テレワーク導入後の課題と運用課題にはどんなものがある?

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テレワークは、これまでのオフィスワークとは働き方が大きく異なるので、テレワーク導入後や運用をしていく中で課題が生じることは多いでしょう。

効果的なテレワークおこなうためには、導入後の課題を改善し運用をしていく必要があります。

テレワーク導入後の課題、運用課題はどのようなものがあるのか、それぞれしっかりと把握して対処していきましょう。

テレワークは導入して終わりではない

テレワークは導入した段階で成功が約束されるものではありません。

実際に、テレワークを運用していくことで生じる課題に対処し、改善を続ける必要があるからです。

導入がゴールではなく、適切な運用をおこなうことができてテレワークが成功したといえます。

テレワーク導入後の運用を通して、社員からの意見や課題を改善することも導入時には考えておく必要があります。

また、あらかじめテレワーク導入後の課題を予想し対策を考えておくことで効率的な運用がおこなえるようになるでしょう。

テレワーク導入後の課題とは?

テレワーク導入後には、どのような課題と向きあうことになるのでしょうか。

業務効率化や多様な働き方の実現のために取り入れるテレワークですが、ささいな原因で会社と社員の双方が不自由に感じるかもしれません。

とくに導入後の課題として生じやすいと考えられるものを見てきましょう。

出社が必要になる業務が出てくる

テレワーク開始と同時にペーパーレス化を完了させられているかというと、必ずしもそうではありません。

テレワークを開始したものの、紙の書類の閲覧や契約書への押印など、業務内容やオペレーションフローによっては出社が必要になる場面も出てくることがあると予想できます。

紙文化や押印文化といったこれまでの企業文化を完全に廃止するには時間が必要です。

そのため、ペーパーレス化やIT化の推進も積極的に取り組む必要があるでしょう。

出社しなければできない業務がないか、改めて確認し改善や是正をするような運用が求められるでしょう。

PCの性能や作業環境に格差が生まれやすい

中小企業の場合、IT導入補助金を活用することはできますが、それでもテレワーク化に向けて用意できる資金には限界があります。

PCやスマートフォンといったデバイスを社員に一律支給ができない場合、デバイスの種類や性能に格差が生じてしまうかもしれません。

また、インターネット環境や作業環境も社員によって差が生まれやすい部分です。

住む場所でネット環境の差もありますし、使用している回線の種類による差も生じます。

作業環境も十分なスペースが取れる方と取れない方、同居人や家族、子供がいるかいないかでも自宅での作業環境は異なってくるでしょう。

業務に影響が生じてしまう状態にならないように、テレワークの作業環境やデバイスの補助や差が生まれないようにするための対応を運用後に素早くする必要性があります。

出退勤や業務状況の管理が難しくなる

テレワークでは、オフィスワークのように社員の働きぶりを間近で見ることが不可能です。

チャットやメール、電話に応答したとしても、確実に自宅やカフェなどで仕事をしているとは限らず、出勤時間や退勤時間を管理することが難しくなります。

出退勤管理システム上で管理できたとしても実態までは追うことができませんので、隠れて深夜残業や休日労働をしてしまうかもしれません。

また、管理しにくいということで監視するような方法を取るとプライバシーの侵害やストレスの増加を招き逆効果になります。

業務タスクの進捗状況などから把握する、明確な勤務ルールを設定するなど工夫する必要性があるでしょう。

テレワークの運用課題とは?

テレワークは運用方法が成功に大きく影響を及ぼしますが、運用課題にはどのようなものがあるのでしょうか。

実際にテレワークを運用してみて明確になる部分がありますので、運用を通して課題点を把握し改善することが求められます。

生産性が低下する社員が生まれる可能性

オフィスワークからテレワークに移行すると、生産性が低下する社員が出てくる場合があります。

テレワークになったことで管理能力の低下や環境の変化にともない、仕事に身が入らなくなることは考えられます。

個人を管理することは難しいため、管理職は部下の働きぶりをタスクの進捗度合いから判断する必要があり、評価体制の見直しがテレワーク運用を通して求められるでしょう。

また、セルフマネジメントの研修をおこなうなど、個人での管理の必要性を理解させるのも有効です。

コミュニケーションの機会が減る

インターネットを利用してやり取りができる環境とはいえ、コミュニケーションの機会はテレワークだと減ってしまうものです。

コミュニケーションが気軽に取れる状態にすることはテレワーク運用の成功に大きなカギとなります。

業務に関わることはもちろん、業務外での雑談などのコミュニケーションも取りやすくすることが求められます。

ビジネスチャットやWeb会議などのツールを使い、用途に応じて気軽にコミュニケーションの場が持てる工夫をしながら運用すると協力関係や信頼関係の構築にも役立つでしょう。

情報セキュリティ対策が必要になる

テレワーク中は、個人情報や機密情報といった、会社にとって重要なデータの流出など情報セキュリティに注意が必要です。

テレワーク前までは持ち出し厳禁だったデータや書類を、自宅で扱わなければいけない機会も出てくるかもしれません。

PCやデータの取り扱い、機密情報の保持やセキュリティ対策に関するルールの制定や定期的な研修、ルールの再確認をおこない会社全体で情報セキュリティに対する意識を高める必要性があります。

テレワークは導入後からが本番

テレワークの導入を終えたことでテレワークに関することが完了したというわけではありません。

テレワークは効果的に運用がおこなえて成功といえますので、導入後からが本番といえます。

テレワークの導入後に生じる課題や運用を通して思いもよらないトラブルに遭遇する可能性を想定しておく必要があります。

また、生じた課題に対して適切に対応し、テレワーク運用をおこないながら改善をしていくことが求められます。

課題の把握や改善にはコミュニケーションの活発化が重要になり、Chatworkなどのビジネスチャットを活用しテレワーク導入後の課題や運用課題に対処していくのは有効でしょう。

Chatworkであれば課題の対処だけでなく、テレワーク運用を効果的におこなえる機能を備えておりますので、導入を検討してみてください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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