ふるさとテレワークとは?必要な準備を知ろう

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新型コロナウイルス感染症拡大を受け、テレワークが多くの企業で浸透しつつあります。そんなテレワークの中でも、「ふるさとテレワーク」という働き方があるのをご存知でしょうか。

ふるさとテレワークと一般的なテレワークの違いや、ふるさとテレワークを実施することによって得られるメリット、導入に必要な準備を紹介します。

ふるさとテレワークとは

ふるさとテレワークについて、総務省のホームページには以下のように記載されています。

「ふるさとテレワーク」とは、地方のサテライトオフィスなどにおいてテレワークにより都市部の仕事をおこなう働き方のことです。
ふるさとテレワークの推進により、都市部から地方への人や仕事の流れを創出し、地方創生の実現に貢献するとともに、地方における時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を促進し、働き方改革の実現にも貢献します。[※1]

 

「テレワーク」といって一般的に想起される働き方は、都市部に通勤できる距離に住みながら、自宅やサテライトオフィスで働くというものです。これに対してふるさとテレワークは、オフィスに通勤できないような遠方からテレワークをすることが想定されています。

つまり、ふるさとテレワークは、都市部とまったく環境に身をおいて業務に取り組むという働き方なのです。

ふるさとテレワークを実施するメリット

それでは、ふるさとテレワークを実施するメリットについてみていきましょう。

従業員のワークライフバランスを向上できる

ふるさとテレワークを実施することのメリットのひとつめは、従業員のワークライフバランスを向上させられる点です。

 

たとえば、従業員が両親の住む故郷で仕事ができるようになれば、育児や介護と仕事とを両立することが可能になる場合があります。やむを得ない事情がなくとも、これまで年に数度しか会うことができなかった家族と、ゆっくり一緒に過ごすことができるようになるでしょう。

ふるさとテレワークの実施によって、従業員は業務外のプライベートを充実させられる可能性があります。

人材の確保につながる

従業員のワークライフバランスを向上させることは、結果として人材の確保にも役立ちます。

育児や介護は重要かつ負担の大きなライフイベントであるため、従業員が退職を検討する大きな要因のひとつです。また、パートナーの転勤を理由に退職を検討する人も多くいます。ふるさとテレワークをみとめることで、これまでの環境では退職せざるを得なかった従業員に対しても、継続勤務をお願いすることができるようになるでしょう。

さらに、そのようなライフイベントを控えていない新卒の学生の中にも、地方で働きたいと考える人は多くいます。株式会社マイナビによると、2020年卒の学生を対象にした調査では、卒業した高校の所在地と最も働きたい都道府県の一致率が49.8%でした。[※2]
ふるさとテレワークができることを理由に、これまで採用できなかった人材を確保できる可能性も高まるでしょう。

生産性を向上させられる

ふるさとテレワークにより、従業員が通勤のストレスから解放され、リラックスした環境で仕事ができるという利点もあります。就業環境が向上することで、生産性をアップできる効果を期待できるでしょう。

また、社内でふるさとテレワークが一般的になると、各従業員が、さまざまな地域で働く人と交流することができるようになります。異なるバックグラウンドの人との関わりのなかで、これまで出てこなかった新たな商品やサービスについてのアイデアがでてくるかもしれません。

また都市部では得られなかった新しい情報や、地方のニーズに触れることができるため、新たなビジネスチャンスを見つけられる可能性もあります。

地域活性化へ貢献できる

ふるさとテレワークを実施すると、都心部から地方に人材を送り込むことにつながります。結果として、地域の経済活性化を促す社会的効果が発生します。また、反対に都市部への一極集中を緩和することができるでしょう。

ふるさとテレワーク推進事業とは

上記メリットをふまえ、総務省は、ふるさとテレワークの普及拡大を図るため、地方のサテライトオフィス等のテレワーク環境を整備するために、企業・自治体に対して補助金を給付する「ふるさとテレワーク推進事業」をおこなっています。

