テレワークにチャットツールが必要な理由とは？特徴や使うときのポイントを解説

働き方改革の一環として、テレワークを導入する企業が増えています。

テレワークをおこなう中で、コミュニケーションの機会の減少や、コミュニケーションにタイムラグが生じたりする「コミュニケーション課題」が生まれがちです。

しかし、チャットツールの多彩な機能を上手く活用することで、テレワークのコミュニケーション課題を解決することができます。

テレワークのコミュニケーションにチャットツールが最適な理由や、テレワークでチャットツールを使うときのポイントについて見ていきましょう。

チャットツールの特徴とは？

チャットツールとは、その名のとおりチャット形式でおこなえるコミュニケーションツールです。

チャットツールの主な特徴は、

といったものが挙げられます。

素早く気軽にコミュニケーションが取れるため、メールと違って手間が少なく、電話のように相手の時間を一方的に奪ってしまうこともありません。

また、グループチャットを活用すれば、複数人とのコミュニケーションも簡単におこなえる点も特徴的で、ビジネスでも使いやすいコミュニケーションツールとなっています。

テレワークにチャットツールが必要な理由

チャットツールは、テレワークに必須のツールです。

テレワークでは、お互いの顔や働く姿が見えないことでコミュニケーション不足などの課題を引き起こしてしまいます。

チャットツールは、このようなテレワークの課題の解決に最適です。

テレワークにチャットツールが必要な理由を見ていきましょう。

コミュニケーションの機会創出のため

テレワークでは、通常のオフィス勤務と違ってお互いが顔を合わせる機会がなくなり、コミュニケーション不足に陥りがちです。

メールなどで業務連絡を取っていたとしても、雑談や気軽なコミュニケーションの機会はなくなり、コミュニケーション不足からモチベーションの低下やメンタルの不調が出てしまうことも少なくありません。

チャットツールは、手間や時間がかからずコミュニケーションを取れるので、雑談を含めた気軽なコミュニケーションの機会を作るのに効果的です。

非同期コミュニケーションが必要になるため

非同期コミュニケーションとは、チャットツールやメール、掲示板など、個人個人のタイミングに合わせてコミュニケーションをおこなうコミュニケーションスタイルのことです。

電話やオンライン会議などは、参加者が同時にコミュニケーションをおこなうため、同期コミュニケーションと呼ばれています。

テレワークでは、オフィスなどの同じ空間を共有しているわけではないため、コミュニケーションのタイミングを図りづらいという課題が生じます。

チャットツールであれば、相手のタイミングを伺わなくてもコミュニケーションが取れるため、テレワークでのコミュニケーションに役立つのです。

　　

連絡やコミュニケーションのハードルが高くなるため

通常のオフィス勤務であれば、簡単にできるコミュニケーションや雑談も、テレワークでは、わざわざメールや電話をするのは気が引ける・面倒だとコミュニケーションのハードルが高くなってしまうのです。

この点、チャットツールでは、手間がかからないため、短文のメッセージや雑談にも活用できますし、絵文字などで簡単にリアクションをすることもできます。

チャットツールを使ったコミュニケーションは、時間的にも心理的にもハードルが低く、テレワークでのコミュニケーション不足解消に効果的です。

データや画像、音声を使用したコミュニケーションも必要になるため

テレワークでは、データや画像を共有したり、オンライン会議などの音声を使用したコミュニケーションも必要となります。

メールでは、1通に添付できるデータサイズに限度があったりと、複数のデータや画像を共有するのには不便です。

また、資料を見ながら説明したいときなどは、ビデオ通話のような音声を使用したコミュニケーションも必要になります。

多くのチャットツールでは、基本的な機能としてデータや画像の共有、ビデオ通話の機能が備わっていることが多く、チャットツールひとつでテレワークでのコミュニケーションが完結します。

