テレワークで質問しづらい原因は?テレワークで質問しづらい状況の問題点と改善策

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テレワークで作業を進めるときは、オフィスと違って周りに上司や同僚がいません。

そのため、テレワーク中に質問したいときはコミュニケーションツールを利用して連絡を取る必要があります。

しかし、環境の変化や不十分さからテレワークでは質問しづらい状況になる可能性も少なくありません。

実際にどのような原因があると、テレワークで質問しづらい状況になってしまうのでしょうか。

テレワークで質問しづらい状況の問題点と改善策を解説します。

テレワークで質問しづらい原因

テレワークであっても職場の人間関係やコミュニケーション不足や環境の変化などから、質問や声をかけにくい状況は生まれてしまいます。

テレワークで質問しづらい原因を見ていきましょう。

上司の対応が高圧的・冷たい

元から上司との関係性がよくない場合を始め、上司の態度が接しづらい状態のときは、コミュニケーションが取りづらいと感じやすくなります。

質問や確認のために声をかけると機嫌が悪くなったり、個人で解決を求められるなど、気軽に質問ができない相手に対してはテレワークであっても質問しづらいでしょう。

テレワークで質問しづらい原因には、直属の上司や先輩の対応が高圧的で冷たいなど、オフィスで働いていたときから声をかけづらい雰囲気があることも影響します。

社員同士のコミュニケーション不足

社内の忙しさや社風によっては、社員同士のコミュニケーションの機会が少なく、意見交換や意思疎通が難しいと感じられる場合があります。

質問したときも言葉が足りずに説明が理解できなかったり、会話の機会が少ないことから誤解が起きやすくなるなど、コミュニケーションがうまくいかなければ仕事に影響が出てしまいます。

もともと社員同士のコミュニケーション不足が原因で、話しかけづらい雰囲気がある場合も、テレワークで質問しづらい原因につながるでしょう。

属人化でマニュアルの準備不足

担当者以外の社員に仕事の進め方が共有されていない状況は「属人化」と呼ばれており、社内で仕事の手順がわからないリスクを抱えます。

テレワークの導入時に属人化を放置したままだと、ほかの社員が仕事を任されたときに、何度も質問しなければいけない手間や負担がかかります。

テレワークで質問しづらい原因には、マニュアルの作成や準備ができていないと属人化につながり、担当者以外に質問できない状況があげられます。

文字のやりとりで伝えづらい

職場で対面して話しかける方法とは違い、テレワークでは画面越しにコミュニケーションツールを使って会話する必要があります。

とくに文字のやりとりだけで質問するときは、要点や意図が相手に伝わりづらくなり、質問に負担を感じてしまう場面もあるでしょう。

オンライン上でのやりとりは、相手の状況も把握しにくく的確に質問ができない場面が発生してしまい、声をかける機会を失いやすいことがテレワークで質問しづらい原因にあげられます。

テレワークで質問しづらい状況の問題点

テレワークで質問しづらい環境ができてしまうと、ひとりの問題だけでなく全体に影響が出てしまいます。

テレワークで質問しづらい状況の問題点を見ていきましょう。

作業効率化ができない

質問は仕事をスムーズに進める上で大切な要素になるため、立ち止まってしまう分だけ作業時間を失うリスクを抱えます。

集中して仕事を終わらせる時間を失ってしまい、テレワークの作業時間が増加する懸念もあるでしょう。

テレワークで質問しづらい状況の問題点には、作業効率化ができずに仕事全体に影響が出てしまうことがあげられます。

スキルアップできずに成長の機会を失う

仕事に関わる疑問について質問することで、新しい発見や気づきが得られて仕事の能率アップに期待できます。

たとえば、ほかの社員に情報共有して仕事の生産性アップにつなげたり、新入社員を教育するときに役立ったりするメリットがあるため、質問できないと自分だけでなく職場全体の成長を妨げる要因になる可能性があるのです。

仕事の改善につながる機会やスキルアップの機会を失い、成長できなくなる点がテレワークで質問しづらい状況の問題点にあげられます。

仕事のミスやトラブルが増える

報連相をしっかり進めておくと事前に失敗を防げるメリットがあるため、質問できなくなるとミスやトラブルが発生しやすくなります。

周りとコミュニケーションが取れると、仕事の進め方で問題のある部分や確認不足によるミスを予防しやすくなり、万が一ミスが起きたときも最小限の労力で対応できるのです。

テレワークで質問しづらい状況の問題点には、仕事のミスやトラブルが増えてしまうことがあげられます。

テレワークで質問しづらい状況の改善策

テレワークで自宅で働くときも同じように、社員が適切にコミュニケーションが取りやすい機会や環境を整えることが大切です。

テレワークで質問しづらい状況の改善策を見ていきましょう。

社員同士で建設的な言動を心がける

コミュニケーションが取りやすい環境をつくるためにも、日ごろから気配りや配慮のある言動で仕事のやりとりを進めましょう。

テレワークの場合は、オンライン会議や面談のときに相手の立場になって穏やかな言動を心がけたり、メールの文面で誤解を招く言い方をしたりしないなど、適切な伝え方を意識します。

テレワークで質問しづらい状況の改善策として、まずは社員同士が建設的な言動を取れるように配慮を心がけましょう。

定期的にオンライン面談や会議を実施する

テレワークは文章のやりとりが中心になりやすいため、社員の現状やテレワークにおける相談を聞き取りやすいように、オンラインを使って通話の機会を設けましょう。

ひとりずつ個別にオンライン面談の機会をつくると質問しやすい環境ができて、会議を実施するときも仕事の進め方で疑問になる点があれば話し合う機会をつくります。

テレワークで質問しづらい状況を起こさないためにも、定期的にオンライン面談や会議の機会を設けて改善策につなげてください。

マニュアルを作って共有しておく

テレワークで質問する回数を減らすためにも、業務に関する手順を示した簡単なマニュアルを作成して共有すると便利です。

属人化を防ぐ対策にもなり、担当者以外の社員に仕事を任せるときもスムーズな流れで対応しやすくなります。

テレワークで質問しづらい状況の改善策として、質問が起きやすい仕事の手順に関するマニュアルの情報共有を事前に進めておきましょう。

ビジネスチャットの通話機能を使う

オンライン上の文面で理解が進めづらいときは、ビジネスチャットを使って音声で質問する方法も効果的です。

仕事の進め方でわからない点や相談したいことが複数あるときは、事前にチャットの機能を使って文字で共有したあとに音声で会話すると、お互いの理解を助けてスムーズに会話を進めやすくなるでしょう。

テレワークで質問しづらい状況を回避するときは、ビジネスチャットの通話機能を使って効果的に質問を投げかける改善策を試してみてください。

テレワークで質問しづらい状況の改善にChatwork

テレワークではコミュニケーションが取れないと、作業効率化ができないことやスキルアップや成長の機会を失うこと、仕事のミスやトラブルが増えることが問題点にあげられます。

テレワークで質問しづらい状況の改善策として、オンライン面談と会議の実施、マニュアルの作成と共有、社員同士で建設的な言動を心がけることが大切です。

ほかにも、ビジネスチャット「Chatwork」のチャット機能や通話機能を使って質問やコミュニケーションを取ることが効果的です。

Chatworkを利用して、チャット式のやりとりで報連相を進めながら、文字で伝えづらいときに通話機能を使うと対面の会話と同じように質問しやすくなります。

テレワークで質問しづらい状況の改善を始め、コミュニケーション活性化につなげたいと考えているのであれば、Chatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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