オンライン説明会のメリット・デメリットや開催の仕方とは?

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目次

対面式の説明会に代わる手段として、オンライン説明会の導入を検討している企業も多いでしょう。場所に縛られずに開催や参加ができるオンライン説明会は新型コロナウイルス感染症の影響もあり、今後も導入する企業は増えていくと予想されます。新しい説明会の手法として広がりを見せているオンライン説明会の概要や目的、メリット・デメリットなどを紹介します。

オンライン説明会とは

オンライン説明会とは、その名のとおり、インターネット上でおこなう説明会のことです。対面式の説明会に代わる手段として、企業や学校が開催するケースが増えてきました。

主催者側はカメラやマイクを使ってオンライン上で説明をおこない、参加者側は自宅などでPCやスマートフォンを使って動画を閲覧します。

オンライン説明会にはタイプがあり、

  • ライブ型
  • 録画型

の2種類に大きく分けられます。

ライブ型は、リアルタイムで説明動画を提供するタイプの説明会です。
主催者側が一方的に話すだけでなく、参加者からの質問にその場で答えられるなど、双方向のコミュニケーションもできることが大きな特徴といえるでしょう。

録画型は、事前に説明動画を作成しておき、配信や視聴をしてもらうタイプの説明会です。

録画しておけば繰り返し使用できるため、説明会の準備をする手間が省けます。録画を視聴してもらう形になるので、リアルタイムで参加者と対話することは難しくなる部分があります。

オンライン説明会が増えてきた3つの理由

オンライン説明会を開催する企業や大学が増えてきた理由として考えられる3つの要因を紹介します。

密な状況を避けるため

新型コロナウイルス感染症の影響により、密な状況の回避が求められていることは、オンライン説明会を開催する大きな理由といえるでしょう。

多くの人が集まる採用説明会や学校説明会は、主催者側にとっても参加者側にとっても感染リスクがあります。

オンライン説明会であれば、会場や移動中の電車などでの感染リスクを回避しつつ、多くの参加者と出会うことが可能です。

インターネットを活用した説明会への対応

通信技術の発達により、インターネットを活用して就職活動や情報収集を進める学生も増えてきました。

インターネットで気になる企業の仕事内容や年収、口コミなどを調べる学生も多いでしょう。

一方、従来の会場などでおこなう説明会だと遠方に住んでいる学生の参加が得られにくため、インターネットに馴染んだ世代を採用する手法として、オンライン説明会を開催する企業が増えてきていると考えられます。

採用活動を効率化するため

採用活動を効率的に進めることも、オンライン説明会を開催する目的といえるでしょう。

オンライン説明会であれば、大きな会場を確保したり、受付スタッフを配置したりする必要がありません。

必要なツールなどを導入しておけば、手間もコストも削減できるため、効率よく採用活動をおこなえます。

録画型のオンライン説明会であれば、動画を収録しておけばウェブサイト上でいつでも閲覧できる状態にしておくなど、大幅に手間を削減できます。

オンライン説明会の3つのメリット

オンライン説明会には、人数制限がない、場所に縛られずに参加してもらいやすい、といったメリットがあります。

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

参加者の人数制限がない

参加者の人数制限が基本的にないことは、オンライン説明会の大きなメリットといえるでしょう。

会場を使用しておこなう説明会とは異なり、会場の面積や場所の制約がないため多くの人数の参加が可能になります。

参加人数の制限で参加できなくなる人も減らすことができますし、一度に多くの人数を集めて開催できると説明会を何度も開催しないでも済むかもしれません。

人数の制限がないメリットはありますが、質疑応答や少人数のほうが適している説明会の場合は適切な人数制限を設けることも考えておきましょう。

場所に縛られずに参加者を集められる

オンライン説明会は会場に人を集めて行うわけではないので、場所に縛られずに参加者を募れます。

どんなに興味がある説明会であっても、物理的に遠いと交通費やスケジュール調整などが必要になり参加ができなくなってしまう方も出てきてしまいます。

オンライン説明会であれば、参加者の場所は関係がなくなります。

費用やスケジュール調整が簡略化されることで、気軽に参加しやすくなったり、参加者を獲得しやすくなる可能性もあるでしょう。

コスト削減につながる

オンライン説明会はコスト削減にもつながります。

オンラインでおこなうことで会場の準備やスタッフの人数を減らすことができるので会場代や人件費など運営にかかわる費用を抑えられるでしょう。

また、会場をセッティングする時間も省けます。

多くの机や椅子などを準備する必要もなく、PCや必要な機器を準備するだけで開催することができます。

オンライン説明会の3つのデメリット

オンライン説明会にはさまざまなメリットがありますが、参加者の反応がわかりにくい、コミュニケーションが不足しがち、といったデメリットもあるため注意が必要です。

参加者の反応がわかりにくい

参加者の反応がわかりにくいことは、オンライン説明会のデメリットのひとつです。

対面の説明会であれば、参加者の表情や反応、空気感を読み取って反応を推測できますし、アドリブなども差し込みやすい部分がありますが、オンライン説明会の場合は難しくなります。

画面を通して相手の顔を見ることもできますが、参加者が多い場合はひとりひとりを確認するのは無理でしょう。

説明会の感想や反応をアンケートなどを取って確認したり、反応を確認して進めたいと考えているならば人数制限を設けるなどが必要になるかもしれません。

コミュニケーションがとりにくい

対面の説明会の場合は、参加者から質問を受けたり、説明会後に会話をしたりできますが、オンライン説明会の場合、一方的な説明になりがちです。

コミュニケーションが不足すると、学生の理解度が低下する、重要な情報が伝わらない、といったことにもつながるため、質問時間を設ける、メールでも質問を受け付けるなどの対策をおこないましょう。

途中退席されやすい

オンライン説明会は、気軽に参加してもらえる反面、退出も気軽にできてしまいます。

最後まで説明を聞いてもらうためには、プレゼン資料を工夫したり、質問を事前に集めてその回答を伝えたりすることが重要です。

わざわざ足を運んだのだから一応最後まで聞いていくか、というように参加者もなりにくいので、説明会自体や内容を退屈させない、聞く価値があるものである、と思わせる工夫がより必要になるでしょう。

オンライン説明会を開催するのに必要なことは?

オンライン説明会を開催するためには、コミュニケーションツールを導入することやPCなどの機器を準備することが必要です。

会社にあるPCで対応可能な場合も多いので、試しながら必要に応じて新しい機器を購入しましょう。

無料で試せるツールも多いので、いくつか比較してみるのもおすすめです。

主催者側の準備が整ったら、オンライン説明会の日時やログイン方法、参加方法を伝える必要があります。

ツールによっては事前にアカウントを作成してもらう必要性や説明会用のURLを送っておくことが必要な場合もあります。

また、オンライン説明会をするということを知らせる必要性もあります。

自社のホームページや広告を出稿する、メールマガジンで周知するなどの広報活動をして参加者を獲得できるようにしましょう。

オンライン説明会にChatworkを活用!

オンライン説明会は、気軽に参加しやすく準備の手間やコストを削減できる、といったメリットがあります。

準備もしやすく参加もしやすいオンライン説明会は今後は定番の手法になっていくと考えられるでしょう。

オンライン説明会の準備や開催にChatworkの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

ChatworkのWeb会議機能であれば、最大14名とオンライン会議がおこなえる機能がありますので、少人数の説明化やフォローアップ、質疑応答に活用できます。

また、外部ツールと連携することも可能ですのでChatworkを介することで効率的に、オンライン説明会の準備や開催を進められるでしょう。Chatworkの導入からさまざまなオンライン化を考えてみてください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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