リモートワークでのコミュニケーションの工夫とは？

リモートワークによる、時間の有効活用や通勤時のストレスからの解放などの効果を生み出すためには、リモートワークであっても良好なコミュニケーションが維持されていなければいけません。

コミュニケーションは仕事を進めるうえで重要なものですが、リモートワークでは特に気軽かつ円滑なコミュニケーションを取れる工夫が求められます。

リモートワークにおけるコミュニケーションの工夫について考えていきましょう。

リモートワークの問題点はコミュニケーション不足

総務専門誌「月刊総務」の調べによると、コロナ禍でメンタル不調を訴える人のうち、約7割の人が「テレワークによるコミュニケーション不足・孤独感」が要因だという結果が出ているようです。

この調査からもわかるように、リモートワークにおける課題や問題点として、コミュニケーション不足が多く挙げられています。

リモートワークでコミュニケーション不足を感じるのは、相手に接触するまでの心理的なハードルの高さ、環境やツールの不足など意思疎通がしにくいという理由があるようです。

これまで出社していたときであれば、声をかけたり呼び止める、休憩中に雑談をするなどがオフィスでは当然の光景でした。

しかし、リモートワークでは相手の状況がわかりにくいため、コミュニケーションをとることを遠慮してしまう人は少なくないようです。

リモートワークでコミュニケーション不足が問題とされているのであれば、リモートワークに対する工夫をすることで改善できる部分もあるはずです。[※1]

リモートワークのコミュニケーションに工夫が必要な理由

なぜリモートワークのコミュニケーションに工夫が必要とされるのでしょうか。

これまでの働き方とは異なるリモートワークなれではの観点からコミュニケーションに工夫が必要な理由を考えてみましょう。

コミュニケーションへのハードルを下げるため

リモートワークでは、メールや電話、ビデオ通話などの非対面コミュニケーション手段が基本となります。

メールや電話ではちょっとしたやりとりでも、丁寧な文章を作成したり、電話をかけるタイミングを見計らったりと、対面のように気軽なコミュニケーションをとることができません。

社員同士のコミュニケーションでも引け目を感じてしまうのであれば、上司との非対面でのコミュニケーションは、さらに高いハードルとなりかねません。

こうした物理的・心理的ハードル下げるためにも、コミュニケーションを工夫する必要があるのです。

メンタルケアのため

オフィスに出社して直接顔を見ることができる状況では、「あの人は今日は顔色が悪いな」「いつもと比べて元気がないけど、どうしたのかな」と、お互いが体調やメンタルを把握することができました。

しかし、リモートワークにおいては、相手の顔が見えない文字によるやりとりがメインとなるため、体調やメンタルに不調をきたしていても把握することができません。

特に、メンタルに不調をきたした場合は、早期回復には早めのケアが必須となります。

相手の体調やメンタルの状況を把握するには、対面のときと同じように顔を見たり、声を聞くことができるコミュニケーションを積極的にとり入れることが重要です。

コミュニケーションをとる際には、業務以外にも雑談や相手の近況を話せるようなコミュニケーション環境への工夫が必要です。

情報共有のため

リモートワークにおけるコミュニケーションでは文字によるやりとりが多くなるため、些細なことでも文章を作成する手間がかかります。

業務に追われている最中に文章を作成する手間を考えたときに、些細なことであればわざわざ共有しなくてもいいと判断して、情報共有を後回しにしてしまう人もいるかもしれません。

情報共有が不足すると、進捗状況の把握やサポートの必要性など部署内の連携のほか、業務で使用する資料や書類が不足するという可能性も出てきます。

実際にオフィスで話していたときのように、「この前の見積書どこまでできた？」「〇〇産業の打ち合わせ場所は決まった？」のように、思い立ったときに気軽にコミュニケーションをとれるように工夫することが必要です。

リモートワークのコミュニケーションを工夫して、情報共有が多くおこなわれることで、情報漏れや情報不足を常時させないことも重要です。

人材育成や人事評価をよりよくおこなうため

リモートワークにおける人材育成では、実践を繰り返しながらスキルを身につけるOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）が実施しにくい傾向にあります。

