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オンライン会議は発言しにくい？オンライン会議は発言しにくいの解消方法
目次
オンライン会議になると突然発言しにくい雰囲気になり、会議がスムーズに進まないという経験のある方も多いのではないでしょうか。
発言しにくいことでオンライン会議がスムーズに進まないと、オンライン会議に時間が圧迫されて会議以外の通常業務にまで支障をきたすことになりかねません。
オンライン会議で発言がしにくいと感じるのには、オンラインという人と人との空間的距離がある状態やオンライン会議用のシステムの性質によるものだと考えられます。
オンライン会議特有の課題を理解して、発言しにくいという状況の解消方法を考えていきましょう。
なぜオンライン会議だと発言しにくいのか？
オンライン会議では、リアルな会議と違い発言しにくい雰囲気になりがちです。
オンライン会議で発言しにくくなる理由として、オンラインという性質特有の課題があることが考えられます。
なぜオンライン会議だと発言しにくいのかを考えてみましょう。
ほかの人と重ねて発言しづらい
Zoomなどのオンライン会議などができるツールでは、総じて誰かと重ねて発言をすることがしづらいです。
空間的距離があるため、誰かが一緒に話をしてしまうと誰が話をしているのか認識しづらく、使っているツールによっては発言者のアイコンが切り替わってしまうため会議がごちゃごちゃとしてしまいます。
リアルな会議のように早いテンポで話を進めていくことが難しく、タイミングを測りながら発言をしなくてはならないため、発言しにくい雰囲気が生まれやすくなります。
自分の発言に対してのリアクションが少ない
空間的な隔たりや、他者と重ねて発言がしにくい状況などが相まって、オンライン会議では相手の発言に対してのリアクションが少なくなりがちです。
リアクションを得られることは、相手が共感してくれているということを感じる安心感やリラックス効果、それいいねなどの鼓舞する言葉で仕事のモチベーションが上がることに繋がる非常に重要なことだといえます。
自分の話へのリアクションが少なくなることは、自分の発言への興味が得られていないという感覚に陥りやすいため、発言がしにくいきっかけになるといえるでしょう。
ネット環境の違い
オンライン会議をするということは、それぞれが違う環境にいることがほとんどです。
ネット環境に差が出てきてしまい、反応がないのかネット回線が遅くてフリーズしているのかがわかりづらかったり、声が途切れてしまって話がうまく続かなかったりします。
ネット環境の違いで、リアルな会議よりもスムーズに会議が進まないことは、オンライン会議のやりづらさから発言しにくいことへと直結する問題です。
議題に対して会議の時間が足りない
オンライン会議はリアルな会議よりも長く時間がかかりやすい傾向にありますが、そのことを理解せずに会議の時間や議題の設定をしがちです。
会議の時間が足りないことで、「時間がないから発言しないでおく」という心理状態にさせやすくなっていることが考えられます。
会議の時間が足りないことは、オンライン会議で発言しにくい状態の要因になりやすいでしょう。
オンライン会議で発言しにくい状況を作らないための心構え
オンライン会議で発言しにくい状況を作らないためには、リアルな会議の進め方と同じようにはいかないということを念頭におくことが大切です。
オンライン会議で発言しにくいことの解消をするためには、主催者と参加者の双方が「オンライン会議に向かうために適した準備をするべき」ということが重要だといえるのではないでしょうか。
会議を主催する側は、会議の内容や進め方など環境を整えることに注力し、参加者は会議に参加しているという自覚をもった行動、いつも以上に相手の話にしっかり反応をするなどの心構えと準備をします。
主催側と参加側のお互いが、オンライン会議で発言しにくいことの解消に導けるような努力をすることを共通認識として、オンライン会議の開催ができるようにしていきましょう。
オンライン会議で発言しにくい状況を作らないための具体策
オンライン会議で発言しにくいことについての課題や心構えは見えてきていても、具体的になにを改善していけばいいのかと悩むことがあるかと思います。
オンライン会議がスムーズに進み、発言しにくい状況が解消されるような具体策を考えていきましょう。
オンライン会議を始める前の準備
オンライン会議を始める前には、オンライン会議をスムーズに進めるために必要な準備をすることが重要です。
事前にあらかじめ議題の共有をしたり、発言は手をあげてからなどの発言についてのルールを事前に共有することにより、全員が迷わずに同じ動きができます。
