在宅勤務で準備しておきたい環境と在宅勤務の事前準備の重要性

在宅勤務は会社勤務とは違い、仕事に取り組む上での作業環境やツールを整えておくなどの在宅勤務のための準備必要があります。

事前に在宅勤務の準備を進めておくことで、職場での勤務から在宅勤務に切り替えるときの手間が省けるメリットがあるでしょう。

在宅勤務で業務をスムーズにスタートさせるために、準備の前に整備しておくべきこと、準備しておきたい作業環境やツールについて解説します。

在宅勤務の準備の前に整備しておくべきことは？

自宅は会社のオフィスとは違うため、仕事が円滑に進むように在宅勤務の環境や仕事のルールの確認など、さまざまな視点から事前に整備しておく必要があります。

とくに会社の信用を守るためには、在宅勤務でのセキュリティに関する対策や設定が重要であり、仕事の労務・勤怠管理など、社員が安心して働ける環境を整えておくことも必要です。

安心して在宅勤務がスタートできるように、準備を始める前に整備しておきたいポイントを見ていきましょう。

セキュリティ対策について確認する

在宅勤務では会社のオフィスに勤務するときと同じく、企業側は情報漏えいの管理や対策に注意することが大切です。

顧客が安心してサービスを利用するためには、企業の責任として在宅勤務でも同じくセキュリティ対策に取り組む必要があります。

在宅勤務で使用するPCのセキュリティソフトの導入や設定を始め、社員に在宅勤務に関するセキュリティ対策のルールを伝えるなど、企業側が事前に対策を整えて情報を共有してください。

企業側が事前にセキュリティ対策の準備をしておくことで、社員が安心して在宅勤務に取り組むための準備がスムーズに整うでしょう。

PCのパスワードを設定・変更する

会社のオフィスでPCを利用しているとき以上に、在宅勤務ではセキュリティの管理を意識して対策する必要があります。

とくに企業の業務に関する情報を始め、顧客の個人情報の扱い方は、会社の信用に関わるポイントです。

PCのパスワードを設定するときは、英語や数字、記号を織り交ぜながら特定されないものを考えて定期的に変更します。

PCのパスワード設定は、在宅勤務のセキュリティ対策で重要になる設定のひとつのため、事前に準備を進めておきましょう。

進捗管理・情報共有のためのツールを準備する

在宅勤務の連絡や情報共有には、オンライン上のツールを利用する方法があげられます。

会社の出社を最低限に抑えると、取引先や社員同士で対面する機会が減るため、コミュニケーションを補えるツールとして活用できるでしょう。

進捗管理や情報共有のツールには、コミュニケーションツール、Web会議システムなどがあげられます。

業務効率化やコミュニケーションをサポートしてくれるツールとして活用するためにも、アプリのダウンロードやアカウント作成や登録は、事前に準備を進めておきましょう。

労務・勤怠管理の方法を確認する

企業側が準備を整えておくべきことには、在宅勤務の労務・勤怠管理があげられます。

在宅勤務では、社員の仕事状況を把握しづらくなるため、会社は就業に関するルールを再度決める必要があります。

企業側は、社員から在宅勤務の疑問点を減らせるようにするためにも、就業時間、残業や休日出勤に関する取り決めなど、事前にルールを決めて社員と共有しましょう。

また、在宅勤務の仕事に関する評価方法、ボーナスや昇給につながる評価制度の内容も再度変更点を確認して社員に伝えます。

社員が在宅勤務でスムーズに業務を進めるためにも、労務・勤怠管理や評価制度に関する整備は、企業側が事前に決めて準備を始めましょう。

在宅勤務の準備：作業環境

在宅勤務と会社勤務の違いを埋めるためにも、自宅の作業環境を整えることは、大切な要素のひとつになるでしょう。

業務の効率化ができる作業環境をつくるために準備しておきたいものを紹介します。

ヘッドセット

在宅勤務は、会議や打ち合わせがオンラインで実施する機会が増えるため、スムーズに移行するためにもヘッドセットを準備しておきましょう。

ヘッドセットとは、ヘッドホンとマイクを組み合わせた製品であり、有線接続の場合はPCに差し込む形で簡単に使えます。

頭に装着して使えるヘッドホン型、耳に装着して使えるイヤホン型、耳の上に機材をかける形で使える耳かけ型など、さまざまな種類が販売されているのも特徴です。

仕事用に準備するときは、周りの雑音がカットできるノイズキャンセリング機能つきのヘッドセットが便利でしょう。

購入する際は、ヘッドセットの特徴や内容を確認しながらご検討ください。

仕事用の椅子

自宅のデスクで仕事をされる予定なら、専用の椅子を準備することで腰や首などにかかる負担の軽減が期待できます。

立ち上がる動作や移動の機会が減りやすい在宅勤務では、できる範囲で体への負担が減らせる工夫を取り入れることが大切です。

体に負荷をかけない椅子があると、仕事に集中しやすくなるメリットもあるでしょう。

準備する時間や費用の面では、面倒に感じてしまうかもしれませんが、デスクに座る形で在宅勤務に取り組む人は、座りやすい椅子の準備で作業効率をあげることに貢献してくれます。