直接顔を見て指導する際は、わからないところがあればその都度質問することもできますが、リモートワークでは難しい場合もあります。

また、常に部下を直接管理できるわけではないので、アドバイスやサポートの機会も減少ししてしまうこともあるでしょう。

さらに、人事評価においては、部下が働いている姿を見ることができないため、評価の判断基準をどこにもっていくかが不明瞭になりがちです。

成果物のみを評価の対象にすると、コミュニケーションを積極的にとる社員や、常に有益な情報共有をする社員は、目に見える成果物がないために、評価の判断がしづらくなってしまいます。

リモートワークにおける人材育成では、まさに「手とり足とり」に近い形で指導できるよう、徹底したコミュニケーションの工夫が必要です。

また、人事評価では1on1などを実施できるコミュニケーション環境を整えることも大切です。

業務効率を下げないため

リモートワークで業務を進めている途中で、上司に指示を仰ぎたいと思っても、コミュニケーションがスムーズにとれないようでは、そこで作業の手が止まってしまいます。

また、文字だけによるやりとりでは認識違いや誤解が生じることもあります。

万が一、ミスやトラブルが起こった際は、いったん業務をストップさせてトラブル対応に専念しなければいけません。

このようにリモートワーク環境下においては、業務効率を下げる原因が生じやすい傾向があります。

業務効率を下げる要因があることは、リモートワークに限ったことではありません。

しかし、リモートワークで生じる業務効率の低下は、コミュニケーションを工夫することで解決できることが多くあります。

リモートワークでは、業務効率を下げないためにコミュニケーションを工夫することが必要であり、仮にうまくいかないようであれば、工夫する内容を変えて考えることも大切です。

リモートワークのコミュニケーションで工夫したいポイント

リモートワークのコミュニケーションでは、具体的にどのような工夫をすればよいのでしょうか。

リモートワークのコミュニケーションで工夫したいポイントについて見ていきましょう。

自分の状況を積極的に共有する

リモートワークでは相手とコミュニケーションをとることに遠慮してしまう人が多いです。

その理由として、相手が何をしているかわからないということが挙げられます。

そこで、自らの状況を積極的にほかの人に共有することで、コミュニケーションのハードルを下げることができます。

例を挙げると、「〇時～〇時まではいつでもビデオ通話OKです」と共有すれば、相手は回答までのタイムラグが少ないとわかるので気軽に質問ができます。

また、「〇〇の納品日は先方に確認済です」のようにすれば、リアルタイムの進捗状況を共有できます。

このように、相手が質問しなくても状況がわかるようにすると、コミュニケーションの心理的ハードルをグッと下げることができます。

レスポンスを早くする

自分に聞かれたことへのレスポンスは、可能な限り早めのほうがよいでしょう。

相手から投げかけられた情報に対して、自分は「読んだ」「わかった」と思っていても、レスポンスがない、またはレスポンスが遅い場合、相手は「読んでないのか」「何か不満な点があるのか」と不安を与えてしまいかねません。

直接対面しているときに、挨拶をされたらすぐに挨拶を返すように、顔が見えないリモートワークだからこそ早めのレスポンスが大切になります。

ただし、注意したい点として、自分のレスポンスの早さを他人に求めないようにすることです。

相手は何かの作業に集中しているのかもしれません。

相手に自分のスタイルを求めることは、相手の生産性を低下させる原因になりかねないということに注意しましょう。

顔が見えるビデオ通話の活用

リモートワークでは、できればビデオ通話でお互いの顔を見ながら、コミュニケーションをとることを意識してみましょう。

部署やチームのメンバー全員が画面上に映し出されるのを見ると、「自分たちはひとつのチームなんだ」と、チームワークを感じることができるでしょう。

また、リモートワークで体調やメンタル面でのケアに注目するには、テレビ電話で顔を見る必要があります。

文字によるやりとりよりも、まさに今コミュニケーションをとっていると実感できるのは、お互いの顔を見ながら声を聞きながら会話をすることです。

ただし、個人のリモートワーク環境によっては、カメラをオンにしたくないと思う人もいます。

個人のプライベートを尊重して、全員が納得するルールを設けたうえで、顔の見えるビデオ通話を活用しましょう。

チャットで雑談部屋を設ける

出社しているときは意識しなくても誰かと話していたのに、リモートワークになった途端に業務以外のコミュニケーションをとらなくなると、孤独感や疎外感をもち、モチベーションが低下してしまいます。

