テレワークを推進しよう!取り組むべき課題と解決策

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近年、テレワークの導入を推進する企業の数は急速に増加しています。テレワークはもともと、働き方改革の実現に向けた取り組みのひとつとして政府主導で推進されていたものですが、新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、そのスピードは急速に上がりました。

一方で、従来の出社を前提とする働き方とはまったく異なる働き方であることから、さまざまな課題も露呈しています。

テレワークの導入を推進する際の課題とその解決策について紹介します。

テレワーク推進する上で起こる課題とは

テレワークを推進するためには、導入前と運用中に起こりがちなさまざまな課題を解決することが必要です。それぞれ見ていきましょう。

テレワーク導入前の課題

まずは、テレワークを導入しようとする際に解決が必要な課題についてです。テレワークを導入する前には、就業に必要な環境を整備することが必要になります。それによって、以下の課題が発生します。

初期コストが必要

テレワークを導入しようとすることでまず必要となるのは、PCやスマートフォンなどのデバイスや、遠隔での業務を可能にする業務用のITツールです。さらに、機密情報を扱う会社であれば、安全なネットワーク環境の構築をしなければなりません。規模が大きくなればなるほど、導入前にかかる初期コストは高くなってしまいます。

出社をともなう働き方よりも収益が低下しないかという懸念が大きければ大きいほど、初期コストは無視できない要素となります。

ITツールの使用に慣れる必要がある

新しいツールを導入するとなると、使いこなすために多少の時間が必要になります。特にこれまで紙や電話などのアナログな業務ツールを使っていた従業員にとっては難しく、業務効率が落ちる可能性もあるでしょう。場合によっては、従業員のツール利用をサポートする人が必要になるかもしれません。

遠隔で作業をすることそのものに抵抗がある

これまで対面で仕事をしてきた従業員からは、遠隔から仕事をすることそのものに対して抵抗があるという声がきかれることも考えられます。

後述のように、コミュニケーション上の問題やセキュリティに対する懸念は適切な環境を整えることにより解消されるものが多いですが、特に立場のある従業員が抵抗感を示すことで、全社としてのテレワークの推進が滞る可能性があります。

テレワーク運用中の課題

テレワークの推進中は、導入し、実際に運用を始めてからもさまざまな課題がともないます。

コミュニケーションをとることが難しい

ひとつめは、遠隔業務になるため意思疎通を図ることが難しいことです。テレワーク中は、取引先や同僚と直接顔を合わせることがありません。一方で、メールや電話に便りきると、それだけで業務時間を大幅に圧迫してしまう可能性があります。

適切な評価をしにくい

ふたつめは、遠隔地で業務を行っている社員の評価が難しい点です。実際に仕事に取り組んでいる従業員の姿が見えないため、評価をする管理者は仕事に取り組んでいる姿以外の点で評価を行わなければなりません。

たとえば、仕事の成果のみを評価する方法をとることが考えられますが、成果のみに偏りすぎた評価になってしまうと、従業員の職種によっては不公平感が生まれる可能性があります。

テレワークを推進するには?導入のヒント

では、課題を解決しテレワークを推進するためには、どのような解決策があるのでしょうか。以下に知っておきたいポイントや注意点などを紹介します。

事業者向けの補助金を利用する

テレワークを推進する上で、まず最初に直面する課題が導入コストに関するものでした。

しかし、テレワークの推進は、日本政府が主体でも取り組んでいるため、テレワークを推進している企業に対しては国や自治体から補助金を受けることができます。

このような補助金についての情報は、一般社団法人日本テレワーク協会の運営するWebページでまとめて確認することもできます。[※1] 申請が増加して予算に達すると公募が締め切られることもあるため、早めの情報収集・申請をするとよいでしょう。

コミュニケーションツールを取り入れる

前述のように、メールや電話は業務時間を圧迫してしまう可能性が少なくありません。たとえばメールは、使えば使うほど送信側は文面の作成や宛先の設定、受信側は受信ボックスの整理に手間が必要です。また電話は、対応中に他の業務ができないという特徴があります。

テレワークでスムーズなコミュニケーションを実現するためには、メールや電話以外の方法も柔軟に取り入れることを検討すると良いでしょう。

テレワークに適した評価制度をつくる

テレワーク環境では上司が部下の仕事を直接確認することができません。適切な評価をするためには、成果重視の評価に偏りすぎないよう、新たな評価制度を設けるのがよいでしょう。

