秘書のテレワークでの働き方とは？秘書のリモートワークでの仕事内容

新型コロナウイルス感染症の拡大や働き方改革によって、多くの企業がこれまでの働き方を見直して、テレワークなどの多様な働き方の実現に向けた取り組みを進めています。

さまざまな職種がテレワーク・リモートワークに切り替えている中で、秘書の仕事をテレワーク・リモートワークでおこなう場合について考えていきましょう。

秘書の主な役割

秘書の一般的な業務内容は、「上司が安心して働ける環境を整えること」です。

目まぐるしいスケジュールとともにあらゆる判断をしながら、会社の舵取りをしていく上司を事務作業やメンタルなどの多角的な面からサポートしていくのが秘書の役割です。

従来の秘書は臨機応変に対応できるように、サポートする上司の近くにいるというイメージが強い職種でしたが、新型コロナウイルス感染症や働き方改革をきっかけによりテレワークやリモートワークで働くケースも出てきています。

秘書のテレワーク・リモートワークは可能であり、多くの企業も積極的に新しい働き方を取り入れていることでしょう。

しかしながら、秘書がテレワーク・リモートワークをする際には必要条件があります。

一番重要なのは自宅でも社内にいる時と同じ業務ができるように、PCや社内勤務のときに使用していたデータなどを使うことができる環境が整っているかどうかです。

これまでは上司の近くにいて口頭で解決できたことも、テレワーク・リモートワークだとうまくいかないことも出てくるでしょう。

離れているからこそ、コミュニケーションを密に図りつつ、事務的な作業の効率をアップさせるためにも、まずはテレワークでの作業環境を整えることが大切です。

事務作業が多い秘書業務はテレワークしやすい

社内勤務でも、テレワーク・リモートワーク中でも、大半の秘書の仕事は「事務作業」になります。

事務作業であればテレワークでもおこないやすい業務であるということもできます。

具体的には秘書がおこなう事務作業について見ていきましょう。

顧客からの問い合わせ対応

顧客が取締役などに直接連絡を取るのは、大企業になればなるほどに稀なことです。

顧客から問い合わせがあった場合は、秘書が上司に話を通し、確認をした上でスケジュールを調整していきます。

テレワーク・リモートワーク中でも問い合わせ対応であれば、電話やメールで確認ができるでしょう。

スケジュール管理

秘書の大切な仕事のひとつに、上司のスケジュール管理があります。

スケジュール管理は取引先などの社外の大切なお客様にとの予定を調整するためにも必要なことですが、自社の社員との会議や面談などの日程を調整することも多くあります。

秘書の方だけで把握しておく予定だけではなく、もちろん社長や上司と共有しておく必要がある場合も多いので、スケジュール共有ソフトやコミュニケーションの円滑化がテレワーク中にはより必要になるでしょう。

請求書や領収書の発行

請求書や領収書の発行などの事務的な作業をする人もいれば、それらは経理担当者にお任せするというケースもあります。

請求書や領収書の発行作業については、場所と時間を選ばないので、作業量が多くならないうちにコツコツとしておくと効率的です。

テレワークでおこなう場合は、システムの利用や紙ではなくデータ化する必要性などがあるので準備が必要になるでしょう。

資料作成

上司の指示を仰いで、秘書が代わりに資料を作ることも珍しくはありません。

適切な指示さえもらうことができれば、テレワークであっても資料作成をおこなうことは難しくないでしょう。

必然的にデータのやりとりになるため、ファイル共有やデータ送付方法などを決めておく必要があります。

ブログやSNSの代理投稿

会社の取り組みや事業実績、お客様への想いなどを、上司の代わりに作成・投稿するケースもあります。

リアルタイムで発信していくSNS投稿を常に動き回っている上司がおこなうのが難しい場合でも、上司のことを常にサポートしている秘書であれば、難しいことではありません。

また、ブログやSNSはインターネット環境さえあればおこなえるので、テレワークであっても簡単におこなえる業務といえるでしょう。

商品や郵便物の発送

上司の指示を受けて、商品の発送やカタログ郵送、また取引先へのお中元・お歳暮などの手配もおこなうこともあります。

手元に物がない場合は、テレワークの場合に手配する必要や出社して作業する必要性が生じることもあるかもしれません。

円滑に発送がおこなえるような工夫や準備がテレワークをするうえでは必要でしょう。

出張の交通手段や宿泊先の予約

上司が出張に出向く際に、秘書が代わり交通手段の手配や宿泊先の手配をすることも多いです。

テレワークが導入されている企業は出張の回数が減っている可能性も高いですが、必要になる場合もあるでしょう。

交通手段や宿泊先の手配もインターネットで簡単におこなえる業務ではあるので、テレワーク中でも特に問題はないでしょう。

テレワークでの秘書のルーティン業務

秘書のテレワーク・リモートワーク中の朝のルーティンとして、上司への朝の挨拶やスケジュール確認があります。

上司の声色や表情などから体調を確認したり、前日の業務終了後からの変更点などのすり合わせもできます。

テレワーク・リモートワーク中の秘書の方の中には「直接会えない分、社内勤務の時よりも上司と密にコミュニケーションを図るようになった」「SNSでたわいもない話をやりとりできるようになった」などの声も聞こえてきます。

