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テレワークは残業が増える？テレワーク中の残業の原因と解決法
目次
新しい働き方としてテレワークを導入する企業が増えてきましたが、これまでの働き方とは異なる部分が多いテレワークの課題も浮き彫りになりはじめました。
テレワーク中の残業の扱いや管理もテレワークならではの課題といえるでしょう。
テレワークにおける残業の実態や、残業が増加してしまう場合の原因、残業を減らす方法について紹介します。
テレワークでは残業が増えるのか
まず、昨今のテレワークの普及をふまえ、残業時間の実態をみていきましょう。
日本労働組合総連合会「テレワークに関する調査2020」[※1]では、以下の結果が出ています。
2020年4月以降、テレワークで残業代支払い対象となる時間外・休日労働があったかという問いに対し、18～29歳の51.6％が残業は「よくあった」「ときどきあった」「まれにあった」と回答しました。
また、パーソルキャリア株式会社が運営する「まいにちdoda - はたらくヒントをお届け」サイトの編集部によって実施された「リモートワークに関するアンケート」[※2]では、「テレワーク時の残業時間が、出社しているときと比べてどうだったか」という問いに対し、残業が「大幅に増えた」もしくは「増えた」と答えた人は34.2%でした。
このことから、約1/3の人が、テレワークにおいて残業が増えていると感じていることがわかります。
以上の調査結果から、残業はテレワーク導入における課題のひとつだといえるでしょう。
しかし、テレワークということだけで残業が増えているというわけではなく、テレワーク中の残業の扱いや管理の仕方、テレワークでの働き方のルール整備などが適切でないことも要因と考えられます。
テレワークで残業が増える課題とは
テレワークで残業が増える課題とはなんなのでしょうか。
残業が増える要因となっている可能性のあるテレワークの課題点について見ていきましょう。
社内コミュニケーションが取りにくい状態である
テレワークでは、今まで短時間で済んでいた社員同士のやりとりが長くなる傾向にあります。
顔を合わせてコミュニケーションを取る機会が減少すると、コミュニケーション手段の中心となるのはメールか電話です。
しかし、メールは作成や相手からの返答を待つ時間などに対面でのやりとりでは発生しない無駄な時間が生じてしまいます。
また、電話は応対の間にほかの作業をすることがまったくできません。
受信者の時間を奪うだけではなく、発信者も、相手の業務状況などの都合に配慮しているうちに、いつのまにか時間が経過することもあるでしょう。
情報共有や確認、連絡のレスポンスにかかる時間が増加してしまうことは、残業時間が増えるひとつの要因となっています。
従業員の勤務状況が管理できていない
テレワークでは社員間でお互いが働いている姿が確認できないため、管理職にとって部下を管理しにくい状況になりやすいです。
姿が見えないことで、監視のようなことをするのは効果的ではありませんが、勤怠管理がしっかりおこなわれていなければ、サボりが生まれるということではなく隠れ残業や隠れ休日出勤のようなことも起こりえます。
勤怠管理システムで打刻をしていても、それ以外の時間で作業してしまうなども問題ですし、自分の意志で打刻するまでは残業をしやすい環境であることもテレワークで残業が増えてしまう要因でしょう。
勤怠管理だけでなく、残業のルールや残業を抑制する環境づくりなどをおこないことも検討しなければいけません。
テレワークの残業の原因を解決するには
テレワークでの残業を減らすためには、オフィスワークや出社勤務とは異なる仕組みやルールづくりが必要です。
テレワークでの残業の原因を生まないための仕組みづくりのポイントについて紹介します。
労働時間の管理を徹底する
テレワークの残業を減らすには、まず労働時間の管理を徹底する必要があります。
勤怠管理システムの導入などによって勤務時間の見える化し、把握できていない残業時間をチェックしましょう。
勤怠管理システムを導入しない場合でも始業時・終業時を上司に申告するなど、勤務時間の把握ができる仕組みを構築しましょう。
残業事前申告制度を導入して、どうしても必要な残業が発生するときに活用するようにルール化する方法もあります。
また、テレワークで業務をおこなうとき、社内のシステムに外部からアクセスする形態をとっている企業は多いでしょう。
しかし、業務時間外でも仕事に取り組めるようになっていると、定められた時間を超えて働くことにつながります。
土日祝日などの休日や、深夜は社内システムにアクセスできないように設定することで、時間外労働の発生をふせぎましょう。
これにより、休日出勤や過度な残業を減らすことができるだけでなく、「決められた時間までに業務を終えなければならない」という集中力を引き出すことができる可能性もあります。
業務の内容や結果を可視化する
テレワーク中は出社時よりも業務に集中し、効率をあげる必要があります。
そのためには、業務の内容・進捗状況や結果を可視化させ、上司やほかの社員と共有できる仕組みを構築することが有効です。
こうすることで、従業員が相互に監視できるだけではなく、タスクに遅れが出てきた場合のフォローがしやすくなります。
チームで業務に取り組んでいるという一体感を実感できるため、チームワーク向上にもつながるでしょう。
さらに、労働時間だけではなく、業務の成果を人事評価に含めるようにすることで、従業員のモチベーションアップも期待できます。
コミュニケーションツールを見直す
テレワーク中に利用が増えがちな電話やメールは、各従業員の時間を大幅に奪ってしまう可能性があります。
そのため、残業時間削減のためには、コミュニケーションツールを見直すこともおすすめします。
特にビジネスチャットメールのような定型文が必要なく、コミュニケーションに必要な時間の大幅な短縮につながります。
テレワークの残業時間の削減に取り組もう
テレワーク時は管理者が従業員の姿を見ることができない分、残業の実態把握や問題意識が希薄になりがちです。
ビジネスチャットの導入は、コミュニケーションにかかるコストを大幅に削減する効果があるだけではなく、従業員の仕事見える化にも繋がります。
Chatworkはビジネスチャットのひとつで、多数の企業で導入されているツールです。
Chatworkは「チャット機能」以外にも、顔を見て会話のできる「Web会議機能」やタスクの進捗管理ができる「タスク管理機能」をそなえています。
テレワーク中の残業削減方法として、ぜひChatworkの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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[※1]出典：2020年6月30日日本労働組合総連合会「テレワークに関する調査2020」
https://www.jtuc-rengo.or.jp/info/chousa/data/20200630.pdf?42
[※2]出典：2020年5月6日パーソルキャリア株式会社「リモートワークに関するアンケート」
https://mainichi.doda.jp/article/2020/05/06/1874
