テレワークの運用ルール作成のポイントを解説

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働き方の多様化や感染症対策の観点から、テレワークを導入する企業が増えています。

しかし、テレワークの運用を成功させるためには、テレワーク特有の課題を理解し、それらを解決するためのルール作りをしなければなりません。

テレワークを運用するにあたり発生しがちな課題と、運用ルールづくりのポイントを紹介します。

テレワークにルールが必要になる理由

テレワークは、オフィス出社とは大きく異なる働き方です。そのため、ただ制度を導入するだけでは、思いがけないトラブルや生産性低下につながる可能性が少なくありません。

まずは、ルール作りによって解決すべきテレワーク特有の課題を理解しましょう。

働き方の定義が浸透していない

テレワークは、新型コロナウイルス感染症拡大を受け、新しい働きとして急速に定着した背景があります。新しい働き方であるゆえに、その定義は従業員全員の共通の認識として浸透していない可能性があります。

たとえば、テレワークを有給休暇と混同してしまい、オフィス勤務と同じ姿勢で業務に取り組まない場合があります。

ほかの従業員の目がない

テレワークはオフィス勤務と異なり、ほかの従業員に勤務中の様子を見られることがありません。

さらに在宅勤務をおこなう場合は、プライベート空間で仕事をすることになります。そのため従業員によっては、業務の生産性が低下してしまうおそれがあります。

不公平感を生みやすい

規模の大きな企業であるほど、業務内容や役職などさまざまな要因により、テレワークを実施できる従業員と実施できない従業員の間に差が生まれることがあるでしょう。

テレワークの実施対象者と非対象者をわける基準が明確ではない場合、両者の間に不公平感が生まれるかもしれません。

コミュニケーションが不足する

テレワーク中は、従業員同士顔を合わせることがないため、気軽に会話をはじめることができません。

コミュニケーション不足が続くと、従業員が孤立を深め、大きなストレス抱えてしまう可能性があります。

テレワーク運用ルール・社内ルール作りのポイント

以上の課題を認識した上で、テレワークの運用について具体的なルール作りをすることが重要です。運用ルールづくりにおけるポイントを紹介します。

勤怠管理に関する決まりをつくる

最も重要なのは、テレワーク中の勤怠管理です。テレワークは勤務であることを明示したうえで、労働時間があいまいにならないよう、管理方法を工夫しましょう。

たとえば、テレワークを開始する時間、終了する時間に管理者へ連絡を入れるなどの運用ルールがあるとよいでしょう。

従業員の数が多い企業の場合は、管理者の負担が増えすぎないよう、オンラインで動作する勤怠管理システムを導入することもおすすめです。

人事評価に関する決まりをつくる

テレワーク中は勤務の様子を把握することが難しいため、業務に取り組む姿勢を人事評価に反映することが難しくなります。そのため、評価は業務成果によっておこなうなどのルールづくりが必要です。

また、テレワークを実施できる従業員とそうではない従業員の間で、評価に不平等が出ないよう配慮しましょう。

業務を見える化する決まりつくる

適切な勤怠管理や人事評価をするためには、業務の実態を客観的に把握できるようにしておかなければなりません。

たとえば、インターネット上でアクセスできるプロジェクト管理ツールやビジネスチャットを導入し、業務に関する情報共有はそこでおこなうよう義務付けるなど、業務の見える化を進めるためのルールがあるとよいでしょう。

対象者に関する決まりをつくる

テレワークの実施は本来全従業員で取り組むべき働き方です。しかし、やむをえない理由によって、テレワークを実施できる従業員とそうでない従業員が生まれる場合があるでしょう。

テレワークの実施範囲を定める場合は、その基準について明確なルールを定めましょう。たとえば部署や年次など、両者をわける基準が客観的に判断できるものであるほど、不公平感を生むおそれは小さくなります。

費用の負担に関する決まりをつくる

在宅でテレワークをおこなう場合は、従業員が個別に労働環境を整備する必要があります。たとえば、ネットワーク環境や執務机を整えるなどです。

その場合、購入にかかった費用の負担をどうするかについても事前にルールを作っておきましょう。

特にテレワークにあたりかかった通信費や光熱費を従業員に課す場合、長期的な負担となります。なるべく会社側が負担できるよう、優先的にルールづくりをするとよいでしょう。

コミュニケーションを活性化する決まりを作る

最後に、従業員の心理的健康を保つための、コミュニケーションに関するルールづくりをしましょう。

メールをはじめとした、従来のコミュニケーションツールの使用は、従業員の時間を大きく奪い、かえってストレスを生む可能性があります。

テレワーク中のコミュニケーションを活性化させるためには、気軽でスピーディなやりとりが可能になるビジネスチャットの利用を推奨するとよいでしょう。

テレワークの運用にはルールづくりが最重要

新しい働き方であるテレワークは、従業員のワークライフバランス向上や感染症対策のひとつとして大変有効です。一方で、運用にあたっては明確な運用ルールづくりをする必要があります。また一度作成したルールであっても、状況の変化などによって柔軟に修正をしましょう。

ビジネスチャットの導入を検討する場合はChatworkもおすすめします。Chatworkではチャット形式でのやりとりだけではなく、ビデオ通話機能でスムーズなコミュニケーションが可能です。またグループチャットやタスク管理機能を上手に活用すれば、テレワーク中の業務見える化を実現することもできます。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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