テレワークができない?テレワーク失敗の原因と成功のポイント

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2020年からの新型コロナウイルス感染症拡大対策の一環や政府のテレワーク推進を受けて、テレワークの導入を検討する企業が増加しました。

テレワークは以前より一般的になってきている状況ではありますが、いまだテレワークの導入に踏み切れない企業や導入を失敗してしまう企業もあります。

テレワークの導入や適切な運用ができない原因、テレワークを成功へ導くポイントについて紹介します。

テレワークの導入率は増加傾向になる

東京都のテレワーク導入率は、2020年3月には24.0%でしたが、4月には62.7%にまで急増しています。

とくに、従業員300人以上の企業における導入率は8割近くなっており、テレワークを導入する企業が大半であることがわかります。[※1]

働き方の多様化によるテレワークやWeb会議の導入などは、以前から注目されていましたが、新型コロナウイルス感染拡大防止のための、政府や自治体の呼びかけをきっかけに、テレワークの導入を経営戦略のひとつとして取り入れた企業が多いようです。

一方で、従業員30~99人の企業では約5割程度にとどまっており、中小企業での導入率は大企業よりも低い傾向にあります。

中小企業を中心にテレワークがはじめられていない企業はまだまだ多いことが分かります。

テレワークができない・テレワーク失敗の理由

テレワークを導入する企業が増加しているにもかかわらず、特に中小企業では導入できていない、またはうまく運用できなかったという理由には、どのようなものがあるのでしょうか。

紙中心のワークフローが残っている

業務の進行に関して、事務・決裁処理や勤怠管理などを紙を使ったワークフローでおこなっている場合、「決裁書類を印刷して押印してもらう」「確認用に資料を印刷しないといけない」といった状況が発生します。

こうなるとテレワーク自体は導入できても、担当者は業務のたびに出勤することになってしまいます。

テレワークをおこなうためにはペーパーレス化やIT化、デジタル化が必要になるので、アナログな作業、紙中心の業務が多い状況下ではテレワークを導入する下地がないともいえます。

従業員の労働状況を把握する手段がない

テレワーク中は、いつ出勤したか、退勤したかを従業員の姿で直接確認することができません。

そのため、物理的に出社しなくても、労働時間を正しく記録できるようなツールの導入は必須です。

オフィスワークでは打刻システムなどを利用していな企業もあるかもしれませんが、テレワークを導入するのであればオンラインで利用できる勤怠管理システムの導入が必要になるでしょう

セキュリティ対策ができていない

セキュリティ対策が整っていないままテレワーク導入にふみきった場合、従業員が私物のPCや公共のフリーWi-Fiで作業する可能性があります。

セキュリティリスクがある中で業務をおこなうのは危険な行為ですし、データが消失したり、社員が社内情報を持ち出してしまうリスクも考えられます。

また、外部メモリの紛失や、画面の覗き見、フリーWi-Fiに接続することによる情報漏洩の可能性も否定できません。

直接会話する以外のコミュニケーション手段がない

テレワークは従業員それぞれの自宅やコワーキングスペースなどで業務をおこなうため、ほかの社員と顔を合わせる機会が減少します。

Web会議などを導入していない場合、顔を合わせて話す機会がほとんどなくなり、情報共有できる機会も少なくなるでしょう。

個々の業務にのみ集中しがちになるため連絡がうまく取れず、複数人で連携する必要のある仕事の進行を妨げる可能性があります。

テレワークができないを改善させるポイント

テレワークができないと諦めてしまう前に、どのような改善をすればテレワークが適切に導入できるのかを検討することが重要です。

テレワーク導入を成功させるためのポイントについて紹介します。

ワークフローを見直す

テレワークの導入にあたり、まずはペーパーレス化を推進しましょう。

ペーパーレス化の第一歩として、社内会議やその他意思決定の方法などにおける現状を把握し、オンラインで作業を進められるよう、ワークフローを整えることで、スムーズにテレワークに移行することができます。

すべてではなく、ペーパーレス化がおこなえる業務を優先的に進めることで、部署や職種によってはテレワークの導入を部分的に先行できるというメリットも得られるでしょう。

労働時間や状況の管理をする

始業時・終業時に上司に連絡を入れる、勤怠管理システムを導入するなど、労働時間の「見える化」をおこないましょう。

労働時間を可視化できれば、部下の勤務が長時間労働になっていないかを把握することが容易になるため、業務負担の偏りを防ぐことができます。

また、従業員の労働時間だけではなく、勤務状況もある程度把握できる仕組みがあると望ましいでしょう。

たとえば、業務の成果、実績だけでなく、業務スピードやプロセスの評価、レスポンススピードなどを可視化し、人事評価に盛り込むようにすることで、従業員の自己管理をサポートすることもできます。

十分なセキュリティ対策をする

テレワークの実施には情報漏洩のリスクが伴いますので、セキュリティ対策のガイドラインを作成して社員に周知しましょう。

  • 資料の持ち出しは報告する
  • 作業環境やPCの管理方法をマニュアル化
  • データの保存、保管、共有方法を周知
  • データの暗号化
  • ウイルス対策ソフトなどの導入

などデータの管理を企業内で統一し、従業員に任せきりにならないように対策をおこなうことが大切です。

コミュニケーションツールを導入する

遠隔でのコミュニケーションを円滑にするためには、コミュニケーションツールを導入することが重要です。

テレワーク中はオンラインでのコミュニケーションツールの利用が不可欠なので、使いやすく効率的に情報共有ができるものが適しています。

Chatworkはスムーズなコミュニケーションを実現するビジネスチャットツールです。

「チャット機能」だけではなく、顔をみながらの情報共有や画面共有をおこなうことができる「Web会議機能」、タスクの割り当てや実施状況の確認ができる「タスク管理機能」も備えています。

また、ChatworkはGmailやGoogle Calendarなど、さまざまなジャンルのツールと連携させることで、各ツールの通知を集約することが可能です。

すでに導入済みのツールとChatworkを連携することでテレワークや情報共有、コミュニケーションの効率化が加速し、業務時間の短縮にもつながるでしょう。

テレワークができない理由を解消しよう

テレワークがうまくできない背景には、設備やルール、従業員の意識など、さまざまな要因があります。

職種だけでなく社内の部署によってもテレワークの可否が異なるため、業務内容に合った活用をおこなうことが重要です。

また、テレワークができない状態というのは、デジタル化やペーパーレス化、IT化などもおこなえていない状態でもあり、業務効率や生産性が悪い状態かもしれません。

テレワークを導入する際には、単純に制度を導入するだけでなく、社内ルールの整備や慣習の見直しを含めて取り組みましょう。

[※1]出典:東京都新型コロナウイルス感染症対策本部 
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/05/12/10.html

テレワークをこれから導入したい方へ
テレワーク導入で見直すべき日常業務とは

今までオフィス出社が前提であった組織がテレワークを導入しようとすると、 おこなってきた業務がうまくいかないトラブルに直面することがあります。

テレワークを導入する前に、日常業務のあり方をテレワークに対応できるよう見直すことが必要です。 今すぐ見直せる日常業務と、改善の具体例を紹介します。

【主な内容】

  • テレワーク導入時のよくあるトラブル事例
  • テレワーク導入の見直し対策

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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