テレワークの継続と定着に必要なこととテレワークの継続と定着に使えるツールや対策

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テレワークの継続と定着に必要なこととテレワークの継続と定着に使えるツールや対策

目次

テレワークの継続や定着に必要なことは、会社と自宅で働くときの作業環境の差を埋められる整備やツールの導入が重要です。

しかし、テレワークの継続や定着には、企業が仕事に取り組む上で課題に感じている悩みを解消しながら調整を進める手間がかかるかもしれません。

テレワーク導入の準備が不十分な場合、仕事を進める上で課題を感じる機会が多くなり、導入の効果を感じられない状況につながる懸念もあるでしょう。

テレワークの継続と定着に必要なことは何か、テレワークの継続と定着に使えるツールや対策を解説します。

テレワーク継続・テレワーク定着を阻む課題

社内環境やテレワークとの相性など、環境整備の準備不足が原因で安定的な運用ができない場合があります。

テレワーク継続・テレワーク定着を阻む課題を見ていきましょう。

業務内容とテレワークの相性の関係

会社独自のシステムを導入して作業を進めている部署など、会社の環境を自宅への持ち運びが難しい仕事を担当している場合は、テレワークとの相性があまりよくないといえるかもしれません。

出社するほうがセキュリティ面の安全を守りながら仕事が進められるだけでなく、テレワークの移行にかかる準備や手間を考えると課題が多く残ることも定着を阻む要因です。

テレワークの導入が難しい業務内容だと考えられえるときは、テレワークの継続や定着を阻む課題につながります。

出社する業務が多い

企業によっては、出社が必要になる業務もあげられるため、テレワークと相性がよくないと考えられる可能性もあげられます。

たとえば、出社の必要性がある総務や経理の部署では、書類の押印や郵便物の受け取りが必要で導入の妨げになる場合があるのです。

総務や経理の場合でもテレワークできないというわけではありませんが、出社が必要な業務内容が多い状態は、テレワークの継続や定着を阻む課題や考えになってしまいやすいかもしれません。

テレワークができる体制が整っていない

テレワークの導入には、会社と同じように作業が進められる環境を整備する必要があります。

  • デジタル化に対応できる新しいツールの導入
  • 作業のルールや進め方を明記したマニュアルの共有
  • テレワークの勤怠管理や評価制度の共有

上記のような体制が整っていないと、出社時とテレワーク導入時で差が出てしまい、社員が効果的に仕事の処理を進められない要因につながります。

作業環境や体制を再度調整して整える準備が不足していると、継続や定着を阻む課題につながるでしょう。

テレワークの定着で企業が得られる効果

仕事とプライベートの両立につながるテレワークには、社員と企業の両方にとってメリットがあります。

テレワークの定着で企業が得られる効果を見ていきましょう。

経費削減につながる

テレワークの導入にはデジタル化が欠かせないため、従来の仕事の進め方を変更する過程でコストカットにつながる対策にもできます。

たとえば、書類の保管をデジタル化に移行することで、オフィスに保存しておく書類を削減できてオフィスの縮小を実現させることも可能です。

テレワークの定着で企業が得られる効果には、社内全体の経費削減につながる点があげられます。

社内全体の業務効率化が図れる

テレワークの導入には、会社の電話やメールの代わりになるコミュニケーションツールのビジネスチャットを活用して、社内の業務効率化を図る方法があげられます。

業務連絡のやりとりにビジネスチャットを活用すると、会議や面談に使う時間や移動費用の削減につながるなど、コミュニケーションコストを削減できるメリットもあるでしょう。

テレワークの定着で企業が得られる効果には、社内全体の無駄を省いて業務効率化を図れる点があげられます。

通勤時間の削減でプライベートが充実する

テレワークの導入には、社員が交通機関などを使って通勤する時間がかからないメリットがあげられます。

移動にかかる時間が短縮できるだけでなく、仕事を終えたタイミングや休憩時間の合間に用事を済ませることも可能です。

子育てや介護、プライベートの時間を充実させる取り組みにもつながる効果が期待できるでしょう。

社員が働きやすい企業を目指せて離職者を減らす対策にもできるため、企業と社員の両方にとってもテレワークを定着させるメリットが期待できます。

テレワークの継続と定着に使えるツールと対策

出社とテレワークの間に差をつくらない工夫を取り入れるためにも、テレワークの継続と定着に使えるツールと対策を見ていきましょう。

国の助成金を活用する

時代とともにテレワークの働き方が普及している背景もあり、テレワークを導入したい企業に国から助成金が下りる場合があげられます。

たとえば、IT導入補助金では、30~450万円程度を目安にITツールに関するお金を支援できる可能性があるのです。[※1]

テレワークの導入に資金的な難しさを感じている場合は、一度対象に当てはまるかどうか検討して申請する形でテレワークの継続や定着の対策にご利用ください。

勤怠管理や評価制度を整える

テレワーク導入に移行するには、出社勤務と同様にテレワーク導入に合わせた勤怠管理や評価制度の検討が必要です。

たとえば、インターネットからログインして管理ができるタイプの勤怠管理システムを導入すると、自宅で働きながら社員の労働時間を管理できます。

評価制度を見直すときは、社員が仕事の目標を掲げて達成度を検討する方法、業務の進捗報告など、ビジネスチャットなどを使ってコミュニケーションを図りながら検討しましょう。

テレワークの継続と定着に使える対策には、社員の仕事に関する労働時間や評価制度を適切に管理できる枠組みを整えることも重要です。

期間限定で実施して様子を見る

いきなりテレワークに移行するには負担が大きいため、まずはお試し期間で導入して検証する方法もおすすめです。

たとえば、週3回は出社で残りの週2回はテレワークにする方法など、テレワークと出社を半分ずつにして試すやり方もあげられます。

期間限定で実施することで、テレワークの課題や改善点が見えてきて微調整しながら、テレワークの継続と定着に活用できる対策につなるのです。

代行サービスを利用する

テレワークの課題には出社が必要な業務が多く、導入に移行できない問題があげられます。

たとえば、課題の解消には代行サービスの利用があり、郵便物や電話代行サービスなど、社員が出社する代わりを担ってくれるサービスがあるのです。

テレワークの継続と定着に使える対策には、出社の必要性をなくすサービス導入を検討してみましょう。

ビジネスチャットを活用する

テレワークの業務連絡のやりとりを解消できるツールには、ビジネスチャットがあげられます。

  • 社員同士のオンライン会議に活用できる
  • グループチャットで社員同士や取引先との業務連絡に活用できる
  • タスク管理で進捗管理の見える化につなげられる

上記のような機能を使えば、出社と同じ状態に近づけながら作業に取りかかれます。

自宅で電話やメールの準備を一から整える手間も省けるため、セキュリティ面を守りながらテレワークの継続と定着に使えるツールとして取り入れられます。

テレワークの継続と定着にはChatwork

テレワークの継続と定着に必要なことは、会社と自宅の作業環境の差を埋める工夫を取り入れる必要があります。

たとえば、継続と定着に使えるツールや対策には、国の助成金を活用することや代行サービスの利用など、外部からのサポートを得て継続する方法があげられるでしょう。

期間限定で実施して様子を見ながら、勤怠管理や評価制度の整備を進めておくことも大切です。

ほかにも、ビジネスチャットを活用して業務連絡の準備にかかる手間を削減する方法もあげられます。

テレワークの継続と定着には、業務連絡のコミュニケーション活性化ができて、オンライン会議やチャットの会話機能が便利なビジネスチャット「Chatwork」の導入をご検討ください。


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[※1] 参考:IT導入補助金
https://www.it-hojo.jp/


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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