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テレワークにおける雑談の役割とは？テレワークでの雑談の重要性と方法
目次
適度な雑談は、職場のコミュニケーションを円滑にしてくれる大切なものです。
テレワークで顔を会わせる機会が減ることで、雑談も少なくなり、業務の進行に影響が出ると感じることもあるのではないでしょうか。
働きやすさを維持するためにも、テレワークにおける雑談の役割や、気軽に雑談をする方法について知っておきましょう。
テレワークでは雑談も重要になる
休憩時間や業務の合間に適度に交わす雑談は、一見無駄なように見えても、コミュニケーションの円滑化や人間関係の維持に重要な役割を果たしています。
ちょっとした疑問があるときに気軽に質問してもよいと思える関係性を築くことや、同じ目標に向かって頑張る気持ちを共有することは、社員の生産性やモチベーション、チームワークに影響します。
テレワークでの就業になり雑談をする機会が少なくなると、そうしたチームの一体感を感じられなくなり、ほかの社員がどのようなことを考えたり悩んだりしているのかが見えにくくなる可能性や孤独感を感じてしまうことがあります。
テレワークの効果を引き出すためにも、雑談は大切にしなくてはいけないコミュニケーションのひとつでしょう。
業務の主軸ではない雑談は、個々が仕事に打ち込む中では置き去りにされがちですが、対面で気軽に言葉を交わせないテレワークだからこそ、意図的に機会を設ける必要があります。
テレワークにおける雑談の役割
意識してテレワークに雑談を取り入れるために、雑談の役割をよく理解しておきましょう。
業務効率化につながる
テレワークで仕事をしていると、仕事で行き詰ってしまったときに、一人で悩んでしまうこともあるでしょう。
雑談によって上司やチームのメンバーに気軽に相談できる雰囲気を維持できていれば、社員が一人で悩む時間を減らすことができ、業務効率化につながります。
コミュニケーションが円滑だと、些細なことでも報告をあげやすく、情報共有もスムーズにできます。対面でおこなっていたのと変わらないチーム運営を保つことができ、効率を落とさずに業務ができるでしょう。
モチベーション維持につながる
コミュニケーションが十分だと感じられると、仕事へのモチベーションによい影響をもたらします。
業務以外の話題を雑談によって共有し個人的なつながりを感じられることで、心理的な距離が近くなりメンバーに愛着をもって「一緒に仕事を進めていく」という意識を持てることもあるでしょう。
雑談の中でさりげなく相手の仕事を褒めたり、ねぎらったりすることも、自己肯定感を高め仕事への意欲を高める大切な行為といえます。
心理的安全性の確保になる
社員の心理的安全性を保つには、雑談によって「気軽に話せる環境がある」と感じられることが大切です。
心理的安全性が高まることによって、上司との会話や会議で自分の意見をいえる、相手が出した結論に納得できるなど、質の高い仕事をするために必要な信頼関係を築けるようになります。
意見交換やちょっとしたアイデアを伝えあう場をテレワークでも確保できると、イノベーションを生み出したり業務の改善を進めたりすることが、オフィスと変わらないレベルで続けられるでしょう。
ストレス解消になる
雑談はテレワークによるストレスの解消方法としてもよいといわれています。
最近のできごとや好きなものに関する話をして気分が明るくなったり、業務の一環として共有するほどでもないちょっとした苦労話をして共感を得られたりすると、沈んでいた気持ちが軽くなることもあるでしょう。
雑談ができる相手がいてうれしいという感情を伝えあえると、お互いの存在意義を肯定しあうことにもつながり、前向きな気持ちに切り替えて仕事に取り組む意欲につながるかもしれません。
テレワークで気軽に雑談をする方法
テレワークに雑談を取り入れる具体的な方法を紹介します。
ランチ会やコーヒーブレイクを実施
オフィスでの勤務中は、ランチや休憩時間を同僚とのコミュニケーションの時間にあてていたという方も多いでしょう。
リモート会議システムなどを使い、オンラインでも同様に昼食やコーヒーを画面の前に持ち寄って、ランチ会やコーヒーブレイクをおこなう方法があります。
