テレワークがコミュニケーション不足に陥りやすい原因と対策方法とは？

テレワークは、遠隔でさまざまな業務や会議がおこなえるため、取り入れる企業は増加傾向にありますが、テレワークにおけるコミュニケーション不足が課題となっていることも事実です。

テレワークによるコミュニケーション不足が発生する原因はどのようなものがあり、コミュニケーション不足からどのようなリスクに発展していくのでしょうか。

原因やリスクを理解し、テレワーク中のコミュニケーション不足を解消するための対策方法を用意しておきましょう。

テレワークの導入を検討しているがコミュニケーションに不安がある、テレワークでコミュニケーション不足になっている、ときの解決策として参考にしてください。

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なぜテレワークはコミュニケーション不足に陥りやすいのか

そもそも、なぜテレワークはコミュニケーション不足に陥りやすいくなるのか原因を把握しましょう。 テレワークのメリットを活かすためや効果的なテレワークをおこなうには、コミュニケーション不足の解消が求められます。

コミュニケーションが円滑にいくかどうかはテレワークの成功に大きな影響を与えるので、コミュニケーション不足になる原因を理解し適切な対応が求められます。

テレワークではコミュニケーション機会が減る

テレワークで働く環境自体が、そもそもコミュニケーションを取りにくい状態です。

社員同士の作業場所が離れているため、リアルタイムで会話をすることが難しいのも原因のひとつとして挙げられます。

会話の度にビデオ通話や電話などをすると作業効率も低下してしまい、どうしてもコミュニケーション頻度が落ちてしまうためです。

また、コミュニケーションが業務に関わる報告や連絡のみになりやすく、褒める、褒められる、雑談するなどの機会が減少します。

褒めること以外にも「作業の邪魔になるのでは」という配慮が業務以外の会話を減少させ、コミュニケーション不足につながります。

認識違いが生じやすい

テレワークでは、チャットやメール、社内SNSなどのテキストメッセージによるやりとりが主流です。

そのため、文章の読み取り方に差が出てしまうなど、細かなニュアンスが伝わりにくくなります。

お互いの反応が見えにくいため、伝えたい側が意図していない受け取り方になるなど、情報伝達に食い違いが発生する可能性があります。

認識の違いが頻繁に発生すると、積極的にコミュニケーションを取ろうとする意欲が低下した結果、さらなるコミュニケーション不足につながるという悪循環に陥ってしまうのです。

タイムラグが生じやすい

テレワークでは社員間の業務状況が見えづらく、情報などを伝えたタイミングで相手がリアルタイムに受け取れないことが多くあります。

すぐに確認したい相談事項やすぐに欲しい情報などが伝わるまでに、タイムラグが生じやすい状況です。

タイムラグが生じるとコミュニケーション不足というよりも、効果的なコミュニケーションが取れていないともいえます。

即時性や緊急性があまりない内容であれば、積極的にコミュニケーションを取るという必要性も少なくなり、必要最低限のコミュニケーションで終わってしまう、コミュニケーションを取らずに自分で解決する、遠慮してコミュニケーションを取りにくい、などの状態につながる場合もあります。

テレワークのコミュニケーション不足のリスク

テレワークでコミュニケーション不足が慢性化すると、業務効率や人間関係のあらゆる面でトラブルが発生するリスクがあります。

テレワークのコミュニケーション不足が招くリスクを把握することで、コミュニケーション不足を解消する方法や意識付けにつながります。

コミュニケーション不足がテレワークにどのようなリスクがあるかを見ていきましょう。

企業文化の醸成や信頼関係の構築が困難になる

テレワークは、既存の社員だけがおこなうものではありません。

新入社員や異動してきたメンバーがテレワークをおこなっている場合、信頼関係の構築がうまくいかない恐れがあります。

信頼関係がうまく構築できず社員間での疎外感や孤独感が高まると、テレワーク中のストレスや離職につながる原因になる場合もあるでしょう。

また、信頼関係の構築は、社内風土や業務効率にも影響します。

うまく信頼関係が構築できないとチームとして働いている実感が得られず、企業文化の継承・醸成も困難になるためです。

テレワークで働くことが前提の企業ではなく移行する、導入する企業の場合は、会社への愛着や働きやすさを感じられるようにテレワークを運用する必要があるでしょう。

生産性の低下の恐れや業務ストレスの増加

テレワークによってコミュニケーション不足に陥ると、社内の生産性が低下します。

コミュニケーション不足による、認識のずれや誤解などの小さなトラブルが起こりやすくなる、テレワーク環境や運用の仕方にストレスを感じてしまうなどが原因と考えられます。

