Web会議で気をつけることやWeb会議の注意点とは?

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目次

Web会議は会議の新しい手段として多く利用され始めていますが、Web会議ならではの気をつけておきたい注意点があります。

Web会議をスムーズに進めるためにも、環境や操作に関する項目、セキュリティに対する項目は、事前に注意して準備を整えておきましょう。

Web会議で気をつけることやWeb会議の注意点を解説します。

Web会議で気をつけること:対応の注意点

オンライン上で会話を進めるWeb会議では、相手の立場になって失礼のない対応や配慮を心がけると人間関係やコミュニケーションが円滑に進みます。

Web会議で気をつけることから、対応の注意点を見ていきましょう。

あいさつと簡単な自己紹介から始める

直接対面しないオンライン上のやりとりでは、対面で会うときと同じように、初対面ではまずあいさつと簡単な自己紹介を心がけましょう。

相手がどのような人物なのか把握しやすくなり、会話の糸口になって話題につながりやすいメリットがあります。

Web会議の対応で気をつけることの注意点には、相手と円滑にコミュニケーションを進めるためにも、あいさつを交わして自身の名前や所属部署などの自己紹介を忘れないようにしてください。

相手の反応を伺いながらカメラ目線で会話する

相手に興味をもっているサインを出すためにも、Web会議で話すときはカメラ目線で相手の反応を観察して話題を振りましょう。

対面で話すときよりも空気感が掴みづらい場合が考えられるため、適度に声に出して相づちを打ったり、相手に質問を投げかけたりするなど、穏やかな時間が過ごせるように配慮が必要です。

なるべく直接話しているときと差をなくすためにも、相手の様子を見ながらカメラ目線で会話を進めることも、Web会議の対応で気をつけることの注意点にあげられます。

映像や音声の乱れがあったときは謝る

Web会議のネットワーク回線によっては、会話の途中で映像や音声が乱れて止まってしまうときもあります。

とくに、社外の取引先とオンライン会議を実施するときは、相手に気遣う気持ちを伝えるためにも、進行の妨げになったことをお詫びして配慮の言葉をかけると親切です。

Web会議の対応で気をつけることの注意点には、映像や音声の乱れがあったタイミングで相手に謝罪すると、場の流れに配慮してスムーズに話し合いが進行できます。

参加者が退出してから接続を切る

Web会議を開催した側のマナーとして、基本的には会議の終了時は相手が退出したあとに接続をオフにすると親切な対応につながります。

相手によっては先に接続を切ってしまうと、失礼に感じてしまう可能性が考えられるため、お互いの様子を見ながらすぐに接続を切らないほうがよい対応につながります。

直接対面していない分、相手の立場になって配慮するためにも、Web会議の対応で気をつけることとして、参加者が退出してから接続を切るように注意しましょう。

Web会議で気をつけること:操作や環境の注意点

Web会議の開始から終了後までの流れをスムーズに進めるためにも、事前に操作方法を学びながら周りの環境を確認しておくことが大切です。

Web会議で気をつけることから、操作や環境の注意点を見ていきましょう。

周りの環境や音を確認する

Web会議を実施する場所や環境によっては、周りの雑音が気になってしまい、会話に集中できない可能性が考えられます。

たとえば、オフィス内の人が多い場所で周りの話し声や人が入ってしまったり、オフィスチェアの摩擦音が気になったりするなど、相手に嫌な思いをさせてしまう環境や音がないか確認しましょう。

Web会議の環境で気をつけることの注意点には、周辺の環境やオフィス場の道具が原因で、相手が話し合いに集中できない要因があげられます。

画面や音声がオンになっているか

Web会議の操作ミスや設定不足で、会議の開始時間になっても画面や音声がオフになっている場合があります。

とくに初めてオンライン上で話し合うときは、基本的な操作方法になれずに慌ててしまうため、社内で事前に操作方法の手順やマニュアルを共有しておくと安心です。

会議の時間を無駄にせず、素早く本題に入るためにもWeb会議の画面や音声がオンになっているか、操作で気をつけることの注意点として頭に入れておきましょう。

カメラの位置や照明は適切で人物が映るか確認する

Web会議の本番でトラブルを防ぐためにも、人物が適切に映るかどうかカメラや照明のセッティングを整えて確認しましょう。

  • 部屋の明るさや機材の照明が適切になっているか
  • カメラの位置や固定はうまく設定できているか
  • 映像で頭の部分が切れていないか

Web会議の操作や環境で気をつけることの注意点には、会議の進行を止めないためにも、相手の画面に自身の顔や表情が適切に映るように確認しておくことが大切です。

 

