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テレワークに日報は必要？テレワークの日報のめんどくさいを解消する方法
目次
テレワークでは、仕事中の姿が見えないことから、日報の提出が求められることも多いかもしれません。
しかし、テレワーク中は、デスクワークが中心になることから「日報に書くことがない」「日報はめんどくさい」テレワークに日報は必要なのかと感じる人もいることでしょう。
テレワークの日報の目的や基本の書き方、テレワークの日報がめんどくさいを解消する方法について考えていきましょう。
テレワークで日報は必要？
テレワークが始まってから日報の提出を求められるようになった人の中にはわざわざ日報を書く必要があるのかと考える人も多いでしょう。
テレワークで日報が必要とされる理由としては、テレワークでは仕事中の姿が見えず、社員が何をしているかが把握しづらいからです。
とくに、庶務や経理などの総務の仕事は成果が見えにくく、上司は日報によってテレワーク中の仕事内容を把握できます。
また、営業など数字で結果が見えやすい仕事でも、日報によって、上司は結果にたどり着くまでの過程を知ることができます。
Web会議やビジネスチャットなどによるコミュニケーションが多く、上司が部下の仕事内容を把握できるという状況でない場合に、テレワーク中に日報の提出を求められることが多いかもしれません。
テレワーク中に日報は必須というわけではありませんが、管理者の考えや情報共有やコミュニケーション手段として日報という方法を選択する場合があるといえるでしょう。
テレワークで日報を書かせる目的とは？
テレワークでの日報の目的を理解していれば、上司からの正しい評価を得ることや自分の仕事を効率化につながるかもしれません。
テレワークで日報を書かせる目的について知っておきましょう。
進捗を共有するため
日報の大きな目的のひとつは、業務の進捗を共有することです。
上司にとって部下の進捗把握は非常に重要です。
また、日報を書くことで進捗が可視化できるため、締め切りまでの逆算もしやすくなるというメリットがあります。
しかし、進捗管理やタスク管理が別の方法でおこなえていれば、必ずしも日報ではなくてもいい部分もあります。
成果を見せるため
日報には、テレワーク中の成果を上司に示すという役割もあります。
通常のオフィス勤務と違って、テレワーク中の仕事ぶりは見えません。
一生懸命働いて成果を出したとしても、それを上司に伝えなければ正しい評価につながらないのです。
テレワーク中こそ、自分の成果を上司に伝えるために、日報を使ってアピールすることもいいかもしれません。
しかし、こちらも成果を適切に評価できる仕組みやコミュニケーションが取れていれば、日報ではなくてもおこなえる部分です。
仕事の進め方を振り返るため
日報を書くことで、自分の仕事の進め方を見直すこともできます。
日報を書くためには、1日の仕事を振り返り、簡潔にまとめる必要があり、時間の使い方や仕事の進め方について、より効率的にできないか考えるきっかけになります。
日報は上司からの評価だけでなく、自分自身を評価する機会にもなるのです。
コミュニケーションの手段にするため
日報は、テレワーク中のコミュニケーションの手段として活用することもできます。
テレワーク中は業務以外のコミュニケーションが不足し、人間関係が希薄になったり、心身の不調に気づきにくくなったりします。
日報をチーム内で共有したり、上司はコメントをつけて返すなど、日報をコミュニケーションツールとして活用することで、テレワークでのコミュニケーション不足解消につなげる狙いもあるのかもしれません。
テレワーク日報の書き方：基本の項目
テレワーク中の日報の基本的な書き方について見ていきましょう。
今日の目標
まずは、その日の目標を記入します。
時間管理が難しいテレワークでは、目標を立てることでやるべきことを可視化することが大切です。
業務内容
続いて業務内容について書いていきましょう。
業務内容は、主に「時系列で書く」「箇条書きで書く」といった書き方が主流です。
業務内容は上司が一番把握したい点なので、なるべく詳細に書くようにしましょう。
振り返り
業務についての振り返りを書きましょう。
立てた目標を達成できたか、できなかった場合は何が原因かなどを記入します。
悪かった点だけでなく良かった点も記入することで、上司は評価しやすくなります。
改善点・課題
業務の振り返りをおこなったら、その中での改善点や課題を書きましょう。
仕事の進め方に無駄がなかったか、効率的におこなえたかという視点で考えると改善点や課題が見つかりやすくなります。
明日の目標
