デジタルワークプレイスとは？デジタルワークプレイスの導入方法と効果

デジタル技術を駆使したビジネスが進んでいるなかで、デジタルワークプレイスの環境整備は必須です。

デジタルワークプレイスの導入によって、多様性のある働き方の実現や業務改善につながる効果が期待されています。

しかし、企業がデジタルワークプレイスを実現する際には、注意点もあります。

デジタルワークプレイスが業務にどのような変化を起こすことができるのか、導入時のポイントなど、デジタルワークプレイスについて学んでいきましょう。

デジタルワークプレイスとは

「デジタルワークプレイス」とは、デジタルプラットフォームを利用して、会議やコミュニケーション、タスク共有などをおこなう方法のことです。

デジタルワークプレイスには、業務に必要なツールやソフトウェアが準備されており、時間や場所の制限を受けることなく仕事に従事できます。

たとえば、家庭の事情で、どうしても家から離れられないという従業員に対して、デジタルワークプレイスの環境を整備することで、自宅からでも業務がおこなえるようになります。

テレワークやワーケーションといった働き方の推進や導入の際も、デジタルワークプレイスは効果的であり、重要となるでしょう。

デジタルワークプレイス導入による効果

デジタルワークプレイスの導入は、企業経営の方針や、これまでの業務のスタイルに改革をもたらします。

具体的にデジタルワークプレイスを実現することで、どのような効果があるのか見ていきましょう。

競合との優位性を高められる

デジタルワークプレイスの実現は、自社の優位性を高めることにつながります。

デジタルワークプレイスを構築している企業では、従業員同士の情報共有の強化や、ITツールを駆使し、従来の業務環境では成し得なかったアイデアの創造も可能です。

また、従業員の生産性を向上することで、業界での競争力を高めることにもつながるでしょう。

働き方改革を推進できる

働き方改革を推進している場合、デジタルワークプレイスは有効な手段となります。

デジタル技術を活かしきれない環境だと、どうしてもオフィスで仕事をおこなう必要があるほか、従業員の業務負担が増え、ワークライフバランスにも悪影響を及ぼす可能性があります。

一方、デジタルワークプレイスの環境を整えている企業では、テレワークを始めとする多様な働き方を実現できます。

さらに、デジタルワークプレイスの環境を活かし、ひとりあたりの労働時間を減少させることで、ワークライフバランスの改善にも効果的です。

DX（デジタルトランスフォーメーション）を進められる

新型コロナウイルス感染症の対策や、生産性の向上を目的として、DX（デジタルトランスフォーメーション）が注目されるようになりました。

DXを実現するためには、デジタル技術の導入をよりいっそう強化し、従業員が使いこなせる環境が必要です。

たとえば、チャットツールを用いたコミュニケーションの活性化、電子署名の導入による契約プロセスの改善など、ITを活用することが求められます。

デジタルワークプレイスは、ITツールに囲まれている環境であるため、必然的にDXの推進が期待できます。

デジタルワークプレイス導入の注意点

企業価値を向上にも効果的なデジタルワークプレイスですが、環境を整備する際には注意しなければならないこともあります。

デジタルワークプレイス導入にともない、どのような注意点が存在するのでしょうか。

社内における人間関係の希薄化

デジタルワークプレイスの環境では、人間関係の希薄化に気を付けましょう。

ITツールを駆使することで、スムーズなコミュニケーションを実現できる一方で、直接の会話が減り人間関係に影響を及ぼす可能性があります。

また、完全テレワークに移行すると、ITツール内でのコミュニケーションに依存し、相手の性格や仕事に対する価値観などを把握しにくくなります。

協力して仕事を進める以上、相手のことをよく知ることは大切であるため、デジタルワークプレイスでのコミュニケーションに工夫が必要です。

業務の進捗状況が把握しにくい

デジタルワークプレイスを活用し、オフィス以外での業務が続くと、ほかの従業員の様子を見られない状態で働く場合があります。

業務にトラブルや課題が出た際に、オフィスだと気軽に相談することが可能でしたが、デジタルワークプレイスの環境だと躊躇してしまうことも考えられるでしょう。

結果として、従業員個々の進捗状況が把握しにくくなり、業務に影響を及ぼしかねません。

コミュニケーション同様に、日常的な進捗管理についても、最適な方法を見つけ出す必要があります。

情報漏洩のリスクが高まる

デジタルワークプレイスで、とくに注意するべき点は情報漏洩です。

デジタルデバイスやITツールなどインターネットに接続する以上、第三者からの攻撃に遭う可能性が高まります。

情報漏洩の程度によっては、企業の信頼性の低下や、経営へのダメージにもつながるため十分な対策が必須です。

デジタルワークプレイス導入のコスト

デジタルワークプレイスは、利便性が向上する一方で、コスト的な負担を強いられます。

デジタルデバイスの準備、業務に必要なソフトウェアの導入など、環境整備のために経費が必要になります。

可能な限りコストを抑えるためにも、どのツールが必要であるのかを見極めながらデジタルワークプレイスを整備しましょう。

デジタルワークプレイスの導入方法

デジタルワークプレイスの導入は、ただ単にデジタル化を推進すればよいというわけではありません。

業務環境に適したデジタルツールの選定のほか、就業規則の作るなどの準備が必要です。

業務に適したデバイスやツールの選定

デジタルワークプレイスの環境を実現するにあたり、日々の業務に適したデバイスを選定します。

たとえば、営業担当と社内スタッフの連携を取りやすくするためには、モバイルデバイスやチャットツール、クラウドサービスが必須です。

また、テレワーク環境では、オフィス環境と同様のパフォーマンスを発揮するためにも、ノートPCのスペックも確認します。

必要なデバイス・ツールを選定する際には、従業員から直接意見を集めることも検討しましょう。

インターネット環境の強化とセキュリティ対策

デジタルワークプレイスを活用する際には、インターネット環境の強化と、セキュリティ対策が必須です。

インターネット環境が整っていないと、ビデオ会議システムでのタイムラグの発生や、容量の大きいファイルのダウンロードに時間を要します。

また、セキュリティ対策を怠ると、自宅やカフェなどからネットワークに接続した際に、外部からの攻撃を受ける可能性もあります。

外部の専門家にも相談しながら、安定したインターネット環境の整備と、正しいセキュリティ対策をおこなうようにしましょう。

デジタルワークプレイスにおける就業規則の設定

通常のオフィス勤務とは別に、デジタルワークプレイス用の就業規則を設けることも大切です。

始業時間・終業時間の連絡方法、給与の設定、連絡体制などトラブルに発展しやすい部分を明確にする必要があります。

また、いつ業務に取り掛かっているのか、休憩時間を把握しにくくなるため、クラウド型の勤怠管理システムの導入も検討しましょう。

デジタルワークプレイスの導入で多様な働き方を実現

ビジネスチャットツールの「Chatwork」を利用することで、デジタルワークプレイスの実現に貢献します。

従業員同士のコミュニケーションを活性化させるほか、タスク管理機能、ファイル管理機能を搭載しているため、日常的な業務効率の改善にも役立ちます。

また、Chatworkでは、ビデオ通話機能も使用できるため、文字でのやりとりだけでなく、対面式での会話も可能です。

デジタルワークプレイスを推進するためにも、社内でChatworkの利用をご検討ください。

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