そこで、オフィスに出社しているときの休憩中や廊下ですれ違ったときのような雑談を、リモートワークでもできるように、チャットなどで雑談部屋を設けて息抜きができるように工夫してみましょう。

チャット上では、業務と雑談のグループをしっかりと区別してメリハリをつけることで、業務でのコミュニケーションに集中できます。

より工夫したいポイントとして、グループチャットをカテゴリーごとにわけてみることです。

同じ境遇にいる人と悩みを共有することで共感や安心感を得ることもできます。

雑談部屋では、部署を超えたコミュニケーションで新たな人脈をつくることもでき、新しいアイデアの創出や、新たな仕事を受けるきっかけにもなるかもしれません。

1on1ミーティングの実施

上司に相談したいことがある、じっくりとアドバイスをしてほしいことがある場合、出社していれば、上司の手が空いたところを見計らって声をかけることもできますが、リモートワークではそうもいきません。

また、実は上司も、部下と気軽にコミュニケーションをとりづらいと感じているかもしれません。

リモートワークでは、部下がどのような課題や不安を抱えているのかは、上司にとって重要なポイントです。

そこで、上司と部下がじっくりと話す機会を設けるために、オンラインで1on1を実施してみましょう。

上司と部下が1対1でおこなう面談は、評価や改善すべき箇所をフィードバックするというイメージでしたが、1on1のメインは人材育成です。

主役は部下であり、部下がリモートワークにおいて悩んでいることや希望を傾聴します。

人材育成が難しいとされるリモートワークでも、1on1を実施することで部下の成長をサポートすることが可能になります。

リモートワークのコミュニケーション不足はツールで克服できる

リモートワークではさまざまなツールを使うことで、さらにコミュニケーションの問題点を解決することができます。

コミュニケーションの活性化に役立つツールの例を以下に挙げます。

ビジネスチャットは、メールに比べて文章作成の手間が省けるため、気軽なコミュニケーションが実現しやすいです。

特に、雑談部屋を設けるのであればビジネスチャットは外せません。

Web会議やビデオ通話は、文字では伝えきれないニュアンスの説明や、資料や画像を共有する際に使いやすいツールです。

OJTの際は、ビデオ通話で資機材の扱い方などを画面に映すこともできます。

意外に注目されていませんが、社内向けFAQは情報や知識を共有できるツールとして利便性が高いです。

リモートワークでこまめにコミュニケーションをとることは重要ですが、無駄なコミュニケーションは業務効率を下げるので、できれば削減したいところです。

日々の業務で生じる疑問や福利厚生など人事労務に関するものなど、頻繁に寄せられる質問はデータベース化して社内FAQにまとめてしまいましょう。

最前線のツールをとり入れるなら、仮想オフィスも注目してみましょう。

仮想オフィスは、インターネット上にあたかも実際に出勤しているかのような感覚でリモートワークができるツールです。

実際のオフィスのようなレイアウト上で、アバターを使って自分のデスクに着席し、会議があれば会議室へ移動するなど、あたかもメンバーと同じ空間で過ごしている感覚を味わうことができます。

もちろん、勤怠管理やWeb会議、資料や画面の共有など、ビジネスに必要な機能はきちんと備わっています。

これらのデジタルツールを活用し、コミュニケーションをさらに工夫させることで、リモートワークにおけるコミュニケーションの問題点を解決することが可能になるのです。

リモートワークのコミュニケーションにはChatworkの活用を

リモートワークにおけるコミュニケーションの問題は、コミュニケーションを工夫したりツールをとり入れたりすることで解消されることでしょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、コミュニケーションをスムーズにおこなうためのチャット機能やビデオ通話が備わっているので、リモートワークでも業務効率を下げることなく、スムーズに業務を進めることが可能です。

また、ファイル管理機能を使えば、チャットやビデオ通話をしながら、資料や図を共有することもできるので、1on1ミーティングや情報共有にも便利です。

リモートワークのコミュニケーションに悩んでいるのであれば、ぜひChatworkの活用を視野にいれてみましょう。

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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

[※1]出典： ITmedia ビジネスオンライン「「リモートワークでコミュニケーションが減った」　実際何が問題なのか？　調査データを基に解説」
https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2101/06/news019_2.html
※本記事は、2021年11月時点の情報をもとに作成しています。