そのためには、仕事の成果物だけではなく、取組状況を見ることが求められます。たとえば、評価者と従業員が積極的にコミュニケーションをとれ、かつそれが透明化されていれば、業務への取組状況を含めた公平な評価がしやすくなるでしょう。

テレワークを推進するメリットを理解する

しかし、テレワークを推進する上で最も大切なのは、推進者がメリットを理解し、積極的にこれに取り組むということです。これまでみてきたように、テレワークの推進するためには、解決すべきさまざまな課題を解決する必要があります。

ところが、経営者や推進者自身がテレワークを「一時的な時限措置」と考えていると、課題を解決することは大変難しくなります。まずは推進者が、テレワークのメリットを理解する姿勢を持ちましょう。

テレワークを推進するメリットとは

最後に、推進者が理解すべきテレワーク推進をのメリットを説明します。総務省の「テレワークの推進」について紹介されている情報によると、テレワークは「社会」「企業」「就業者」など各方面にメリットがあることが記されています。[※2]

企業にとってのメリット

まずは、企業にとってのメリットを説明します。

人材の確保

近年は社会全体としても働き方が多様になり、育児や介護をしながら仕事をするスタイルが一般的になりました。企業がテレワークを推進していると、こうした人材を採用することが可能になります。また、遠隔地や海外にいる優秀な人材の確保も可能でしょう。反対に、現在雇用している従業員が、育児や転勤を理由に離職をしていくことを防ぐこともできます。

企業ブランドの向上

テレワークを積極的に推進する企業は、従業員のワークライフバランスを、そうではない企業よりも大切にする企業であると考えられています。そのため、テレワークを推進する企業は、労働市場における競争力をあげることはもちろん、自社の商品やサービスのイメージ向上にもつながります。

コストの削減

テレワークを推進すると、固定費の削減にもつながります。テレワーク環境では、紙の印刷費や管理費、交通費、またはオフィスの維持に必要であった費用の多くが不必要です。長期的に見ると、テレワークを実現するために必要であった初期費用を上回る削減が可能となるでしょう。

事業継続性の確保

新型コロナウイルス感染症拡大の背景もあり、昨今特に、緊急事態に備え事業継続計画(BCP)を策定することが経営者に求められています。

BCPは、「企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時におこなうべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のこと」[※3]です。テレワークは、BCP対策のひとつと位置付けることができます。

就業者におけるメリット

テレワークの推進は、もちろん就業者にとってもメリットがあります。

テレワークを推進することで、従業員は多様で柔軟な働き方やワークライフバランスのとれた働き方をすることができます。また、通勤時間を削減できるため、ストレスを軽減することも可能です。

社会にとってのメリット

テレワークは、労働力人口の確保という意味で社会にとっても大きな役割を果たします。

前述のように、企業はテレワークによって、労働力を確保することができますが、裏を返すと、これまで社会進出できていなかった層を労働力として社会に還元することができるといえます。

また、都心の企業がテレワークを推進することで、人口の一極集中や地方の人口減少への対策にもなるでしょう。

テレワークの推進メリットの理解から

テレワークは、単純に制度だけを導入すればよいというものではありません。推進者自身がメリットを理解し、積極的に課題解決に取り組むことが必要です。一方、今後もテレワークの推進を補助するために、さまざまな制度やツールが生まれることが予想されます。テレワークをビジネス発展の基盤となりうる働き方と位置付け、積極的に取り入れるようにするとよいでしょう。

また、テレワークの推進にそなえコミュニケーションツールを導入するのであれば、ビジネスチャットChatworkもおすすめです。Chatworkはチャット形式で手軽にコミュニケーションを実現するだけでなく、「ビデオ通話/音声通話機能」や「ファイル管理機能」など、ビジネスに必要な機能が搭載されています。テレワークの推進におおいに役立つでしょう。

[※1] 参考:テレワークに関する助成、補助|日本テレワーク協会
https://japan-telework.or.jp/subsidy/

[※2] 参考:総務省|ICT利活用の促進|テレワークの推進
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/

[※3] 引用:中小企業庁 1.1 BCP(事業継続計画)とは
https://www.chusho.meti.go.jp/

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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