オンラインでは場所の制限がないため、オフィスでデスクが近いいつものメンバーで集まることもできれば、5名前後のグループにわけランダムにメンバーを決めて他部署との交流を図ることもできます。
スポーツや映画などテーマを決めてグループをわけるなど、会話が弾む工夫をしやすいのもメリットでしょう。
毎日開催する場合は自由参加にする、事前に希望者を募って週1回の開催にするなど、オンラインでのコミュニケーションに慣れていない社員にも負担にならない方法を考えるとよいかもしれません。
専用グループチャットを作る
まずは文字での雑談から気軽に始めたいという場合は、ビジネスチャットツールで雑談専用のグループチャットを作ってみるとよいでしょう。
チーム内のグループチャット、趣味などテーマ別のグループチャット、写真が中心のグループチャットなど、アイデアしだいでさまざまな会話が生まれ、社内でのコミュニティの形成にも役立ちます。
文字でのやりとりはそれぞれが好きなタイミングでできるため、作業のキリがよいときや休憩時間に自由に楽しむことができます。
事前準備も必要なくすぐに始められるため、テレワークでの雑談を増やしたいときの最初の取り組みとして取り入れやすいでしょう。
ミーティングの冒頭にアイスブレイクを取り入れる
相手の状況が見えにくいテレワークでは、任意のタイミングで相手に雑談をもちかけるハードルが高いと感じることもあるでしょう。
いつものオンラインミーティングの際に、最初の数分をアイスブレイクとして雑談にあてるという方法もあります。
最近あった出来事を話す、「実は...」から始まるちょっと変わった自己紹介をおこなうなど、ミーティングに参加するメンバーがそれぞれ発言でき、お互いに興味をもったり新たな一面を知ることのできる内容を取り入れると、会話が盛り上がり緊張がとけるでしょう。
発言しやすい空気を作りコミュニケーションを活発にすることで、ミーティングもいつもよりさらに生産的なものになるかもしれません。
テレワークで雑談を促す際の注意点
テレワーク環境で雑談の時間を意識的に作るときは、注意すべき点かいくつかあります。
強制しない
雑談は強制されてするものではなく、あくまでも自発的なものです。
強制されてする雑談は社員にとっては会議や業務と変わりがなく、リラックスした空気やスムーズなコミュニケーションを生み出すことはできないでしょう。
テレワークにおいて雑談の時間を増やしたいときに意図的に設けるのはそのための機会です。
発言すること自体やその内容を指示することは避けましょう。
自由に発言できる環境を作る
好きなことを発言してよいという自由さが保障されていないと、雑談の機会を設けても会話は弾みません。
何を話しても相手に受け止めてもらえ、拒絶されたり罰を与えられることはないという心理的安全性を確保することが、雑談における大切なポイントです。
そのためにはミーティングの最中などに急に雑談をふるよりも、「今は雑談の時間です」「ここは雑談の場です」というわかりやすい環境を提供する必要があるでしょう。
信頼関係が前提
雑談の話題をふったり会話を弾ませるためには、相手がどういう人なのかを理解している必要があります。
そもそもの信頼関係が築けていないと、雑談の機会を設けても発言が少なく、雑談のメリットを得られないまま終わるということもあるでしょう。
信頼関係があるという前提条件自体が満たせていない場合は、まずはお互いをよく知り合うことから始め、焦らずに関係性を築いていくことが重要でしょう。
テレワークでの雑談にChatworkを活用
雑談は一見すると必要のないことに思えますが、業務効率化やモチベーション維持など、仕事において大切な役割を果たしています。
相手の状況や表情がわかりにくいテレワークでは、自然発生的な雑談は生まれにくいため、オンラインでのランチ会や雑談専用のグループチャットの作成などに意識的に取り組んでみるとよいでしょう。
ビジネスチャットのChatworkは、グループチャットの作成が簡単にでき、ビデオ通話機能を使ってオンラインミーティングも可能なため、さまざまな形のコミュニケーションで雑談の機会を作れます。
テレワーク中に気軽な雑談の場を設けたいときは、Chatworkの導入を検討ください。
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