テレワーク中の「監視」の危険性と適切な「管理」の方法

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テレワークでは従業員同士が互いに顔を合わせることが減るため、勤務状況を把握することが難しくなります。そこで、管理者の立場にある従業員は、作業者が何をしているのか監視したいと考える場合があります。

しかし「監視」は重大な損失をもたらす可能性があるため注意が必要です。テレワーク中に起こりがちな「監視」の例や、それに代わる適切な「管理」の方法について解説します。

テレワーク中の「監視」の例

テレワーク中に起こりがちな監視の方法として、以下がよく知られています。

Webカメラを常時オンにさせる

Web会議時などで使用されるWebカメラを、常にオンの状態にさせる方法です。Web会議が実施されていない間もカメラを常にオンにすることを強いたり、数分ごとなど短いスパンで撮影することが知られています。

PCの稼働状況を記録する

PCの利用状況をすべて確認できるツールをもちいる方法です。記録ツールの中には、1秒単位でPCの操作履歴を画面キャプチャとして録画するものがあります。本来このようなツールは従業員の勤務時間を確認するためのものでしたたが、テレワーク中の業務の様子を把握するためにも使われています。

管理者はなぜ「監視」をするのか

管理者が、作業者に対してなぜこのような「監視」をおこなう理由はなんでしょうか。

作業者の仕事ぶりを把握したいから

オフィス勤務では従業員の様子を直接目視で確認できましたが、テレワーク中にはそれができません。作業者が何もしてないのではないか、または作業を意図的に遅滞させていないかと不安になってしまうことは、監視をする大きな理由です。

仕事の進捗状況を把握したいから

管理者は、各作業者の仕事がスムーズにおこなわれているかチェックし、解決すべき問題があれば対策をとらなければなりません。そのためには、作業者が今何をしているのかをリアルタイムで把握する必要があります。

人事評価のため

テレワーク中の仕事を適切に評価できるようにすることも、監視の目的のひとつです。「一生懸命にしているか」という姿勢を人事評価の項目に入れている場合は、その根拠とするために仕事ぶりを記録したいと考えるでしょう。

作業者を信頼できないから

しかし、オフィス勤務であれ、作業者が何をしているのか、管理者がすべて把握できていない場合もあるでしょう。

テレワーク中だからという理由だけで、必要以上に作業者が何をしているのか把握したいと考えてしまう理由は、そもそも作業者を信頼していないことが理由なのかもしれません。

監視によって生じる弊害

作業者の状況をすべて把握しようとする監視は、以下のような弊害をもたらす可能性があります。

監視のためにリソースを割きすぎる

監視することに重点を置きすぎると、監視のために費用や時間を割きすぎることになってしまいます。

たとえば、監視ツールを導入しようとする場合、従業員の人数分のPCにインストールする費用と手間が必要です。また、ツールに記録されている内容を確認するために、管理者が本来の仕事に時間を割くことができなくなる場合もあるかもしれません。

従業員のストレスの原因になる

だれしも他人に行動を監視されることは、ストレスにつながります。ときにはうつ病など、重大な精神疾患の原因となる可能性も少なくありません。

仮に重大な問題にならなかったとしても、作業者にとっては組織への不信感を募らせる要因となるでしょう。結果として、組織のために働くモチベーションを低下させる結果となるかもしれません。

コンプライアンスに抵触する可能性がある

過度な監視は、従業員のプライバシーや尊厳を傷つける場合があります。プライバシー権の侵害やパワハラと認定されると、企業としてのブランド低下をまねく可能性もあるでしょう。

プロセス重視の評価になる

監視を続けていると、勤務時間や着席率などの状況など、過度に仕事のプロセスへ目がいきがちになります。

本来なら結果も含めた評価が適当であっても、業務に取り組む姿勢、勤務時間の長さが重視する傾向になれば注意が必要です。勤務時間の長さが重視されることは、長時間労働の原因にもなるでしょう。

「監視」と「管理」の違い

「監視」には重大な弊害をまねく可能性がありますが、管理者としては作業者の状況をまったく把握できない状況は望ましくありません。

作業者の状況は、「監視」ではなく「管理」によって把握できるようにしましょう。「管理」とは、業務に滞りがないかを確認し、滞りがある場合は適切に対処できるよう状況を把握しておくことです。チームとしての目標達成のために、前向きな姿勢でおこなうものであるといえます。

一方で「監視」とは、作業者に怠けが出ていないか、不正はないかなどを見張ることを指します。監視する対象への不信をカバーすることが目的となっているため、目標達成のために必ずしも必要のない要素が含まれることになります。

テレワークで部下を「管理」する方法

作業者に「監視」されていると思わせず、「管理」をするためにはどうすればよいでしょうか。テレワーク中に「管理」をする方法には、次の例があげられます。

タスクを見える化する

ひとつは作業者が、今何をしているのかを見える化することです。作業に取り組む姿勢を記録するのではなく、具体的にいつどんな作業をおこなったのか、文字や図で把握できるようにしましょう。こうすることで、プロジェクト全体の進捗も把握しやすくなるだけではなく、作業者同士がお互いの進捗を確認するのにも役立ちます。

またタスクを見える化することで作業者が自身の業務範囲を意識しやすくもなります。遅れを取らぬよう自発的に工夫したり、状況に応じて周りにフォローをあおぐこともできるようになるでしょう。

コミュニケーションの量を増やす

管理者と作業者、または作業者同士のコミュニケーション量をふやしましょう。定期的に進捗確認の場を設けることも大切ですが、日頃から誰が何をしているのか、会話の中で理解できるようにしておけると理想的です。

また管理者側から作業者に対し、困っていることや疑問点はないかを積極的に尋ねるようにするとよいでしょう。

テレワーク中は「監視」ではなく「管理」をしよう

テレワーク中は、管理者による過度な監視が起こりがちです。しかし、監視は従業員や企業にとって重大な損失をもたらす可能性が少なくありません。管理者はコミュニケーションに工夫をするなどし、監視ではなく管理ができるようにしましょう。

作業者とのコミュニケーションには、Chatworkもおすすめします。チャット形式でスピーディなやりとりが可能になるだけではなく、作業者のタスクを見える化する「タスク管理機能」や、テレワーク中の会議実施に便利な「ビデオ通話機能」などが搭載されています。

また、メールと比較し気軽なやりとりが可能になるため、従業員同士の信頼関係醸成にも役立ちます。適切な「管理」をするために、ぜひ活用してください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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