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テレワーク時の郵便物はどうする？テレワークでの郵便物の転送と対処方法
目次
多くの企業で広がりを見せているテレワークですが、テレワークの課題として、会社への郵便物対応があります。
今後のテレワークの推進や効率的なテレワークの運用のためにも、テレワーク中の郵便物をどうするべきか確認していきましょう。
テレワーク中の郵便物はどうする？
テレワーク中、会社に届く郵便物の取り扱いに困っている企業は多くあります。
郵便物の対応のためにテレワーク中であっても定期的に社員が出社するという対応を取っている場合もあるでしょう。
しかし、テレワークでありながら出社の必要性が残る状態は問題があるともいえます。
テレワーク中の郵便物対応は、テレワーク推進を阻む要素のひとつとなっており、郵便物の対応のためだけに出社しなければいけない状態は解決すべきことです。
会社に届く郵便物の中には、請求書や契約書など期限が設けられているものもあり、テレワークを理由に確認しないわけにはいかないというのが実情です。
テレワーク中の郵便物の対応については、大きく分けて「転送」と「転送以外の方法での受け取りまたは確認」というふたつの方法が考えられます。
テレワーク中の郵便物は転送するべきか
テレワーク中の郵便物の対応方法のひとつとして、郵便局の転送サービスを利用するというものがあります。
テレワーク中の郵便物を転送する場合、転送先の住所をどこに設定するかや期間をどうするのかという問題が生じます。
転送先として候補に挙がるのは、代表者または総務担当者の住所です。
流れとしては、代表者や総務担当者の自宅に郵便物が転送され、中身を確認し、該当する担当者に対応を伺うという作業が必要です。
原本が必要となれば、担当者に原本を送付するという手間が発生します。
このような作業は、少人数規模の会社や、郵便物がそもそも少ないという企業であれば成り立つかもしれませんが、会社の規模や郵便物の数によっては、ほかの業務に支障が出る可能性があり、効率的な方法とは言えません。
また、郵便局の転送サービスでは転送期間は1年間となっているため、今後のテレワーク推進のことを考えると、テレワーク中の郵便物の転送は一時的なものに留めるのが望ましいと考えられます。
テレワーク中の郵便物を転送以外で対処する方法
テレワーク中の郵便物を転送以外で対処する方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
「社員が出社して受け取る」「私設私書箱を利用する」「クラウド郵便サービスを利用する」という3つの方法を紹介します。
社員が出社して受け取る
定期的に社員が出社し、郵便物を受け取るという方法は簡単にできる対応ではあります。
出社して受け取るメリットとしては、新たなサービスなどの契約が不要であり、コストや手間がかからない点があるでしょう。
しかし、完全なテレワークが進まない、出社する社員に不公平感が募る、郵便物の確認のためだけに出社するのは効率が悪いといったデメリットがあります。
テレワーク中の郵便対応にこの方法を採用する場合、
- 取引先などに説明し、極力データで送ってもらう
- 出社する社員を当番制にし、不公平感をなくす
- 最終的には、出社せずに郵便物対応できることを目指す
といった対応が必要です。
多様な働き方が推進されている今、完全なテレワークを目指すことは、求職者の増加や離職者の減少といった効果も期待でき、会社の魅力にもつながります。
社員が出社して郵便対応をするというのは、完全なテレワークへの移行段階での対応と考え、最終的には出社せずに対応できることを目指しましょう。
私設私書箱を利用する
テレワーク中の郵便物対応として、私設私書箱を利用も考えられます。
私設私書箱とは、郵便局以外の民間の業者が運営する郵便物や荷物の受け取りを代行するサービスのことで、民間私書箱と呼ぶこともあります。
私設私書箱は、サービスによって料金体系が異なるため、自社に合ったサービスを選ぶことができます。
また、サービスによっては、受け取りに出向かなくても、私書箱に届いた郵便物を設定した住所に転送してくれるサービスをおこなっているものもあります。
デメリットとしては、新たにコストがかかる点やサービスによっては受け取れない荷物が出てくるといったことが考えれます。
クラウド郵便サービスを利用する
テレワーク中の郵便物対応として、クラウド郵便サービスを利用する方法もあります。
クラウド郵便サービスとは、サービス会社が郵便物をスキャンし、クラウドを通じてユーザーに対応を確認するといったものです。
代表的な例としては、サービス会社がユーザー企業に届く郵便物を回収して、郵便物の外見を撮影し、クラウドを通じてユーザーに送信した後、ユーザーに「開封して内容をスキャン」「開封せずに転送」「廃棄」を選択してもらうといった流れでおこなわれています。
クラウド郵便サービスを利用することで、ユーザーは郵便物に触れることなく、メール感覚で郵便物を仕分けることができます。
クラウド郵便サービスも、サービスによって内容や料金体系が異なるため、自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。
テレワーク中の郵便物対応のカギはペーパーレス化
テレワーク中の郵便物対応を少なくするためのカギは、実際に会社に届く「紙の郵便物」を減らし、メールやチャットで対応できるものを増やしていくということです。
ビジネスチャットやファイル共有サービスなどのデジタルツールを活用し、ペーパーレス化を進めていきましょう。
しかし、取引先や顧客が紙でのやりとりを望んでいるなどの理由で、いきなりすべてをペーパーレス化することは難しい企業も多いでしょう。
そのような場合は、自社内の身近なところからペーパーレス化を実行していきましょう。
自らペーパーレス化の利点を感じることで、取引先や顧客にも代替策を上手く提案でき、ペーパーレス化が進むかもしれません。
ペーパーレス化が進めば、自ずと会社に届く郵便物も少なくなります。
Chatworkでペーパーレス化を進めよう
テレワーク中の郵便物対応は、郵便局の転送サービスや、私設私書箱、クラウド郵便サービスを利用するといった方法があります。
しかし、今後、テレワークを含めた多様な働き方を実現する必要があることを考えると、クラウド郵便サービスなどのデジタルサービスを活用していくことが望ましいでしょう。
取引先とのやりとりに、紙の郵便物に代わって新たなデジタルツールを提案する場合、ビジネスチャットのChatworkを導入してみてはいかがでしょうか。
Chatworkでは、社内外とのやりとりをチャットでおこなうことができ、チャット内でデータやファイルのアップロード・ダウンロード・閲覧ができるため、ペーパーレスなやりとりに最適です。
また、国際的なセキュリティ基準に則って運営されているため、安心してデータのやりとりをすることができます。
テレワーク中の郵便物対応を減らすためにも、ペーパーレス化の促進にChatworkをお役立てください。
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