リモートワークにおいて労務管理はどう変わっていくのか?

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新型コロナウイルスの影響で、リモートワーク、テレワークが強く推奨されたことで在宅勤務を実施する企業は増えてきました。新しい働き方のひとつとしてリモートワークの仕組みを本格的に整える必要があります。

これまでのオフィスでの働き方とは異なり従業員の労働時間や休暇を管理する勤怠管理、業務中のケガや病気に対する労災認定、業績評価の仕方などはリモートワークで大きく変わるでしょう。

リモートワークにおける労務管理の適切な方法について解説します。

リモートワークでは労務管理も変わる

リモートワークでは、オフィスワークのときと労務管理が大きく変わります。

オフィスに従業員が集まっていれば、労働時間や休暇を管理する勤怠管理は容易です。
タイムカードでチェックしたり、上司が部下の存在を確認したりすることで、管理できるでしょう。また、業務中に社員がケガや病気になってしまった場合の労災認定も、その場にほかの社員がいれば認定しやすいといえます。

しかし、リモートワークでは、オフィスに社員がいるわけではありません。

自宅やサテライトオフィスにいる社員の労働時間はどれくらいなのか、休暇の取得状況などが目に見える状態ではなく、管理しづらいでしょう。労災認定などは、さらに判断しにくい状態です。

そのため、オフィスにいない社員の労務管理を適切におこなうという観点で、対応が必要になります。

リモートワークでの適切な労務管理とは?

オフィスにいない社員の労務管理という観点からリモートワークでの適切な労務管理はどうすればよいのでしょうか。

それぞれの管理項目における、リモートワークならではの適切な労務管理についてご説明します。

労働時間管理

リモートワークでは、時間外労働時間や休暇日数などの労働時間をより適切に管理する必要があります。
オフィスにいる社員の労働時間管理は簡単かもしれませんが、リモートワークだと姿が見えないので難しくなります。

従業員から申告してもらう場合は、適切に管理できる労務管理システムが必要です。

しかし、申告制だとごまかしやミスが起きやすくなってしまいます。PCや社内システムへのログイン・ログアウトや、アクセス履歴で管理するシステムの導入が望ましいでしょう。

また、仕事のオン・オフを切り替えやすくする環境をリモートワークでは会社全体で作り出すことで、従業員側もストレスや不安がなく勤務することができます。ただ労働時間を管理するという点だけでなく働きやすさや隠れ残業を防ぐような観点でも考えておきましょう。

業績管理・人事管理

リモートワークの場合、成果や業績を管理しづらいという問題があります。
仕事の成果物がはっきりしている職種なら、社員の評価を管理しやすいでしょうが、明確な仕事の成果がない職種の場合は、評価基準を明確にしておく必要があります。

また、業績や人事管理を社内で働く社員とリモートワーク社員でわけるのであれば、管理方法や基準を明文化しておく必要もあるでしょう。

お互いの姿が見えないリモートワークでは、成果や業績をしっかりと評価するためには業務やタスクの見える化も考えておく必要があります。
誰が何をどれぐらいやっている、ということを把握できない状態では成果や業績を評価すること自体が無理な話です。

リモートワークであってもオフィスワークであっても不透明な評価方法や不満を感じる評価ばかりだと社員は不満を抱えてしまいモチベーションの低下や離職につながってしまいますので、納得できる評価基準やルールを定めておくべきでしょう。

通信費や機器費用の取り扱い

在宅でリモートワークの場合は通勤手当が不要になる代わりに、通信費やPC、Web会議に使うマイク、ヘッドセットなどリモートワーク環境を整えるための費用が必要になるでしょう。

会社として、どこまで負担するのかをあらかじめ明確にしておかなければなりません。

たとえば自宅の通信環境は、仕事にも使いますがプライベートでも使います。
そのため、通信費の何割を会社が負担するのか、仕事用に新たに光回線を引いた場合はどうするのかなどを、明確にしておかなければなりません。

また、通信費の明細や必要な機器の購入の補助や経費申請をするためのルール整備も必要です。

社員の自己負担だけでリモートワークの環境整備をするのは難しいので、業務をおこなうのに必要な準備や整備を会社で洗い出し適切なルールのもとで補助や運用ができる環境づくりを進めましょう。

労災管理

リモートワークで在宅勤務をしている最中にケガや病気にかかった場合も、もちろん労災認定の範囲内です。リモートワーク中もオフィスでの勤務時と同様に、労働基準法が適用されます。

ただし自宅内の出来事だと、本当に仕事中の労災なのかそうではないのかが、曖昧になってしまいます。そのため、労災が起きたときの認定の流れや基準だけでなく、リモートワークをおこなう場所の環境についてもあらかじめ確認・指導しておくとよいでしょう。

リモートワークが適切におこなえる環境であるかどうかの基準や整備のための補助などをおこない、安全かつ集中してリモートワークで業務ができる環境であるかを確認しましょう。

リモートワークでの労務管理の進め方は?

リモートワークでは労働時間管理がしやすいシステムの導入や仕組みを整えておくこと、リモートワークならではの労務管理の基準・条件・就業規則・制度を整えておくことが重要です。

可能であれば、リモートワークを始める前にしっかりとシステムや運用ルールを整備しておいたほうがいいでしょう。

また、リモートワーク運用を通して事前に決めたシステムやルールでは不備が生じる可能性もあります。臨機応変に柔軟な対応ができるようにしておくことや社員への情報共有や伝達をスムーズにおこなえるような工夫も必要です。

一度決めたことであっても、社員からの意見を取り入れて労務管理を常に改善していくようにおこなえれば、リモートワークであっても円滑に進めることができるでしょう。

労務管理の仕事もリモートワークでおこなえる

リモートワークに対応した労務管理について見てきましたが、労務管理の仕事自体もリモートワークでおこなうことが可能です。ただしリモートワークで労務管理をおこなうためには、ツールの導入が必須といえます。

労務管理システムやチャットツールなどを使えば、離れた場所でも社員の労務管理が可能です。社員とチャットツールでつながっていれば、休暇申請や労働時間申請なども容易ですし、コミュニケーションをとりやすくなります。

もともと総務・経理系の管理業務は、リモートワークに適しています。チャットツールやプロジェクト管理ツールを導入することで、リモートワーク対応がスムーズに進むでしょう。

リモートワークでの労務管理にChatwork!

リモートワークでは、労働時間管理や業績・人事管理、通信費・機器費用の取り扱い、労災認定などの労務管理は、オフィス勤務と大きく変わります。

リモートワークに対応した労務管理をおこなうためには、勤怠管理システムやチャットツールなどを活用する必要があるでしょう。また、あらかじめリモートワークの労働条件や業績評価基準、費用負担の扱い、労災認定の扱いなどについて明確に規程やルールを定めておくべきです。

また、労務管理作業自体もリモートワークで対応可能です。そのためには、社員同士がコミュニケーションをとりやすい「Chatwork」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。Chatworkを利用することで、在席確認や労働時間管理などの労務管理をしやすくなります。

タスク管理やWeb会議機能など、リモートワークの運用にも役立つ機能がありますので、Chatworkを利用したリモートワーク運用や労務管理をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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