バーチャルオフィスはテレワークで必要？仮想オフィスが効果的な理由とは

テレワークを導入する企業が増えていますが、勤怠管理やコミュニケーションに不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。

通常のオフィス環境と異なり、テレワークでは業務の様子が可視化できなくなるほか、会話の数も減少してしまう可能性があります。

仮想オフィスは、テレワークに生じやすいデメリットを改善するのに効果的なツールとして注目されています。

仮想オフィスの導入によって実現できることや、企業・従業員にどのような効果をもたらすのかを解説します。

仮想オフィスとは

仮想オフィスとは、インターネット上にオフィスを設置して、従業員が実際に出勤しているかのような雰囲気を作り出すツールのことです。

オフィスのようなレイアウトに従業員のアイコンを置いたり、ツール上の3D空間で従業員のアバターを動かしたりするなどし、テレワーク中でも共同意識を持ちながら働いている状況を再現できます。

テレワークが一般的となりつつあるなかで、同僚とのコミュニケーション機会の創出や、相談する機会を設ける方法として仮想オフィスが活用されています。

仮想オフィスの導入でテレワークで実現できること

仮想オフィスの環境を作り出すことで、どのようなことをテレワーク環境で実現できるのでしょうか。

仮想オフィスを導入することで、テレワークで発生しやすい課題の解決や、業務効率の向上などの効果を得ることができます。

従業員が出勤しているかの確認

テレワーク環境では、従業員が就業時間どおりに仕事を始めているか、退勤しているかを可視化できない点が課題です。

また、通常のオフィス勤務では、従業員が仕事をしている様子を確認できますが、テレワークだとすべての従業員を正確に管理するのが難しくなります。

仮想オフィスは、ツール上で在席確認をおこなえるため、従業員の勤務状況を一目でチェックできます。

終業時間どおりの勤務状況だけでなく、休憩時間、離席状況も可視化できるため、上司による管理の手間を省けるようになります。

オフィス空間のようなレイアウトの設定

仮想オフィスでは、実際のオフィス空間のようにレイアウトを表示できます。

会議室や社長室、部門ごとの座席の配置などの配置を自由におこなえるものもあるため、テレワーク環境でありながらオフィスにいるときのように仕事に取り組みことが可能です。

また、ほかの従業員の座席もオフィス同様に配置することで、気軽に話しかけたり、相談がしやすくなるなど、メンバー同士の一体感を高めるのにも効果的でしょう。

画面や資料などの情報共有

仮想オフィスツールは、アバターを使って実際のオフィスを再現するだけでなく、従業員同士での情報共有もできます。

たとえば、業務に必要な資料を相手と共有したい場合、仮想オフィスのツール上での画面共有が可能です。

仮想オフィスで画面共有が可能な場合、画面共有機能を搭載したWeb会議ツールを利用する必要がなく、ツールを通して、対面しているかのように資料を見ながら会話をおこなえます。

仮想オフィスがテレワークに効果的な理由

仮想オフィスを導入することで、企業だけでなく、従業員にとってもメリットがあります。

なぜ仮想オフィスは、テレワークに効果的と考えられるのか確認しましょう。

コミュニケーションが取りやすい

仮想オフィスは、テレワーク環境でもコミュニケーションを取りやすいのがポイントです。

それぞれの従業員のアバターがツール上に表示されるため、レイアウト図を見るだけで会話をしていいかを確認できます。

また、チャット機能を搭載した仮想オフィスであれば、Web会議システムを使う必要がなく、コミュニケーションの活性化にも効果的です。

ワークライフバランスの向上

仮想オフィスの導入は、従業員のワークライフバランス向上にも効果的です。

テレワーク環境だと、退勤時間が不明確になりやすく、遅くまで働いてしまうだけでなく、休日にも仕事をする従業員が出てしまう恐れがあります。

仮想オフィスでは、従業員がログインしている限り、アバターとして表示されるため、上司や管理部門から注意することができます。

テレワークに移行したあとも、従業員が働きすぎないように管理する方法として、仮想オフィスは有効な手段です。

テレワーク中の生産性向上に役立つ

仮想オフィスを活用することで、テレワーク中の生産性向上にも役立ちます。

ツール上に勤怠状況が表示されるため、オフィス環境同様に集中しながら仕事に取り組めます。

また、ほかのアバターに話しかけるだけで、コミュニケーションを取れるため、電話をすることなく気軽に意思疎通が可能です。

チームとして働きにくくなってしまうテレワークですが、仮想オフィスの導入によって、少しでも効率的に働ける環境づくりにつながるでしょう。

テレワークで仮想オフィスの導入する注意点

ワークライフバランスの向上にもつながる仮想オフィスですが、導入時に注意する点もあります。

仮想オフィスを効果的に活用するためにも、ポイントを押さえておきましょう。

常に監視されている雰囲気が出てしまう

仮想オフィスの導入時に注意したいのが、監視されている雰囲気が出ることです。

オフィス環境と同じように、従業員の勤怠状況を可視化できますが、上司やほかの従業員から見張られている感情を与えてしまう可能性があります。

テレワーク環境で、従業員の様子を確認するのに適していますが、監視ツールとして利用しないように気を付けましょう。

使用コストがかかる

仮想オフィスは、導入コストがかかってしまう点に注意が必要です。

ログイン可能人数や機能に応じて、価格が異なりますが、毎月数万円かかる場合があります。

仮想オフィスにはさまざまなメリットがありますが、導入するだけに満足するのではなく、対費用効果を考慮することが重要です。

PCによっては使いにくい

テレワークで仮想オフィスを運用する際には、従業員が使用するPCのスペックについても確認が必要です。

高度なデザインのオフィスを再現するため、PCスペックが足りないと動作が遅くなる場合があります。

また、ITツールの操作が苦手な方にとって、仮想オフィス中心の業務が負担になってしまうことも考えられます。

十分なスペックを備えたPCを購入するだけでなく、トラブルが起きた際に対応できる環境を用意しなければなりません。

運用ルールを設けないと効果が出にくい

仮想オフィスの運用ルールを設けないと、十分な効果を得られない可能性があります。

たとえば、毎日のログインを義務付けていない場合、従業員が就業規則どおりに仕事をおこなっているかを確認できません。

ほかにも、出張時の取り扱いや、導入対象を全従業員とするのかなど、仮想オフィス導入に際してルール作りが必要となります。

仮想オフィスをテレワークの実現に役立てよう

テレワークでのデメリットを解消するために、仮想オフィスの導入が効果的です。

勤怠の管理や、コミュニケーション不足になることなく、快適にテレワークでの業務を行えます。

ただし、仮想オフィスは、導入コストがかかるだけでなく、対応スペックのPCを用意するなど注意点にも気を付けなければなりません。

本格的に仮想オフィスを導入する前に、ビジネスチャット「Chatwork」を試してみてはいかがでしょうか。

Chatworkは、チャット形式でのやりとりに加え、Web会議システムを搭載しており、対面式でのコミュニケーションが可能です。

Chatworkは無料から利用できるため、テレワークでの情報共有に課題を抱えている方は、導入をご検討ください。

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