挨拶なしにそのまま業務を進めるよりも、「よし、働こう」という心の区切りにもなるので、朝のルーティンとして挨拶は重要です。

また、秘書の終業前のルーティンは、朝のルーティンとは大きく変わらず、基本的には上司への終業の報告と翌日のスケジュール確認となります。

秘書がテレワーク中に注意したいこと

秘書がテレワーク・リモートワーク中に、注意すべきことはなんなのでしょうか。

一般的な業務とは少し異なる秘書業務ならではのテレワーク中の注意点を見ていきましょう。

1日に数回は必ず直接コミュニケーションをする

「今日はとくに連絡を取る必要がないかな」という日でも、体調やご機嫌を気遣うような連絡を入れるといいでしょう。

密なコミュニケーションを取れるようにテレワーク中は意識することで、必要な情報や確認の場として機能します。

孤立した気持ちにならないように秘書仲間と情報交換

テレワークで自宅でひとりで業務をこなしている日々が続くと、メリハリがなくなって、孤立した気持ちになってしまいがちです。

秘書課の皆さんや信頼できる仲間と、オンライン会議などを通して情報交換をする時間を確保するといいかもしれません。

テレワーク中はコミュニケーション機会が減るので、雑談でもいいので定期的にコミュニケーションの場を設けるといいでしょう。

労いの言葉を添えるように意識する

直接上司に会う機会が少なくなったからこそ、連絡をとれるタイミングで、労いの言葉を添えるように意識しましょう。

「お疲れ様です」「体調はいかがですか？」「お疲れではありませんか？」など、ちょっとした言葉が嬉しく感じるはずです。

テレワークでは、顔が見えないコミュニケーションが多くなるのでテキストであっても気遣いや配慮をより意識するといいでしょう。

電話やメールは確認できるようにする

自宅にいるとついつい気が緩んでしまいがちですが、上司がどのタイミングで連絡をしてくるのかはわかりませんので、秘書としてどんな状況でも電話やメールは確認できるようにしましょう。

休日や勤務時間外まで意識する必要性はありませんが、業務時間内は電話やメールを素早く対応できるようにしておくといいでしょう。

秘書職でテレワークをする3つのメリット

秘書の仕事で会社に出勤をする際には当たり前にしなければならないことも、テレワーク・リモートワーク中ですと、縛りがなくなるメリットもあります。

どのような部分が秘書がテレワーク・リモートワークで働くことでメリットになるのか見ていきましょう。

服装の縛りがなくなる

テレワーク・リモートワークで働くことで服装の縛りがなくなり、比較的ラフな服装でも可能となります。

立場のある上司のそばについて秘書の業務をおこなう時には、スーツなどの比較的きっちりとした服装で対応していたという方がほとんどです。

しかしながら、テレワーク・リモートワーク中は、オンライン会議以外はひとりで淡々と作業をこなしていくのみになるので、自由な服装で仕事ができます。

時間の拘束がなくなる

秘書は基本的に上司のスケジュールに大きく左右されるので、打ち合わせや会合が長引く時には、その間の時間も拘束される傾向があります。

テレワーク・リモートワーク中は上司とは別の場所で業務をおこなうので、時間的な拘束が少なくなりやすいでしょう。

また、同行する必要性がないので待ち時間や上司が会議をしている合間に別の作業を進めやすく効率的に働きやすいともいえます。

メールや電話などでコミュニケーションが取りやすくなる

SNSやメール、電話を通して上司とのコミュニケーションが、テレワーク・リモートワークの方が以前よりも図りやすくなったという声もあります。

秘書業務に限らずテレワーク・リモートワークでは円滑なコミュニケーションを実現する必要性があります。

電話やメールの手段はもちろん、ビジネスチャットのような気軽なコミュニケーションが取りやすいツールを活用するといいでしょう。

秘書のテレワーク業務にChatwork

秘書業務もテレワーク・リモートワークでおこなうことは可能です。

主な業務が事務作業であることから、秘書業務はテレワーク・リモートワークに適している業務ともいえるかもしれません。

また、テレワーク・リモートワークでは円滑なコミュニケーションや情報共有の手段を用意する必要性があります。

秘書業務はスケジュール調整や取次業務、顧客対応などでコミュニケーション場面が多い仕事でもありますので、円滑なコミュニケーションを実現できるビジネスチャット「Chatwork」の導入が効果的です。

秘書業務のテレワーク・リモートワークだけでなく、テレワーク・リモートワークの導入を考えているのであれば、Chatworkは大きく役立つコミュニケーションツールですので、ぜひ導入をご検討ください。

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