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テレワークのコミュニケーションツールの選び方と種類を解説
目次
テレワークでは、お互いの顔が見えないために業務効率が下がったりコミュニケーション不足になってしまう場合があります。
テレワークでもコミュニケーションを密におこない、業務効率を落とさないためには、コミュニケーションツールが欠かせません。
テレワークに必須な5つのコミュニケーションツールや、テレワークでコミュニケーションツールを選ぶ際のポイントについて説明します。
テレワークにコミュニケーションツールが必須な理由
テレワークでは、顔が見えないためコミュニケーションが取りづらくなり、業務効率が下がったりモチベーションが低下したりする悪影響も起こりかねません。
そのようなテレワークのコミュニケーション課題を解決するには、コミュニケーションツールが欠かせません。
テレワークにコミュニケーションツールが必須な理由を具体的に見ていきましょう。
コミュニケーション不足を解消するため
同じ空間を共有しているオフィス勤務と違って、テレワークではお互いの姿が見えず、顔を合わせる機会がないため、必然的にコミュニケーションが減ってしまいます。
コミュニケーション不足は、業務効率を下げるだけでなく、チーム内の一体感の欠如や孤独感を生み出すなど、社員の精神面にも悪影響を及ぼします。
テレワークに最適なコミュニケーションツールを活用することで、テレワークでのコミュニケーション不足を解消し、業務効率を下げずに仕事を進めたり、モチベーションアップをはかることができます。
業務効率化のため
テレワークでは、オフィス勤務よりも業務効率が落ちてしまうことがあります。
例えば、必要な資料やデータが手元にないために仕事が進まなかったり、コミュニケーションに手間がかかって仕事のスピードが落ちてしまったりするといったケースです。
コミュニケーションツールを活用することで、テレワークでも必要なデータにアクセスできるようになったり、円滑なコミュニケーションを取ることができ、テレワークの業務効率化を目指せます。
コミュニケーションロスを防ぐため
テレワークでは、コミュニケーションロスが生まれやすくなります。
コミュニケーションロスとは、意思疎通が上手くいかないことによって起こる無駄や損失のことです。
テレワークでは、例えば「チーム内のメンバーとコミュニケーションが取れず、仕事が進まない」「テキストコミュニケーションでは細かいニュアンスが伝わらず、認識のずれが生じる」などといったコミュニケーションロスが発生しがちです。
テレワークでのコミュニケーションロスを防ぐには、コミュニケーションツールを上手く活用して情報の共有漏れをなくしたり、ときには音声や画像を使ったコミュニケーションをおこない、認識のずれをなくすことが重要となります。
テレワークで使うコミュニケーションツールを選ぶポイント
テレワークで使うコミュニケーションツールを選ぶ際は、以下の3つのポイントを意識して選びましょう。
必要な機能がそろっているか
まずは、自社に必要な機能がそろっているかが重要です。
コミュニケーションツールによって機能はさまざまですが、機能が多ければいいというわけではありません。
テレワークをおこなう際に自社に必要な機能がそろっているかを確認しましょう。
例えば、ミーティングが多い仕事ではビデオ通話機能は必須となります。
逆に、ミーティングは少ないけれど、大人数のタスク管理が必要となる仕事であれば、タスク管理機能が充実しているコミュニケーションツールを選ぶといいでしょう。
また、すでにデジタルツールを活用している場合は、機能が重複すると社員が混乱する原因になるため、なるべく機能が重複しないツールを選ぶようにしましょう。
操作が簡単か
コミュニケーションツールを選ぶ際には、操作が簡単かどうかも重要です。
操作が複雑だと、コミュニケーションツールの操作自体に時間を取られてしまい本末転倒です。
また、社員の中には、ITに不慣れな人もいるため、なるべく操作が分かりやすく複雑でないものを選ぶようにしましょう。
無料のお試し期間を設けているツールもあるため、実際に使ってみて使用感を確かめてから導入するといいでしょう。
セキュリティ対策は万全か
コミュニケーションツールのセキュリティ対策がしっかりなされているかも確認しておきましょう。
テレワークでは、自宅やカフェなどのオフィス以外で勤務することになるため、フリーWi-Fiを使ったハッキングや情報漏洩などのセキュリティトラブルが起きてしまうことがあります。
