テレワーク中に電話の転送はできる?テレワークの電話転送方法

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テレワークを実施しているのに、電話対応のためだけに出社しなければいけなかったり、特定の社員のみに電話対応の負担がかかるなど、電話対応はテレワークの大きな課題です。

テレワーク中の電話の転送方法や電話の対処法はどうすればよいのでしょうか。

テレワーク中の適切な電話の転送方法や電話だけに頼らないコミュニケーションスタイルの構築について考えていきましょう。

電話対応がテレワークの課題となる理由

電話対応がテレワークの課題となるのは、主に「電話対応のために出社する必要があるから」「機会損失につながるから」「特定の社員に負担がかかるから」の3つの理由があります。

電話対応がテレワークの課題となる3つの理由について、具体的に見ていきましょう。

 

電話対応のために出社する必要があるから

電話転送などの対策を特にしていない場合、オフィスにかかってくる電話対応のために誰かが電話番としてオフィスにいなければいけません。

出社する社員を当番制にしたとしても、テレワーク中の社員への取り次ぎなどで本来の業務がはかどらず、生産性が下がってしまいます。

誰かが出社することでテレワークの電話対応をおこなっている場合、いつまでも全社員のテレワークは進まず、課題が残っているといえるでしょう。

 

機会損失につながる恐れがあるから

テレワーク中の電話対応策が不十分な場合、機会損失につながってしまいます。

顧客や取引先からの問い合わせや依頼などが電話でくるケースも少なくありません。

テレワーク中の電話対応策が不十分な場合、このような機会を逃してしまったり、対応が遅くなる可能性があります。

対応が遅くなれば、ビジネスチャンスだけでなく、会社の信頼やイメージを下げてしまうことから、テレワークを推進する上で解決すべき課題となります。

 

特定の社員に負担がかかるから

テレワークの電話対応策が不十分な場合、特定の社員にばかり負担をかけることもあります。

例えば、一部の社員が電話対応のために出社している場合、テレワーク中の社員へ取り次ぐのに時間がかかり、本来の業務にあてられる時間が少なくなってしまいます。

特定の社員にばかり負担がかかってしまう仕組みは、不公平感から社員の不満が出やすく、モチベーションの低下につながるため、テレワーク推進において解決すべき課題です。

テレワークで電話転送が必要な理由

テレワークでの電話対応策のひとつとして有効なのが、電話転送です。

電話転送をすれば、かかってきた電話を担当者が取ることができるため、電話の取り次ぎや電話番のための出社が不要になり、テレワークの推進を後押しします。

また、コミュニケーションのスピードを落とすこともないため、テレワーク中でも電話によるビジネスチャンスを逃しにくくなるのもメリットです。

これまでオフィスの固定電話にかかってきた電話を各社員が取れるようにするためには、電話転送や電話に代わる手段でのコミュニケーションがテレワークでは必要不可欠なのです。

  

テレワークで電話転送をする方法

テレワークで電話転送をおこなうには、基本的に転送元となる電話番号を契約しているキャリアへの申し込みが必要になります。

電話転送サービスを申し込めば、会社にかかってきた電話を設定した転送先の電話に転送することができ、テレワークでも電話対応が可能になります。

申し込み方法はキャリアによって異なりますが、キャリアによっては申し込みから利用開始まで日数がかかることもあるため、注意が必要です。

また、会社にかかってきた電話を社員の携帯電話に転送した場合、転送に対する料金が発生する点も覚えておきましょう。

つまり、通常であれば料金が発生しない受信した電話に関しても、転送サービスを利用することで料金がかかるのです。

また、転送先がひとつの番号しか設定できないため、オフィスの電話を複数人で使っている場合、誰に転送するかも問題になりそうです。

電話転送以外のテレワークでの電話対処法

キャリアによる電話転送サービス以外でテレワーク中の電話対応をするには、社用携帯の配布・クラウドPBXの活用、電話以外のコミュニケーションツールの活用が考えられます。

それぞれのテレワークでの電話対応の方法について具体的に見ていきましょう。

 

テレワーク中の電話の対処法:社用携帯を配布する

テレワーク中の電話対処法のひとつとして、社用携帯を配布することが挙げられます。

社用携帯を配布し、テレワーク中は電話対応を社用携帯でおこなうようにすれば、電話の取り次ぎや電話番のための出社が不要になり、テレワークの推進に有効的です。

また、社員が通信費を個人負担するといった問題の解消や、プライベートの携帯電話を仕事に使いたくない社員にとっても便利です。

一方で、導入や維持に大きなコストがかかり、紛失などによる情報漏洩のリスクがあるなど、デメリットが大きいのも事実です。

営業担当などの電話が多い部署に限って社用携帯を配布するなど、限定的な導入をおこなうといいでしょう。

テレワーク中の電話の対処法:クラウドPBXを利用する

テレワーク中の電話対処法として、クラウドPBXの活用も効果的です。

クラウドPBXとは、外線と内線をつなぐ役割などをする「PBX(Private Branch eXchange:構内交換機)」をクラウド化し、インターネット上に設置することで、ネット環境さえあれば電話環境を構築できる仕組みのことです。

クラウドPBXは、物理的な機器をオフィスに置く必要がなく、導入にかかる初期費用が抑えられる点がメリットです。

また、内線のための電話機が必要なく、専用のアプリを使ってスマートフォンを内線電話として使用することもできます。

インターネット環境があれば、社員のスマートフォンを内線として活用することができるため、テレワークでの電話対処法として有効的です。

デメリットとしては、月額料金などのランニングコストがかかることや、サービスによっては通信が安定しないことなどが挙げられます。

初期費用が安い分、月額料金が高めに設定されているサービスもあるため、導入にあたっては、総合的な判断が必要になります。

テレワーク中の電話の対処法:電話以外のコミュニケーションツールを活用する

テレワーク中の電話の対処法として、電話以外のコミュニケーションツールの活用という方法もあります。

これは、電話の直接的な対応策ではありませんが、電話以外のコミュニケーションを活性化することで、電話によるコミュニケーションを減らすことができます。

電話に代わるコミュニケーションツールとしておすすめなのが、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、リアルな会話のようなテンポでコミュニケーションを取れるため、メールと違ってスピーディーなコミュニケーションが可能です。

また、ビデオ通話機能が備わっているものもあるため、音声や画像を使ったコミュニケーションが必要な場面でも役立ちます。

テレワークの電話転送の課題解消にChatwork!

テレワーク中の社員の負担を減らしたり、テレワーク中の機会損失を防ぐために、テレワークの電話転送は効果的です。

その一方で、電話転送ができても、転送した際に席を外していてはコミュニケーションが成立せず、かけ直しの手間なども発生します。

そのため、テレワークでのコミュニケーションは、電話以外のツールを活用することも重要です。

テレワークに有効的なコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットの「Chatwork」をおすすめします。

Chatworkは、チャット機能以外にも、タスク管理機能、データや画像の共有機能、ビデオ通話機能などが備わっており、テレワークでのコミュニケーションに最適です。

電話以外のコミュニケーションを充実させる方法として、Chatworkの導入もぜひご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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