モバイルワークとは?在宅勤務・テレワークとの違いや導入のメリットを解説

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目次

テレワークや在宅勤務をはじめとして、ライフワークバランスの向上を目的として、さまざまな働き方が導入されています。

とくに、モバイルワークは、柔軟性のある働き方を実現し、業務の効率化に効果的です。

しかし、モバイルワークという働き方は、まだまだ認知度が低く、在宅勤務やテレワークなどと混合されています。

モバイルワークの働き方を取り入れるためにも、モバイルワークの概要や従業員が快適にモバイルワークをおこなえる方法を見ていきましょう。

モバイルワークとは

モバイルワークとは、可動性を意味するモバイル(Mobile)な働き方のことです。

スマートフォンやチャットツールを活用することで、カフェ、シェアオフィス、移動中の車内など自由に場所を選びながら働ける方法として注目されています。

モバイルワークは、在宅勤務やテレワークといった働き方と混合されることがありますが、以下の違いがあります。

  • 在宅勤務:自宅を拠点として仕事をする働き方
  • テレワーク:在宅勤務、モバイルワーク、シェアオフィス勤務など、さまざまな働き方を総称した言葉

テレワークが浸透した現在、社外での働き方を「テレワーク」とまとめて呼ぶことも多くなりましたが、厳密にはモバイルワークと違いがある点を確認しておきましょう。

モバイルワークを導入するメリット

場所を限定しない働き方を実現するモバイルワークですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。

モバイルワークには、在宅勤務やシェアオフィス勤務とは異なるメリットがあるので、確認していきましょう。

業務効率の向上

たとえば、営業職のよくある業務の流れとして、オフィスに一度出勤してから、顧客先に営業訪問し、終業レポートを書くために再び会社に戻るというのが一般的でした。

もちろん、オフィスに重要な用事があるのであれば、一度帰社する必要がありますが、終業レポートや雑務をおこなうために帰社するのは時間的に非効率です。

モバイルワークを導入することで、会社に寄ることなく、移動中に連絡や終業報告などを済ませられるようになります。

導入前と比較して、時間の使い方が大きく変わり、業務効率の向上を期待できます。

無駄な移動時間の削減

モバイルワークは、無駄な移動時間の削減にも効果的です。

多少の頻度であれば影響は少ないものの、オフィスに行ったり来たりを何度も繰り返すと、その分時間を損失してしまいます。

モバイルワークの働き方では、移動中だけでなく、商談が終わったあとにカフェに立ち寄って、その日の業務に取りかかることができます。

また、チャットツールを利用して、いつでも同僚や上司とのコミュニケーションもおこなえるため、急な業務の対応も可能です。

コストの削減につながる

モバイルワークは、時間的なメリットがあるだけでなく、コストの削減にも期待できます。

従来の働き方だと、会社に出勤してから顧客先に訪問し、さらに顧客先から会社に戻るために交通費が余計に発生していました。

一方、モバイルワークを実現すると、自宅から直接顧客先に行き、そのまま近場のカフェで仕事をしてから自宅に帰宅できるため、交通費の大幅な削減が可能です。

また、オフィスの利用頻度も減ることから、賃料の安いオフィスへの移転による固定費削減にもつながります。

モバイルワーク導入で気を付けること

モバイルワークには多くのメリットがある一方で、導入時に注意する点があります。

モバイルワーク特有の問題点を把握しておきましょう。

従業員の勤怠管理が難しくなる

モバイルワークでは、会社に寄らずに、顧客先への直接訪問や、そのまま近場のカフェやシェアオフィスでの業務が増えるため、勤怠管理が難しくなります。

また、上司の目が届かない範囲で仕事をおこなうことから、ほかの従業員との公平性にも課題が生じます。

定期的に連絡を取り合い、モバイルワークの対象となる従業員が、就業規則どおりに勤務をしているかどうかを可視化できるようにしなければなりません。

セキュリティ対策が必要

モバイルワークの導入は、セキュリティリスクの危険性が高まる恐れがあります。

PCに加え、スマートフォンやUSBメモリなどを持ち出す頻度が増え、紛失・盗難といったリスクに備える必要が出てきます。

また、無料で利用可能な公衆Wi-Fiへの接続は、通信内容が暗号化されていないことが多く、外部への情報漏洩のリスクが高まります。

情報漏洩は今後のビジネスにも悪影響となるため、モバイルワーク導入時だけでなくより強固なセキュリティ対策が求められます。

従業員同士のコミュニケーションの減少

モバイルワーク中心の働き方は、従業員同士のコミュニケーション機会の減少につながってしまいます。

これまでのオフィス勤務では、周りに同僚や上司がいたため、業務にトラブルが起きた際もすぐに相談できていました。

しかし、外出先での業務が中心になると、顔を合わせる機会がなくなり、情報共有や業務の報告にミスが生じやすくなります。

また、従業員の性格によっては、コミュニケーション機会の減少にともなうメンタル的な問題を引き起こすことも少なくありません。

モバイルワークを快適におこなうためのポイント

モバイルワークでのデメリットを防ぐためにも、導入前にしっかりと準備をしておくことが大切です。

就業規則を設けたり、セキュリティ対策を徹底したりし、従業員が快適にモバイルワークをおこなえるようにしましょう。

モバイルワーク向けの就業規則を設ける

モバイルワークには、始業・終業時間や休憩時間の扱いに問題が出やすく、モバイルワーク向けの就業規則を用意が必要です。

たとえば、モバイルワークをおこなう従業員に対して、定期的な連絡を義務化や、就業時に簡単な業務報告を課すことで、オフィス勤務の従業員との公平性を保てます。

また、勤怠時間の把握が難しい点については、クラウド型の勤怠管理システムを導入し、外出先でも時間どおりに業務しているかを確認できます。

セキュリティ対策の徹底

モバイルワークで欠かせないのが、セキュリティ対策の徹底です。

外出先での業務がメインとなることから、オフィス環境同様のセキュリティ対策が求められます。

コンピューターウイルスの感染対策ソフトに加え、公衆Wi-Fiに接続する際にはVPNを活用しましょう。

さらに、機密資料の持ち出しについては、上司への報告や、返却日時を記載するなどし、適切な管理が必要です。

チャットツールやWeb会議システムの導入

モバイルワークでの連絡方法として、チャットツールやWeb会議システムの導入を検討しましょう。

スマートフォンにチャットツールをインストールしておくことで、社内のメンバーと情報共有が容易におこなえます。

また、重要度の高い相談については、Web会議システムを利用して、顔を合わせながら話すことも大切です。

モバイルワークではチャットツールの導入が効果的

モバイルワークは、時間の使い方に柔軟性を持たせながら働くことができます。

しかし、業務状況や勤怠管理が難しく、従業員が快適に仕事をおこなえるように工夫が必要です。

ビジネスチャットツールの「Chatwork」は、気軽にメッセージを送れるため、社内メンバーとのコミュニケーションに便利です。

ノートPCやスマートフォンの専用アプリを使って、出勤・退勤時の連絡、業務の進捗状況の報告も素早くおこなえます。

また、Chatworkは、Web会議システムも備えているため、上司との対面での相談や、従業員同士のコミュニケーション機会の促進にも活用できます。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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