会議終了後は音声接続が切れているか

Web会議の話し合いが終わったあとは、終了後に音声接続が切れているかどうか確認しましょう。

音声接続がついたままだと、話し声が相手に届いてしまう可能性があり、場合によっては相手の失礼になり、信用を失う可能性も考えられるからです。

Web会議の操作で気をつけることの注意点として、会議終了後は音声接続が切れているか確認し、オンライン上のアプリから立ち上げている場合は、接続を切ったあとにアプリの画面を消しておきましょう。

Web会議で気をつけること:セキュリティの注意点

万が一のトラブルや対応に備えるためにも、Web会議の安全性を高められる設定や工夫を取り入れる必要があります。

Web会議で気をつけることから、セキュリティの注意点を見ていきましょう。

アカウントのパスワードの強度はあげておく

Web会議には、本人がアカウントにログインするためのパスワードが設定されています。

社外の人に会社の情報が漏えいしないためにも、パスワードは定期的に変更して不正利用が難しいような組み合わせで強度をあげておきましょう。

Web会議のセキュリティで気をつける注意点として、安心して会議が進められるようにアカウントのパスワード設定を強化してください。

Web会議のツールが暗号化されているか

Web会議で話し合いを進めるときは、ツールのセキュリティ機能の高さを確認するために暗号化されている内容か再度確認しておくと安心です。

たとえば、盗聴や情報漏えいの心配をなくすためのSSLやAESなどの暗号化があり、ツールの公式サイトや問い合わせで内容を確認できるでしょう。

自社や取引先と顧客の安全性を守るためにも、Web会議のセキュリティで気をつける注意点にツールの暗号化があげられます。

参加者は認証方式で案内メールを送る

Web会議のツールによっては、参加者を限定できる認証システムを利用できるなど、本人しか入室できない設定が使えます。

また、参加者に送られる案内メールを利用すると、会議に使うURLやパスワードを知らないと入室できない仕組みになっており、安全性を確保しながら話し合いが進められるでしょう。

Web会議のセキュリティで気をつける注意点には、参加者しか知ることができないように工夫してやりとりを進める配慮が必要です。

重要な資料は共有後に削除する

Web会議のツールは安全性が守られているものの、重要な書類は削除しておくほうが無難です。

第三者に見られてしまうリスクを抱えずに済むため、情報漏えいの危険性を回避できるでしょう。

確認後は指定の日時には削除すると相手に伝えて許可を得ておくと、お互いの安全性を守りながらWeb会議のセキュリティで気をつける注意点の対策につながります。

Web会議で気をつけることは失礼のない対応や準備

Web会議の対応では、相手に失礼がないコミュニケーションを心がけてお互いの利益につながる時間を過ごす心がけが大切です。

また、操作や環境に配慮するためにも、映像や音声の調整が適切かどうか確認しておき、会議がスムーズに進行できるようにセッティングを整えておきましょう。

セキュリティ面では、安全性を高める設定や工夫を取り入れることで、お互いの安全を守りながら会議が進められます。

ビジネスチャット「Chatwork」は、搭載されているWeb会議機能を使ってオンライン会議をすることも可能です。

また、Chatworkを利用することで、チャットの会話やデータの共有がスムーズに進められるメリットもあるため、安全性が高いWeb会議に使えるツールを探しているのであれば、Chatworkの導入をご検討ください。

Web会議(オンライン会議)をこれから始めたい方へ

はじめてのWeb会議入門

Web会議(オンライン会議/リモート会議)をこれから始めようとする方に、Web会議を実施するために何が必要か一から解説したスタートガイドです。

もっと便利にWeb会議を行うために役立つChatworkとZoomの連携方法や、困ったときのトラブルシューティングも合わせて紹介します。

【主な内容】

  • Web会議を利用するための準備
  • Web会議をはじめる前のチャットの基本操作
  • ChatworkとZoomの連携方法
  • Web会議のマナー&エチケット
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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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