テレワークの労務管理はどうする？労務管理の課題と解決方法を解説

テレワークが普及し、従業員がオフィスに出社しないことで、これまでの労務管理方法では課題が生まれています。

テレワーク中の労務管理や就業状況をどう把握するか頭を悩ませている人事担当者も多いのではないでしょうか。

テレワーク中の労務管理ををどうすればよいのか、テレワークの労務管理における現状と課題を紹介します。

テレワーク中の労務管理の課題

テレワークにより従業員が出社しなくなると、出社時におこなってきた手続きや管理者が従業員の就業状況を目で見て確認することができなくなります。

テレワークにおいては、テレワークに適した労務管理方法が必要になりますが、これまでの労務管理方法ではテレワーク中はどのような課題が生じるか見ていきましょう。

労働時間の把握が困難になる

テレワーク中は、従業員が出社時刻をタイムカードで打刻することができません。

日本労働組合総連合会（JTUC）が実施した、全国18～65歳の会社員や公務員、パート、アルバイトなどを対象にした労働時間の管理方法に関するアンケートによると、テレワークを実施している組織では、タイムカードの代わりに労働時間の管理に以下の方法がとられているようです。[注]

しかし、従業員99人以下の小規模企業においては、時間管理をしていない企業が23.5%と突出して多い結果でした。

自己申告の割合も高いため、正確な労務時間の管理ができていない企業が多いといえます。

就業状況の把握が困難になる

勤怠管理について適切な工夫をしていないと、プライベートの空間では仕事のオンオフがうまく切り替えられない従業員も出てきます。

特に自宅は他人の目がない空間であり、オフィスと同じように働けない可能性が比較的高いです。

また、テレワーク中は、各従業員がどれくらい多くの仕事を抱えているかの把握もしづらいです。

しかし、管理者による仕事量の把握が不十分だと、業務量に偏りが生まれ、長時間労働になる従業員が出てくる可能性があるでしょう。

さらに、前述の「労働時間の把握が困難になる」課題のために、長時間労働が発見されにくいという問題もあります。

人事評価が困難になる

就業状況の見えにくいテレワーク中は、人事評価も困難になります。

成果が明らかな仕事であれば評価もしやすいですが、実際は成果が目に見えない仕事も多くあるでしょう。

成果での評価が難しい場合は、通常はプロセスを評価します。

しかし、テレワーク中はプロセスの評価も困難です。

結果として適切な人事評価がおこなわれず、従業員から不満の声が出る可能性が高いです。

労災認定が困難になる

テレワーク中は労災認定が困難になるという問題もあります。

もちろんオフィスへ出社しなくても、業務に関連する傷病であれば労災保険は適用されます。

しかし、取り組んでいる仕事内容が明確になっていないと、その傷病が本当に業務に関連していたのかを把握することが難しいのです。

テレワーク中の労務管理：労働時間の管理方法

テレワークでの労務管理にはさまざまな課題があります。

まずは労務管理をするために、テレワーク中も従業員の労働時間を正確に記録できるようにしましょう。

勤怠管理ツールを利用する

最も簡単なのは、ネットワーク上で勤怠管理のできる勤怠管理ツールの導入です。

このシステムでは、従業員がインターネットに繋がっているデバイスさえ持っていれば、自宅からでも出勤の打刻ができます。

また、同じように給与の計算をネットワーク上でおこなえる給与計算システムも登場しています。

このようなツールと連携させることで、打刻情報と連携した給与計算も簡単に実現できます。

メールやチャットで報告する

メールなどで始業と終業の時間を管理者に報告するやり方もひとつです。

しかしながら、メールは「おつかれさまです」のような枕詞が必要であること、宛先の入力が必要であることから、報告漏れが発生しやすいといわれています。

また報告を受ける管理者としては、同じような時間に同じような内容が複数の人から届くため、すべてに対応しきれなくなる可能性があります。

PCのログを取得する

PCのログを取得して、PCの起動時間とシャットダウンの時間を見て、労働時間を把握する方法もあります。

人数の多い組織の場合、複数のPCのログ取得をまとめておこなえるツールも役に立ちます。

テレワーク中の労務管理：就業状況の把握

人事評価や労災認定のためには、従業員が今なにをしているのか見える化する必要あります。

タスクの内容や進捗報告をしっかりおこなえるようなしくみづくりをしましょう。

評価内容を明確化する

テレワークでは、従業員が働いている姿が見えない分、評価項目をより明確化し、仕事の内容と照らして評価をしやすいよう環境を整えることが必要です。

また、従業員本人にまかせ、自己評価ができる制度も取り入れましょう。

目標の達成や目標までのプロセスで評価できるようにする目標管理制度を取り入れるなどの工夫をするとよいでしょう。

タスク管理ツールを利用する

タスク管理ツールは本来、プロジェクトの進捗管理の意味合いで利用する場合が多いツールでもありました。

それぞれの従業員が何をしているのか把握するツールとしても役立つので、テレワーク中でも従業員の抱えている仕事の量や状況を確認できるため、業務過多による長時間労働の対策にもなるでしょう。

報告の方法を簡略化する

労務管理に「報告」を取り入れている場合、その方法を簡略化するのも解決策になりえます。

メールでは、見落としが発生したり、報告漏れが発生する可能性が高いため、ビジネスチャットを利用するのも選択肢のひとつでしょう。

また、報告内容に齟齬や抜け漏れがでないように、報告に関するルール作りをしましょう。

テレワーク中の労務管理にChatworkを活用しよう

中小から大企業まで、さまざまな企業でテレワークが進められるようになりました。

しかし、テレワークだと、オフィス勤務では問題にならなかった労務管理の問題が発生します。

テレワークの導入を成功へ導くためにも、労務管理の問題をしっかり把握したうえで、社内制度の整備と便利なツールの導入で本格的にテレワークを開始するとよいでしょう。

Chatworkはチャット形式のコミュニケーションツールで、管理者への報告を容易にするだけではなく、ビジネスに適したさまざまな機能が利用できます。

また、労務管理ツールのSmartHRと連携ができ、人事担当者の負担をへらすこともできます。

テレワークの労務管理の課題を解決する方法のひとつとして、ぜひChatworkの導入を検討してください。

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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

[注] 出典：日本労働組合総連合会　テレワークに関する調査2020
https://www.jtuc-rengo.or.jp/info/chousa/data/20200630.pdf?4