小さなトラブルであっても、解決のために誤解を解く時間が必要になるなど、実務以外の割合が増加します。

また、管理体制や運用体制の不備や過度な監視のような方法をとっている場合は、働きにくさやストレスを与えてしまい、生産性低下につながります。

どちらが原因にせよ、結果的に業務効率が低下するため、積み重なるうちに社内全体の生産性低下をまねく原因となります。

評価や運用に不満が高まる可能性

テレワークでは、業務の成果や進捗状況が把握しづらい状況になります。

人事評価において成果の見落としが発生していると、適切に評価されず不満やモチベーションの低下をまねく恐れがあります。

モチベーションの低下や不満を持つことで、さらに生産性が低下し、場合によっては離職率の上昇や収益にまで影響する原因になりかねません。

コミュニケーションが不足することによって、正しい評価をすることができないことにもつながりますし、不満を持ちモチベーションを低下していること自体すら、気がつけない可能性もあるでしょう。

コミュニケーション不足によるリスクは会社全体に影響を及ぼす問題につながりますので、コミュニメーションの活性化をテレワークでは特に意識しましょう。

テレワークのコミュニケーション不足への対策方法

テレワークによるコミュニケーション不足を解消するには、積極的にコミュニケーションを取ろうという意識改革や環境の整備が必要です。

コミュニケーションを積極的に取る環境を構築するための、コミュニケーション不足を解決するためにできる対策方法を見ていきましょう。

コミュニケーションツールを導入する

コミュニケーション不足を解消するために、コミュニケーションツールを導入するのも手段のひとつです。

メールや電話でのコミュニケーションでは、ビジネスマナーなどを気にするあまり気軽なやり取りができなくなります。

新たなコミュニケーションツールを導入することで、仕事に対する悩みなども気軽に相談できる環境を作ることができます。

テレワーク中だからこそ、手軽なツールを利用してコミュニケーションの活性化を図っていきましょう。

また、コミュニケーションツールには、チャットツールやWeb会議システム、タスク管理ツールなどのさまざまな機能をもつものもあります。

コミュニケーションのルールを定める

コミュニケーション不足を解消するためには、コミュニケーションの取り方についてルールを明確にしておくのもよいでしょう。

たとえば、定期的に出社日を設ける、業務時間中にコミュニケーションを取る時間を設定するなどの方法です。

とくに、上下関係を取り払ったフラットな発言環境を整えることが重要で、コミュニケーションを取る時間を設けていても、発言しづらい環境になっていると効果がでないためです。

また、チャットツールなどで気軽にやりとりできる環境を作れば、メールにおけるビジネスマナーの定型文なども不要です。

業務に関する悩み相談から気軽な雑談も容易におこなえるようになるため、コミュニケーションの活性化に役立てるでしょう。

1on1面談を実施する

テレワークにおけるコミュニケーション不足の解消には、1on1面談の実施も有効な手段です。

対面で実施できない場合は、オンライン上のビデオ通話機能などを活用しておこなう方法もあります。

テレワーク時に発生しやすいコミュニケーション不足の問題を吸い上げるほか、チームでは発言しづらい悩みなども聞くことができます。

業務に関する問題点だけでなく、コミュニケーションにおける問題が把握しやすくなるのも特徴です。

1on1面談を通じて意見を抽出することで、コミュニケーション不足による不安解消や信頼関係の構築にもつながります。

テレワークのコミュニケーションにChatwork

テレワークによるコミュニケーション不足は、会社全体の業務効率や収益にも影響する重要な課題です。

可能な限りテレワークの導入と同時にコミュニケーションを取る環境も構築し、問題点や不安の抽出に役立てましょう。

また、テレワークのコミュニケーションにはChatworkが活用できます。

Chatworkはテレワーク中でも気軽なコミュニケーションをおこなうツールとして最適です。

また、コミュニケーションツールとしてだけでなく、社外とのやりとりやプロジェクトごとのチャットルーム、タスク管理などもおこなえ業務の見える化にもつながります。

テレワークによるコミュニケーション不足の解消と同時に、業務の効率化やWeb会議の導入をご検討の際には、ぜひChatworkをご活用ください。

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