オンライン打ち合わせとは？オンラインで打ち合わせをするメリットと方法

テレワーク環境での業務を取り入れる企業も増え、テレワークには、従業員のワークライフバランス向上の効果など多くのメリットがあります。

しかし、在宅勤務やシェアオフィスなどでのテレワーク勤務では、対面式でのやりとりが難しくなり、オンライン打ち合わせなど適切なコミュニケーション方法を取り入れなければいけません。

スムーズに意思疎通を図るためにも、オンライン打ち合わせを活用しましょう。

オンライン打ち合わせとは？

オンライン打ち合わせとは、インターネットを介して会議や打ち合わせを実施することです。

従来は、同じ場所に集まった上で、お互いに顔を見せ合いながら、打ち合わせをするのが一般的でしたが、オンライン打ち合わせは、従業員それぞれの自宅から、リモートで打ち合わせをおこなうことができます。

遠方の方や取引先などとも打ち合わせする際も、場所を用意し移動する必要性がないオンライン打ち合わせが気軽な手段として活用できるでしょう。

オンライン打ち合わせの必要性

オンライン打ち合わせは、働き方改革の面でも必要性の高い施策です。

従来の対面式での打ち合わせと異なり、オンライン打ち合わせを導入するべき必要性を考えてみましょう。

多様な働き方への対応

多様な働き方が求められているなかで、オンライン打ち合わせの必要性が高まっています。

新型コロナウイルス感染症の感染対策や、働き方改革などを受けて、テレワークだけでなく、ワーケーションやモバイルワークといったさまざまな勤務形態が注目されるようになりました。

従来の対面式での打ち合わせは、同じ場所に集まるというデメリットがありますが、オンライン打ち合わせは、場所の制限がありません。

自宅やシェアオフィス、旅行先、実家など、インターネット環境を用意すれば、どこでもオンライン打ち合わせはおこなえますので、多様な働き方を実現するのに必要不可欠といえるでしょう。

時間の効率的な活用

時間を効率的に使うためにも、オンライン打ち合わせは効果的な手段となります。

とくに、人手不足や長時間労働が顕著となっている企業では、時間の使い方を見直さなければなりません。

1日の労働時間が限られているなかで、打ち合わせに使う時間についても工夫が必要です。

オンライン打ち合わせの活用は、会議全体の時間を削減するほか、準備にかかる時間を最小限に抑えられることができます。

コミュニケーションの活性化

テレワークの利便性が評価をされている一方で、従業員同士のコミュニケーションに課題を抱えている企業も少なくありません。

オフィス環境のように、気軽に会話をしたり、相談したりする場面がなくなり、情報共有に支障が出る恐れがあります。

テレワークにおいても、従業員のコミュニケーションを活性化させるためには、オンライン上でも交流できる場が必要です。

部下の業務の進捗や、業務の悩みを聞き出すツールとして、オンライン打ち合わせが大きな役割を持ちます。

オンライン打ち合わせを導入するメリット

オンライン打ち合わせの必要性が高まっている一方で、どのようなメリットがあるのでしょうか。

これまでの対面式での打ち合わせと異なる点や、自社で有意義になるポイントを確認してみましょう。

従業員の都合に合わせられる

オンライン打ち合わせは、従業員の都合に合わせられる点にメリットがあります。

それぞれの自宅から打ち合わせに参加できるため、あらかじめ日程を細かく調整する必要がありません。

また、自社従業員同士の打ち合わせだけでなく、取引先への訪問も不要であることから、スピーディにスケジュールを決められます。

打ち合わせの開始から終了時間まで都合を空けとけばよいため、時間を効率的に使うことが可能です。

従来の対面式と同じように会議を進められる

オンライン打ち合わせと聞くと、従来の対面式のスタイルと異なり、不便なイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。

もちろん、全員が同じ場所に集まるわけではないため、多少のデメリットもありますが、これまでどおり、お互いの顔を見ながら打ち合わせが可能です。

また、Web会議ツールによっては、複数人の打ち合わせでも、画面を分割して表示することができます。

参加者の様子を見ながら話を進められるため、対面式同様に安心感を得られます。

最小限の準備で始められる

オンライン打ち合わせは、最小限の準備で実施することができます。

従来の対面式のスタイルで打ち合わせを実施する際には、会議室の予約や資料のコピー、プロジェクターの設定などさまざまな準備が必要でした。

一方で、オンライン形式の打ち合わせでは、あらかじめ資料を電子データとして共有できるほか、PCの画面上に反映させられるため、準備の負担を軽減できます。

オンライン打ち合わせをおこなう方法

実際にオンライン打ち合わせを実施するには、どのような手順で進めればよいのでしょうか。

オンライン打ち合わせ導入の進め方を確認していきましょう。

ツールを導入する

はじめに、オンライン打ち合わせをおこなうためのツールを導入する必要があります。

PCやタブレットといったデバイスに加え、インターネット環境についても、従業員それぞれで準備します。

また、オンライン打ち合わせでは、Web会議ツールが必要不可欠です。

従業員の意見やレビュー参考にしたりしながら、自社に最適なWeb会議ツールを選定しましょう。

ファシリテーターを決める

ツールの準備が完了したあとは、打ち合わせのファシリテーターを決めます。

ファシリテーターとは司会役のことで、打ち合わせを円滑に進めるために必要なポジションです。

参加者が別々の場所にいるオンライン打ち合わせでは、発言者が被ってしまったり、打ち合わせ本来の目的から話題が逸れたりする可能性があります。

また、ファシリテーターとは別に、打ち合わせの内容をまとめる書記を決めておくと、終了後に振り返りやすくなります。

打ち合わせの目的を共有する

通常の対面式の会議や打ち合わせ同様に、オンライン打ち合わせでも目的を共有することが大切です。

リモート環境では、ほかの仕事に集中している可能性が高く、オンライン打ち合わせへの意識が薄れやすいためです。

目的を共有するほかに、打ち合わせ前に資料の配布しておく必要があります。

オンライン打ち合わせを効率的に進めるためにも、事前準備を徹底しておきましょう。

オンライン打ち合わせにChatwork

テレワークによる働き方が一般的となってきている中、オンライン打ち合わせは重要な役割を持ちます。

また、テレワークでなくても、遠方や拠点間との打ち合わせの際も、オンライン打ち合わせは効果的な方法です。

オンライン打ち合わせでのツール選びを迷われている方は、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をご検討ください。

Chatworkには、Web会議システムを備えているため、参加者の顔を見ながらオンライン打ち合わせが可能です。

また、Chatworkのチャット機能は打ち合わせの際だけでなく資料の配布や議事録作成など、テキストベースでの気軽な情報共有やコミュニケーションを実現できます。

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