Webカメラ

PCによっては、通話用のカメラ機能が内蔵しておらず、Webカメラの設置が必要な場合もあります。

在宅勤務でオンライン会議や打ち合わせに取り組むときには、会話でお互いの顔を確認するためにカメラが必要です。

Webカメラの種類には、PCの画面に挟む形のクリップ式、机の上に置けるスタンド式などがあります。

PCに設置するときは、画面の鮮明さを決める解像度、カメラの調整角度など、機能面を確認してから購入をご検討ください。

Webカメラを設置することで、オンライン上でも距離感を埋める形でコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

PCスタンド・調整式のデスク

体の姿勢をPCの高さに合わせて負担をかけないためにも、デスクの高さが調整できる作業環境を準備しましょう。

仕事に集中していると、どうしても首や姿勢をPCの高さにあわせがちになるからです。

PCスタンドは、高さや角度を自由に調整できるため、床に座る形とデスクの両方に対応できます。

一方、調整式のデスクは、座りながら仕事をすることや、立ちながら仕事に取り組むスタンディングデスクの形で利用が可能です。

座高と視線の位置がPCの高さに合わせられると、体の姿勢を維持しながら作業に取り組めるため、仕事時間を充実させるためにぜひ取り入れてみてください。

在宅勤務の準備：ツール

仕事で使うツールの準備不足は、仕事の評価に影響する可能性も考えられるため、事前に準備を整えておくことが大切です。

在宅勤務で事前に準備を整えておきたいツールを紹介します。

コミュニケーションツール

在宅勤務での仕事のやりとりは、主にコミュニケーションツールを使って進めていくことが多いでしょう。

ツールを取り入れることで、取引先や社員同士で対面する機会が減ってしまった分、コミュニケーションや業務の情報共有を自宅にいながらカバーできます。

機能面では、個人からグループまでチャットや通話が利用できたり、タスク管理やデータの情報共有がしやすかったり、業務効率化やコミュニケーションが円滑にできる機能が充実しているのも特徴です。

コミュニケーションツールは、離れていてもスムーズにやりとりできる機能が豊富なため、在宅勤務に使えるツールとして活躍します。

Web会議システム

動画と音声を通してWeb会議ができるシステムで、一対一から複数人で画面の共有が可能であり、チャットやデータの送受信など、幅広い用途に利用することが可能です。

オンラインでの会議などに特化したツールのため、遠くにいながらほとんどリアルタイムの環境で会話できるメリットがあります。

会議以外にも、社員同士の打ち合わせ、企業や取引先との商談、雇用者採用時の面接など、さまざまなシチュエーションに活用できるでしょう。

ほかの機能には、外国語の翻訳機能つき、資料が画面で共有できる内容など、サービスによってさまざまな特徴があります。

Web会議システムは、対面しない環境を補うために活用できる在宅勤務に役立つツールといえるでしょう。

セキュリティソフト

PCには必ずセキュリティソフトをインストールしておき、ソフトのセキュリティが正常に作動しているか確認しましょう。

ウイルス感染対策や情報漏えいの予防策として、対策ソフトや設定は重要になります。

セキュリティに関するツールを取り入れることで、業務上の機密情報や個人情報を守りながら在宅勤務に取り組めるでしょう。

最新のものに更新する習慣を心がけておくなど、リスク管理の対策も仕事の一環として大切なため、意識して対策に取り組んでみてください。

在宅勤務に関する会社のルールを守りながら、在宅勤務のセキュリティ面で不安やわからない点がある場合は、システムを管轄する部署や部署内の上司へ相談してみましょう。

事前準備が在宅勤務の成功のために重要

在宅勤務の準備で整備しておくべきこと、在宅勤務の作業環境やツールの準備について見てきました。

在宅勤務をスタートさせるときには、セキュリティ関連の対策や設定、進捗や情報共有ツールの準備に取り組みながら、在宅勤務の労務・勤怠管理の方法などを上司に事前確認しておきましょう。

作業環境においては、オンライン会議などに欠かせないヘッドセットやWebカメラ、体の負担を軽減してくれる椅子や調整式デスクの準備など、仕事場の環境を整えておくと作業がスムーズにはかどります。

ツールに関しては、仕事のコミュニケーションを円滑にしてくれるコミュニケーションツール・Web会議システムの準備を始め、セキュリティソフトを使った情報漏えい対策の準備も必要です。

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