改善点や課題を踏まえた上で、最後に翌日の目標を立てましょう。
前日に目標を立てておくことで、始業時間になったらすぐに仕事に取りかかれるため効率的です。
テレワーク日報の書き方：意識すべきポイント
テレワーク日報を書くときに意識すべきポイントについて見ていきましょう。
テレワークは働きぶりが見えないということを念頭に書く意識が必要です。
数字を使って書く
目標や業務内容を書く際は、なるべく数字を使って具体的に書くようにしましょう。
たとえば、「資料作成に時間がかかったので明日はもっと早く終わらせたい」と書くのではなく「資料作成に2時間かかってしまったので、明日は1時間で終わらせたい」と書くと、上司は仕事ぶりがイメージしやすくなります。
気になることは小さいことでも書く
テレワーク中のコミュニケーション不足を解消するためにも、気になることがあれば積極的に書くことが大切です。
例えば、「自分の仕事の進め方に不安がある」「ほかの社員のテレワーク中の様子が気になる」など不安に思うことは日報に書き、上司に伝えるようにしましょう。
普段の雑談では話せるようなことも、文字に起こすと書きづらいものです。
しかし、業務以外のコミュニケーションがなくなれば、モチベーションの低下やメンタルの不調につながってしまいます。
固くなりすぎず、コミュニケーションの1つと考えて、気になることは日報に書くようにしましょう。
毎日提出する
テレワーク日報を効果的に活用するには、きちんと毎日提出することが大切です。
後回しにしてまとめて書こうとすると、どうしても記憶が薄れてしまい日報の内容も薄くなってしまいます。
毎日目標を立てて業務を振り返ることでPDCAサイクルを回すことができ、業務効率化につながります。
また、まとめて提出された場合、チェックする上司にも負担がかかります。
テレワーク日報のめんどくさいを解消する方法
テレワーク中の仕事ぶりを把握するのに効果的な日報ですが、手間をかけすぎると書くのが面倒になり、後回しになってしまいます。
テレワーク日報のめんどくさいを解消する方法を見ていきましょう。
テンプレートやToDoリストを活用する
テレワーク日報にテンプレートを活用すれば、日報作成にかかる時間は短縮できます。
社内でテンプレートを統一すれば、日報をチェックする上司の負担軽減にもなります。
また、普段ToDoリストを作成している人は、日報の目標欄をToDoリストとして活用すれば、日報作成の手間が減り、効率的です。
定期的に日報を振り返る
日報がめんどくさい・書くことがないと感じたら、過去の日報を振り返ることも1つの手です。
過去の日報を振り返ることで、自身の成長や、逆に成長できていない改善点が見つかるはずです。
1日の業務内容だけでなく、たまには過去の日報を見て長期的な振り返りをおこなうことで、新たな目標を見つけられるかもしれません。
日報を辞める
もし、テレワークでは日報に書くことがない、手間がかかって非効率だという声が多いのであれば、日報を辞めることも検討しましょう。
日報に代わるコミュニケーション手段や進捗共有の手段があれば、それを活用することもひとつの選択肢です。
テレワーク中のコミュニケーション手段や進捗共有手段は、必ずしも日報でなければいけないということはありません。
日報を辞めたいという声が多ければ、日報を書く目的がほかの手段で達成できないか考えてみましょう。
ビジネスチャットで日報を提出する
日報のめんどくさいを解消する方法として、提出をビジネスチャットでおこなうのも効果的です。
メールでの提出は、アドレスを選んだり、文頭文末の挨拶が必要になるなど手間がかかります。
グループチャットを活用すれば、提出する側もチェックする側も負担が軽減され、日報のめんどくさい部分の解消につながります。
テレワーク日報はChatworkで簡単に
日報は、姿が見えないテレワーク中に社員の働きぶりを把握する上で重要です。
一方で、日報の作成に手間や時間がかかっていては、本来の業務への支障があり本末転倒です。
日報の作成や提出をなるべく簡単にする方法を考えましょう。
テレワーク日報を簡単におこなう手段として、ビジネスチャットの「Chatwork」が効果的です。
Chatworkでは、データのやりとりが簡単におこなえるため、日報提出の負担が減るほか、双方向のコミュニケーションに向いているため、上司からコメントしやすく、テレワーク中のコミュニケーション不足の解消にも役立ちます。
テレワークでの日報を簡略化やさらなる円滑なコミュニケーションの実現を目指すのであれば、Chatworkの導入をご検討ください。
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