由

などを解説します。貴社のテレワーク導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

ダウンロード
Chatwork

Chatwork

Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

関連記事