VPN（Virtual Private Network）やセキュリティソフトなどで、セキュリティを高めるとともに、テレワークで使用するコミュニケーションツールもセキュリティ水準が高いものを選ぶといいでしょう。
テレワークに必須のコミュニケーションツール：ビジネスチャット
テレワークに必須のコミュニケーションツールでもっとも効果的なのは、ビジネスチャットです。
ビジネスチャットとは、ビジネス用に設計されたチャットツールのことで、チャット以外にもデータや画像の共有やビデオ通話機能、タスク管理機能が備わっています。
ビジネスチャットはメールと違って、コミュニケーションスピードが速く、手間もかからないことからテレワークでのコミュニケーションに最適です。
また、ビジネスチャットを利用すれば、画像やデータの共有やビデオ通話、タスク管理ができる点も、複数のデジタルツールを使うよりも簡単で使いやすいポイントです。
テレワークに必須のコミュニケーションツール：Web会議システム
テレワークに必須のコミュニケーションツールとして、Web会議システムも必要です。
Web会議システムとは、ネット回線を利用して映像・音声の共有ができるシステムのことをいいます。
テレワークでは、資料を示しながら説明したり、音声を使ったコミュニケーションが必要になることもあります。
Web会議システムを活用すれば、PCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを使って遠隔でも簡単に映像・音声を使ったコミュニケーションが可能になります。
テレワークに必須のコミュニケーションツール：タスク管理ツール
テレワークに必須のコミュニケーションツールに、タスク管理ツールも含まれるでしょう。
タスク管理ツールとは、業務をリストアップして業務の割り振りや業務の進捗を管理をするデジタルツールのことです。
タスク管理ツールを活用することで、チーム内での業務の進捗が整理され、業務の可視化をすることができます。
特に、コミュニケーションの機会が減るテレワークでは、タスク管理ツールで部下の進捗を管理することで、業務の遅延を防ぐことができたり、進捗に応じた声かけができるようになります。
テレワークに必須のコミュニケーションツール：グループウェア
テレワークに必須のコミュニケーションツールには、グループウェアを導入することも多いです。
グループウェアとは、メールやチャット、掲示板、ファイル管理、タスク管理などが一体となったシステムのことです。
グループウェアを活用することで、テレワークでも必要なデータにアクセスできたり、チャット内で簡単にコミュニケーションを取ることができます。
いわばグループウェアが「仮想のオフィス」のような働きをし、テレワークでの業務効率化をサポートします。
テレワークに必須のコミュニケーションツール：ファイル管理ツール
テレワークに必須のコミュニケーションツールとして、ファイル管理・データ共有サービスも多く利用されています。
ファイル管理・データ共有サービスとは、インターネット上のサーバーにデータを保存することによって、どこからでもデータにアクセスできるようになったり、他人と共有できたりするシステムのことです。
会社で使っているデータをテレワークで使う場合、USBやSDカードでいちいちデータを移すのは労力的にも大変で、紛失などのトラブルの原因にもなりかねません。
ファイル管理・データ共有サービスを活用すれば、インターネットを通じてどこからでもデータにアクセスできるため、テレワークに最適です。
テレワークのコミュニケーションツールにChatwork
テレワークでは、お互いの姿が見えない分、コミュニケーションを積極的におこなうようにし、業務効率やモチベーションの低下を防ぐ必要があります。
テレワークでのコミュニケーションツールは、自社に必要な機能がそろっており、操作が簡単でセキュリティ対策が万全なツールを選ぶようにしましょう。
ビジネスチャットの「Chatwork」は、チャット機能に加えて、ビデオ通話機能、タスク管理機能、ファイル管理・データ共有機能が備わっているため、テレワークで必要なコミュニケーションがChatworkだけで完了します。
また、Chatworkは高水準のセキュリティ基準で運用されているため、安心してメッセージやデータのやりとりをおこなうことができます。
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