テレワークで残業管理をする方法とテレワークにおける残業管理の注意点

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テレワークでは、従業員の様子が見られないため、適切に残業管理をしないとトラブルが出る可能性があります。

しかし、テレワークでの残業管理の方法自体が課題となっている企業も多いのではないでしょうか。

テレワークにおける残業時間を是正するためにも、テレワークでの残業管理の方法を考えていきましょう。

テレワークで残業管理が必要な理由

テレワークにおいて残業管理が必要とされているのは、どのような理由なのでしょうか。

オフィス勤務勤務と異なるテレワークの性質から、テレワークに適した残業管理を実施するべき理由を解説します。

長時間労働になりやすいため

テレワークで残業管理が必要な理由として、長時間労働になりやすい点が挙げられます。

従来のオフィス勤務では、周囲の従業員と同じ時間帯で働いていたため、出退勤時間が定められているので、それに沿って働くことができていました。

しかし、テレワークでは、自宅でひとりで仕事をすることになることから、気づかないうちに長時間働いていたということが多く発生します。

そのため、テレワークでは長時間労働にならないためにも、残業管理を徹底する必要があります。

従業員の労働環境を把握しにくい

テレワークで長時間労働になりやすいのは、従業員の労働環境を把握しにくい点も理由です。

オフィス勤務であれば、各従業員が出勤から勤務中の様子、さらに終業時間後の様子までを直接見ることができていました。

一方で、テレワークは自宅での勤務となり、上司が部下の様子を見ることができません。

姿が見えないことで、退勤後や出勤前にも作業をしているなど、サービス残業や休日労働が起きやすいという懸念点もあります。

従業員の勤怠状況を把握し適切な労働時間に納めるためにも、残業管理をおこなう必要があります。

仕事のオン・オフを切り替えにくい

業務効率や生産性の向上につながるテレワークですが、オン・オフを切り替えにくいというデメリットがあります。

1日中自宅で仕事をする習慣が付くことから、仕事と私生活を区別しにくくなります。

また、平日の残業だけでなく、休日にも仕事をするようになってしまい、長時間労働に陥る可能性が高まります。

特にテレワークでは従業員の残業管理を徹底し、仕事のオン・オフの切り替えのしやすさを作ることや、ワークライフバランスの改善が求められます。

テレワークで残業が長くなることによる弊害

テレワークで仕事をしている従業員の残業が長くなると、思わぬ弊害が出る場合があります。

テレワークで働く中で長時間の残業が続くことによって、どのようなマイナス要素が生まれるのでしょうか。

ワークライフバランスに悪影響を及ぼす

テレワークの残業時間が長くなることで、従業員のワークライフバランスに悪影響を及ぼします。

たとえば、平日の遅い時間まで仕事を続ける従業員が出てしまうと、私生活への時間が取れなくなります。

結果として、強いストレスを抱えるようになってしまったり、体調を崩すことになる恐れがあります。

テレワークは働き方改革として注目されている勤務形態ですが、残業管理を徹底し、ワークライフバランスの改善ができていなければ、テレワークであっても問題は解決されません。

属人化のリスクが高まる

残業管理がおこなわれていないと、属人化のリスクが高まります。

属人化とは、ある特定の業務について、担当者以外が業務の進め方や進捗状況などを把握できていないことです。

とくにテレワークでは、各従業員が自宅で仕事をおこなうことから、オフィス環境よりも属人化が進む危険性があります。

業務に偏りが生じて、一部の社員はテレワークになったことで残業が増えている傾向がないかなどを確認し改善していく必要性があるでしょう。

取引先からの信頼が低下する

テレワークの長時間労働は、企業内部のマイナス要素になるだけでなく、外部からの信用が低下する恐れもあります。

従業員が取引先に対して、平日の夜遅くや土日にメールを送ることで、自社のコンプライアンスを疑われてしまうためです。

また、勤務時間以外に緊急性の低い連絡を繰り返しおこなうことは、ビジネスマナー的にも問題があります。

最悪の場合、取引先企業との仕事がなくなり、企業経営にも大きなダメージを与えることとなることから注意が必要です。

テレワークで残業管理をする方法

残業時間が長くなりやすいテレワークでは、企業や上司が残業管理を徹底しなければなりません。

従業員が規程の勤務時間内で仕事に取り組めるようにするためにも、さまざまな方法を取り入れてみましょう。

テレワーク向けの就業規則を見直す

テレワークの残業時間を管理する方法として、テレワーク向けの就業規則を設けたり、就業規則自体を見直しをましょう。

個別の空間で仕事をおこなうテレワークでは、従来のオフィス向けの就業規則だと、対応しきれない場合があります。

たとえば、オフィスでは終業時間をカードやPCで就業規則にしたがっているかを把握できていましたが、テレワークだと同じ方法を使えなくなります。

テレワーク環境でも従業員が就業規則を守れるように、就業時間に柔軟性をもたせることや、残業申請を必須にするなどの規則を設けることが大切です。

勤怠管理ツールを活用する

テレワークで残業時間が長くなってしまうのは、終業時刻を管理できなくなるのが原因です。

就業時間を正確に把握できるようにするためには、勤怠管理ツールを導入してみるのも対策に挙げられます。

クラウドサービスの勤怠管理ツールを利用することで、テレワーク環境でも従業員が打刻や残業申請をおこなえるようになります。

導入コストがかかるデメリットがありますが、就業時間を把握するためにも活用を検討しましょう。

終業後に報告を義務付ける

従業員の終業時間を把握するためには、勤怠管理ツールを使用するだけでなく、報告を義務付けることも重要です。

終業時に、その日におこなった業務内容を上長に報告を義務付けることで、従業員がどのような仕事をしているのかが可視化されます。

仮に、報告内容以上の仕事をしていた場合、従業員が残業をおこなっていた可能性があるため、改善に向けて取り組みやすくなります。

しかし、強制的な報告や日報を義務付けることは必ずしもプラスに働くとも限りませんので、慎重に検討したほうがいいでしょう。

Chatworkで残業管理を徹底しよう

従業員のワークライフバランスの向上や、取引先からの信用を維持するためにも、テレワークにおける残業管理を重視することが求められます。

オフィス環境と比較して、従業員の労働環境を把握しにくいことから、残業管理の方法に工夫を加えるようにしましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」では、気軽に従業員とのコミュニケーションや情報共有を、おこなえるので、どのような仕事をしているのかを可視化するのに役立ちます。

Chatworkを利用すれば、残業管理だけでなく、日常的な業務内容の報告や社内外のコミュニケーション手段としても活用できます。

テレワークでの残業管理に悩まれている方や社内の情報共有の円滑化を考えているのであれば、ぜひChatworkの導入をご検討ください。

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