Web会議（オンライン会議）の種類とは？Web会議の種類と導入メリット

テレワークを含む従業員の働き方改革が進むなかで、Web会議・オンライン会議システムの活用が進んでいます。

しかし、Web会議システムを導入しただけで、十分に活用しきれていない方も多いのではないでしょうか。

Web会議を効果的に活用するためにも、Web会議の種類や、どのようなメリットをWeb会議の導入で得られるのかを、しっかりと確認していきましょう。

Web会議・オンライン会議とは？

Web会議・オンライン会議とは、インターネット環境から専用ツールを利用して、相手とコミュニケーションをおこなう会議のことです。

これまでの対面式の会議と異なり、Web会議・オンライン会議では、参加者が離れた場所からでもコミュニケーションを取ることができます。

テレワークやシェアオフィスなどを活用した働き方改革が進んでいるなかで、場所・時間にとらわれずに会議をおこなえる方法として、多くの企業で導入されています。

Web会議（オンライン会議）の種類

Web会議（オンライン会議）といっても、さまざまな種類があります。

Web会議を導入する前に、どのような種類があるのかを確認してみましょう。

テレビ会議システム

テレビ会議システムとは、インターネット回線を利用して遠隔地にいる相手と、リアルタイムで会議をおこなえるシステムです。

複数人数同士で会議をおこなう際に利用されることが多く、専用機器やテレビ、インターネット環境を会議室に設置します。

なお、テレビ会議システムは、オンプレミス型と呼ばれる社内サーバーを経由して通信するため、セキュリティ面での安定さがポイントです。

Web会議システム

Web会議システムは、PCやスマートフォンなどを使って、相手と会議をおこなうツールです。

テレビ会議システムが複数人同士での会議で利用される一方で、Web会議システムは、個人間や少人数のグループ同士の会議に使用されます。

インターネット環境さえあれば、個人のPCを使ってどこでも会議をおこなえるため、テレワークにも適しています。

電話会議

電話会議は、電話回線を介して音声のみでコミュニケーションを取る方法です。

テレビ会議システムやWeb会議システムは、インターネット回線を使用していますが、電話会議では通信会社と契約している回線を用います。

Wi-Fiが整備されていない場所でも簡単なやりとりをおこなえるほか、導入コストもかからないため、手軽に会議をおこないたい方に適しているかもしれません。

Web会議システムを導入するメリット

多様な働き方が取り入れられている現代において、Web会議は重要な役割を担っています。

対面式の会議とは異なるWeb会議の導入によって、どのようなメリットを得られるのか解説します。

出張経費の削減

Web会議の活用は、出張経費や移動に関わる費用の削減につながります。

たとえば、これまで顧客先との打ち合わせのたびに、長距離の移動を強いられていた場合、移動による経費がかさんでしまい、利益が減少してしまいます。

一方、離れた顧客との会議の方法にWeb会議を導入することで、交通費を抑えられるほか、移動に要していた時間の節約が可能です。

もちろん、顧客の都合によっては、すべての会議をWeb会議にすることは難しいかもしれませんが、会議の内容に応じて、Web会議を活用してみましょう。

予期せぬ事態への対応

Web会議は、万が一に備えて、リスク回避の方法にも便利です。

交通機関の乱れや天候不良といった事態が発生した際に、対面式の会議では予定どおりにミーティングを実施するのが難しくなります。

一方、インターネット環境があれば、いつでもどこでも会議をおこなえるWeb会議では、不可抗力による影響を受けずにミーティングを開けます。

情報共有の強化

Web会議は、対面式同様に、従業員同士の情報共有の強化が可能です。

音声のみのやりとりでは、相手の顔が見えないだけでなく、相手に対して資料を可視化できないため、情報共有に問題が発生します。

Web会議では、PCやタブレット・スマートフォンなどの画面を通して会議をおこなえるため、相手の顔や、資料を画面で共有しながらコミュニケーションを図れます。

従業員のコミュニケーション活性化

テレワーク環境下では、オフィスへの出勤頻度が減少するため、従業員同士のコミュニケーションにも影響を与えます。

コミュニケーションが十分でないと、業務に関する相談や進捗状況を報告しにくくなり、仕事が思うように進まなくなってしまう恐れがあります。

離れた場所でコミュニケーションが取りにくいなかで、お互いの仕事を可視化するためは、Web会議の導入が欠かせません。

また、Web会議は、従業員同士のちょっとした雑談にも活用できるため、テレワークが続くなかでのメンタルケアにも適しています。

Web会議システムを導入する際のポイント

Web会議システムを導入する際には、効果を高めるためにも、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

チャット機能が備わっているか

Web会議としての機能だけでなく、チャット機能が備わっていると便利です。

チャット機能が搭載していることで、Web会議を実施するのが難しいときでも、テキストベースでのコミュニケーションが可能です。

また、画像・動画ファイルや、PDFファイルなどを送受信できるチャットツールであれば、メンバー間での情報共有もスムーズにおこなえます。

最大何人まで参加できるか

Web会議ツールを導入する際には、同時に最大何人まで参加可能であるかを確かめておきましょう。

ツールによっては、同時接続可能な人数に限りがあり、複数人でのコミュニケーションがおこなえないこともあります。

個人同士の会議だけでなく、10人以上が参加する会議を想定して、最大参加可能人数をチェックした上で導入することがポイントです。

導入コストの見積り

Web会議システムの導入時には、どれくらいのコストが発生するか見積りすることも忘れないようにしましょう。

無料で利用できるWeb会議システムも多くありますが、機能が限られている、人数制限があるなど、使いにくく感じる場合があります。

ただし、有料のWeb会議システムや、有料プランを利用する場合、1ユーザーにつき月額での費用が発生するため、予算を十分に確認しておかなければなりません。

Web会議システムの導入で会議の効率化を目指そう

さまざまな働き方が広がっているなかで、Web会議システムは必要不可欠なツールといえます。

会議の質を高めるためにも、Web会議を導入する際には、機能面・コスト面・サービス内容などを重視して選ぶようにしましょう。

ビジネスチャットツールの「Chatwork」 では、チャット機能に加え、Web会議機能を搭載しています。

テキストベースで業務の報告や相談をおこなう場合にはチャット機能、資料やプロジェクトの概要の説明にはWeb会議機能を利用するなど、コミュニケーション内容に応じて使い分けが可能です。

Chatworkは無料プランも提供しているため、本格的に導入する前にぜひ試してみてはいかがでしょうか。

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