平成30年度は3,000万円を上限とした定額支給をうけることができ、「都市部から地方への人や仕事の流れの創出、地方における時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方の促進、ワーク・ライフ・バランスの向上等を通じ、地方創生や働き方改革の実現に寄与する」ことができると認められた企業や自治体が採択されました。[※3]

ふるさとテレワークをみとめる場合は、補助金を受け、テレワーク環境を整備してきた自治体の情報も参考にするとよいでしょう。

ふるさとテレワークを実施するために必要な準備

それでは、実際にふるさとテレワークを実施するためにしておかなければならない準備について、具体的にみていきましょう。

情報共有手段をととのえる

第一に、情報共有手段の整備です。ふるさとテレワークの実施をみとめるということは、対面でのコミュニケーションを一切しないという前提に立たなければなりません。
つまり、オンライン上のコミュニケーションのみで、業務を滞りなく進めるための準備が必要です。

たとえば、メールは慣れ親しんだ人が多い一方、形式的な文章や回りくどい表現が増える傾向にあり、言いたいことが伝わりづらいというデメリットがあります。そのような点を解消する、ビジネスチャットのようなコミュニケーションツールを取り入れるとよいでしょう。

▶︎お役立ち資料:ビジネスチャット完全ガイド

また、都市部のオフィスから離れた場所に宛てて紙の書類を郵送しようとすると、2・3日の時間を要することがめずらしくありません。特に重要な書類は、オンライン上でやり取りができるようにしておくようにしておくとよいでしょう。

セキュリティ対策をする

オフィス外で仕事をする場合に、欠かせないもうひとつの準備がセキュリティ対策です。

使用するPCだけでなく、使用するツールや情報の保管方法など、総合的に対策をおこなう必要があります。さらにウイルス対策ソフトの徹底や、情報を自社サーバーに保管する際のアクセス制限などもしておきましょう。情報取り扱いに関するマニュアルも準備し、従業員に周知を徹底しておきましょう。

また、自治体などが運営しているサテライトオフィスで勤務する場合、複数の会社の従業員が同じ場所で仕事をすることが考えられます。のぞき見などによる情報漏えいのリスクに備え、プライバシーフィルターを配布するなどの対策をとりましょう。

勤怠管理システムを導入する

ふるさとテレワークに限らず、テレワーク中は従業員の姿が見えないため、出勤・退勤時間も分かりにくくなります。適切な労務管理をおこなうためには、オンライン上で勤怠管理をおこなえるシステムの導入などの対策をとりましょう。朝礼や終礼をWeb会議でおこなうなど、始業と就業をコミュニケーションによって管理するのも手段のひとつです。

緊急時の対応を決めておく

以上のような準備が整えば、最後に万一の場合の対応についても定めておきましょう。たとえば、いずれかの地域で災害が発生した場合、安否確認の連絡はどのようにおこなうかなどです。

ふるさとテレワークを実施する従業員が多いと、従業員が一ヶ所で働いている場合と比較し、より複雑な情報伝達が必要になる場合もあります。そのため、前述のようなコミュニケーション手段を利用するか、災害連絡用のツールの導入を検討してもよいでしょう。もちろん、どんな内容をどのように連絡するかをあらかじめルールとして決めておくことも必要です。

ふるさとテレワークを実施するためには

ふるさとテレワークは、オフィスに通うことのできない地方からテレワークをする働き方です。従業員と企業双方にメリットのあるふるさとテレワークですが、実施のためにはツールの整備など、準備が必要です。

テレワーク時のコミュニケーションツールとしては、Chatworkもおすすめです。シンプルなデザインが特徴で、だれでも直感的に使うことができます。ぜひ検討してください。

[※1]引用:ふるさとテレワーク | テレワーク総合情報サイト「Telework Net」総務省 https://telework.soumu.go.jp/furusato-telework

[※2]参考:ニュースリリース「2020年卒 マイナビ大学生Uターン・地元就職に関する調査」を発表 株式会社マイナビ https://www.mynavi.jp/news/2019/05/post_20303.html

[※3]参考:平成 30 年度予算ふるさとテレワーク推進事業 実施要領 総務省
https://www.soumu.go.jp/main_content/000543391.pdf

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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