テレワークでのコミュニケーションにチャットツールが最適な理由

チャットツールは、リアルタイムで気軽にコミュニケーションが取れたり、データや画像の共有の簡単だったりと、テレワークでのコミュニケーションツールに最適です。

テレワークでのコミュニケーションにチャットツールが最適な理由を具体的に見ていきましょう。

リアルタイムに近いコミュニケーションが可能

チャットツールでは、リアルタイムのようなコミュニケーションが可能です。

チャットツールはコミュニケーションの手間がかからないため、まるで直接話しているようなテンポ感でコミュニケーションを取ることができます。

直接話すことができないテレワークでは、コミュニケーションの速度が落ちれば落ちるほど、仕事の効率も下がってしまいます。

チャットツールであれば、リアルタイムに近いコミュニケーションを取りながら効率を落とすことなく、仕事をすることができるのです。

気軽にコミュニケーションが取れる

チャットツールは、気軽にコミュニケーションを取れる点においてもテレワークで役立ちます。

メールと違って定型の挨拶やが必要なく、フランクなやりとりが可能なため、気軽なコミュニケーションを取ることができます。

テレワークでは、通常のオフィス勤務と比べて、コミュニケーションを取る必要性は高くなる一方、コミュニケーションのハードルは上がってしまいます。

そのため、時間や手間をかけずに気軽にコミュニケーションが取れるチャットツールは、テレワークに最適です。

また、直感的に操作できる分かりやすいものが多く、デジタルツールに精通していない人でも使いやすいという点も魅力です。

データや画像の共有が簡単

チャットツールでは、データや画像の共有がとても簡単です。

テレワークでは、文章だけのやりとりでなく、データや画像の共有が必要なことも多々あります。

チャットツールでは、トークルーム内でデータや画像の共有が簡単にできるので、データや画像の共有のために何通をメールを送るといった手間をかける必要はありません。

また、トークルーム内で画像やデータを共有するため、後で見返したいと思ったときにすぐ探すことができ、検索性が高いのもメリットです。

複数人とのコミュニケーションが取りやすい

複数人とのコミュニケーションが取りやすいのも、テレワークでチャットツールが活躍する理由です。

グループチャットを使えば、同じトークルーム内で複数人とやりとりをすることができます。

メールとが違って、やりとりが複数回にわたっても内容を整理しやすく、メンション機能を使えば、特に見てほしい人に情報をしっかり届けることもできます。

テレワークでチャットツールを使うときのポイント

テレワークでチャットツールを効果的に使うために、いくつかのポイントを押さえましょう。

チームや目的ごとにトークルームを作成する

チャットツールでは、1対1の個人チャットのほかに、複数人でやりとりできるグループチャットを作成できます。

グループチャットを作る際は、チームや目的ごとにトークルームを整理すると情報が的確に伝わります。

チームや目的ごとにトークルームを作成することで、必要なデータや画像をトークルーム内にまとめたり、タスクを共有したりと効率的にチームで仕事を進めることができます。

伝わりやすさを意識する

チャットツールの各種機能を活用し、読みやすくなるように心がけることも大切です。

チャットツールには、引用機能や装飾機能があることが多く、文章を読みやすく整えることができます。

また、複数人とのやりとりでは、どのメッセージに対して言及しているのか分かるように返信機能を使うといいでしょう。

進捗や議事録をチャット上に残す

チャット上に進捗や議事録を残すと、テレワークでも仕事を進めやすくなります。

通常のオフィス勤務と異なり、テレワークでは、部下やチーム内の進捗が把握しづらくなります。

進捗をチャットで報告することで、上司は進捗に合わせた適切な声かけができますし、チーム内のほかの社員の様子が分かり、モチベーションの低下を防げます。

また、オンラインミーティングをおこなった際には、議事録をチャット上に残すことで、参加できなかった社員や後から見返したいときに役立ちます。

メンション機能を活用する

多くのチャットツールには、メンション機能といって、特定の相手を指定してコミュニケーションを投げかける機能が備わっています。

メンション機能をうまく活用することで、返信がほしい相手や特に情報共有をしたい人に対して、コミュニケーションを取ることができます。

仮にグループチャットの通知をオフにしていたとしても、メンション機能を使ったメッセージは通知がいくというチャットツールがほとんどですので、重要な情報を伝えたいときに活躍します。

リアクション機能を活用する

多くのチャットツールには、リアクション機能といって、あるメッセージに対して絵文字などで簡単にリアクションを取れる機能がついています。

このリアクション機能を活用すれば、忙しくてすぐに返信ができないときでも、相手にメッセージを読んだということを伝えたり、返信不要な内容のメッセージでも相手にリアクションを送ることができます。

ビジネス用に設計されたチャットツールでは、「了解しました」「ありがとうございます」などのよく使われる意味のリアクションがそろっているので、文字を入力するよりも早くリアクションをすることができます。

雑談を取り入れる

テレワークでは、業務連絡に加えて積極的に雑談を取り入れることも大切です。

雑談をおこなうことで、テレワーク中の孤立感や一体感の欠如を防ぐことができます。

チャットツールを使った雑談では、引用機能や返信機能を活用して、相手の話題を広げたり共感を示したりすることができます。

顔の見えないテレワーク中だからこそ、雑談を通じて文章やリアクションで感情を表現し、仲間との信頼関係を築くことが大切になります。

テレワークでチャットツールを使うならChatwork

テレワークでは、コミュニケーションのハードルが高かったり、コミュニケーションの機会が減少するなどのコミュニケーション課題が起きやすくなります。

チャットツールを使った素早く円滑なコミュニケーションをおこない、テレワークでも効率を落とさずに仕事を進められるようにしましょう。

テレワークでチャットツールを使うなら、ビジネスチャットの「Chatwork」が最適です。

Chatworkでは、画像やデータの共有やビデオ通話、リアクション機能などの基本的なチャットツールの機能はもちろんのこと、タスク管理機能も備わっており、チーム内での進捗管理にも役立ちます。

また、高水準のセキュリティ基準で運用されているため、安心して使用することができます。

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