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テレワークにおける残念な上司とは？信頼できる上司になるための工夫
目次
お互いの姿が見えないテレワークでは、これまでの上司と部下の関係性も大きく変わる可能性があります。オンラインが中心のコミュニケーションの中で、部下から信頼される上司のありかたとはどのようなものなのでしょう。テレワークが当たり前になった今だからこそ、一度整理してみましょう。
テレワーク下における「残念な上司」3つの特徴
まずは、テレワークにおいて部下を不安にさせる「残念な上司」の特徴からみていきましょう。
業務連絡のみのコミュニケーションしかしない
最も大きな特徴は、「必要最低限の業務連絡しかしない」ことです。
テレワーク中は、オフィスに出社する場合と違い、事業の状況やほか従業員の様子を肌で感じることはできません。状況が読みにくいと、部下は「今どうなっているのだろう？」と、それだけで不安に感じてしまいます。特に、組織の下層にいるほど、ほしいと思っている情報は得られにくいものです。
そんな中で、上司が部下に対して必要最低限の情報提供しかしないと、部下はいつまでも不安を抱えたままになります。また情報不足は、上司に対する不信感だけではなく、業務自体の推進や、スキルアップにさえ影響を及ぼす可能性があります。
レスポンスが遅い
テレワーク中は相手の姿が見えず、今どのような状況にいるのかを判断することができません。メールやチャットの返信が遅いとき、これまでは上司の様子から今は応答が難しいかもしれないと判断することができました。しかしテレワークでは返事がない限り状況が分からないままなのです。
特に締め切りが迫っている場合や判断が求められる場合には、レスポンスの遅さは信頼関係を壊す要因のひとつになってしまいます。
部下へ明確な指示ができない
社内の人間関係は、緊急度や難易度と同じように、仕事の優先順位を決める指標になります。
テレワーク以前は人間関係が指標となり、部下に明確ではない指示を与えた場合でも、優先的に仕事に取り組ませることができたかもしれません。
しかし、テレワーク下で人間関係が見えづらくなると、ひとつひとつの仕事の優先度は指示の内容によって判断するしかなくなります。その中で、上司が明確な指示を与えられなければ、部下は優先順位をうまく見極めることができず、混乱してしまいます。
部下の仕事ぶりを見ておらず、適切な評価ができない
テレワーク中は、部下の仕事の進捗を判断する情報も少なくなります。その結果、表面上の結果を優先してしまうこともあるでしょう。しかし、それで仕事ぶりを確認できないからと、結果に至るプロセスをないがしろにする上司は、不信感を抱かれるでしょう。
部下を信用していない
一方で、部下が不安になるのと同じように、「部下が仕事に取り組めているだろうか」と心配する上司も多いかもしれません。管理の目が行き届かない不安から、部下をなんとか監視しようとする人もいるでしょう。
進捗の確認や報告など、こまめなコミュニケーションは重要ですが、報告を過剰に要求すると、部下は「自分が信用されていない」と感じてしまいます。結果として仕事のモチベーションを大きく下げることにつなげてしまうでしょう。
テレワーク中でも「信頼できる上司」になるためには
それでは、テレワーク中でも「信頼できる上司」に近くためにはどうすればよいのでしょうか。
部下との接点を増やす
これまで見てきたように、上司と部下の関係は、コミュニケーションの量と質に左右されます。まずコミュニケーション量を増やすために、意識的に部下との接点を増やしましょう。たとえば、これまで行っていなかった朝礼の場を設けたり、Web会議の前後に前後で情報共有の時間をもつとよいでしょう。
またオンライン上でも積極的に声かけをすることも重要です。
業務連絡以外の情報も伝える
またテレワーク中は、何もしなければ得られる情報がどんどん少なくなってしまいます。そのため、部下には意識的に情報を共有するとよいです。たとえば、ほかの社員が何をしているかや、組織の雰囲気、経営幹部陣が考えていることなど、直接業務に関係なくとも、知りうる情報はできるかぎり伝達することが重要です。
レスポンスを早くする
次に、部下から報告や相談が来た際には、可能な限り早く返信することを心がけましょう。万一返信が遅れそうであれば「一時間後に連絡する」「明日あらためて連絡する」などの一言を添えるなど、状況をきちんと伝えることが重要です。部下は、それ以上送った内容に悩む必要がなくなりますので、次の仕事にすぐに切り替えることができます。
的確に指示をする
コミュニケーションの量が確保できれば、次に質を高めていきましょう。上司の指示が的確であるほど、部下は仕事の意図や成果物のイメージがしやすくなり、仕事に対して意欲的になります。
具体的には、指示を出すときに、What（何を）、Why（なぜ）、Who（だれに）、When（いつ）、Where（どこで）、How（どのように）の、いわゆる5W1Hをはっきりと伝えるようにしましょう。
またテレワークでは、身振り手振りが伝わらないことがあるため、画像を使った指示も効果的です。そして、指示を出したら、任せきりにするのではなく、何かわからないところはないか、理解できたか質問を引き出します。確認することで、部下の指示に対する理解が深まるでしょう。
信頼関係を築く雑談をとりいれる
コミュニケーションに十分な量と質が担保できるようになったら、信頼関係を築くための工夫をしていきましょう。有効なのが雑談です。雑談では、お互いの知らなかった一面を知ることができたり、共通点を発見することができます。結果として、心理的距離を縮め、部下の方から進んでコミュニケーションをしようとするきっかけになるかもしれません。
まとまった時間を取らなくても、たとえば「最近、健康のために朝の体操をはじめました。みなさんはどうですか？」「寒くなってきましたが、体調をくずしてないですか？」など、一言添えるだけでも効果的です。
テレワーク中の上司部下の関係構築にはツールの利用もおすすめ
最後に、上記のようなコミュニケーションを実現する方法をとして、コミュニケーションツールの利用もおすすめします。中でもビジネスチャットツールは、メールや電話にない特徴をそなえ、テレワーク中のコミュニケーションには最適です。
たとえば、ビジネスチャットツールには以下の特徴があります。
- 会話形式で素早いやり取りが可能
- あらかじめ設定したグループ内でやり取りをするため、宛先の確認がスムーズ
- 定型文や枕詞が不要で、意図が明確な文を送りやすい
- 絵文字やリアクション機能でカジュアルな雰囲気を出しやすい
上司と部下のコミュニケーションについて、その量と質を向上させるためには、ビジネスチャットのような補助ツールも大いに役立つでしょう。
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