ネット環境の見直しや、会議の進行状況が共有できるオンラインホワイトボードなどを使うことも、環境を整えることとして有効的です。
オンライン会議ならではのルールや環境が整っていることで、発言のタイミングが作りやすくなり、発言しにくい状況を解消できる可能性が高まります。
必要な事前準備をしてからオンライン会議の開催をするようにしていきましょう。
会議の時間設定の見直し
リアルの会議よりも時間がかかりがちということについては、そもそもの会議の設定時間か内容の見直しをおこなうことで改善を目指します。
リアルで会議を行うときよりも3割ほど長くオンライン会議の時間枠を設けるようにするか、会議の内容を7割設計にすることが効果的です。
会議の時間設定の見直しで、時間が間に合わないことで発言しにくい状況の改善を目指すことが可能でしょう。
先にゴールの共有をする
会議が開始したらまずすべきことは、会議の終着点の共有です。
こちらは事前の議題の共有とはまったくの別物で、議題に対してどうなったら今日の会議が終わるのかという、「会議のゴール」を共有します。
- アイデアを3つに絞れたら終わり
- 方向性が決まったら終わり
など、具体的な会議の終着点を決めることがポイントです。
目標が明確になることで、発言の質の向上や発言しにくいことの解消に繋げることができるでしょう。
進行役のほかに発言のまとめ役をつくる
オンライン会議ではリアル会議と違ってホワイトボードなどを使わないことが多く、アイデアがまとまりづらく、「なにを話し合っているのか」「決定事項はなにか」がわからなくなりやすいという声が多く聞かれます。
発言のまとめ役がいることで、会議の現状把握を全員がしやすくなり、なにについて発言をしていけばよいのかが明確になり、発言しにくいことの解消になります。
オンラインホワイトボードのようなツールを使ってまとめたり、カメラで実際のホワイトボードを映したり、手元を映して紙などで意見をまとめるとわかりやすいです。
発言のまとめ役をオンライン会議でもしっかりと作ることで、アイデアの現状把握・終息がしやすいことから、結果として発言のしやすさにつながるでしょう。
発言用に白い紙と太いペンを用意
会議の参加者が発言するときにおすすめなのが、スケッチブックやA4用紙をまとめた紙、太いマジックペンを用意して、言葉だけでなく目で見ても発言の内容がわかるような方法を導入することです。
会議の議題ごとに、黙って書く時間と発言する時間にわけ、書く時間では1枚につき1案の提案を書き、発言する時間に提案を全員に見せながら発言します。
具体的な提案の書き方は、
- 最上部：発言の結論を大きく書く
- 左下：結論についての要点を3行箇条書きで書く
- 右下：関連性のある軽いイラストを入れる
このような構成で、紙に大きくはっきりと提案したい内容を書くとわかりやすいです。
発言方法は、この紙を全員が一斉に出して、上司や進行役が気になる発言のみをピックアップしてもよいですし、ひとりずつ順に発言していく方法でも、会議に沿った方法でかまいません。
紙を使った発言の仕方をすることによって、生産性があり発言しやすいオンライン会議につながるでしょう。
発言しやすい雰囲気づくり
物理的な環境を整えることだけでなく、参加者全員が発言しやすい雰囲気づくりを意識していくことが大切です。
発言内容を否定せずにまずはアイデアを出し尽くしたり、「いいね」「うんうん」などのリアクションを小声でするように意識したり、声以外のうなずきや拍手などのリアクションをしたりという具体策が挙げられます。
口角を常にあげて軽いほほえみ顔でいることも、相手に承認されている感覚を得られる効果的な方法です。
明るい空気を全員でつくり、オンライン会議で発言しにくい状況が解消されるようにしていきましょう。
オンライン会議で発言しにくいの解消に「Chatwork」
オンライン会議で発言しにくいことの解消方法として、議題の事前共有などの環境を整えることや、雰囲気づくりを全員で意識することを挙げてきました。
オンライン会議が必要な状況ということは、事前の準備や情報共有などでも、なにかしらかの連絡ツールを使うことが必要になってくる可能性が高いことが考えられます。
連絡手段としてメールや電話のほかに、スムーズに連絡がとりやすい方法としてビジネスチャットの存在があります。
ビジネスチャットの「Chatwork」は、チャット形式のメッセージでスピーディなやりとりの実現が可能なうえ、ファイルの共有やタスク管理など、オンライン会議に向けての前準備でも必要なツールが完備されています。
また、離れた場所で仕事をしている社員同士が、普段からChatworkで気軽にコミュニケーションを取ることができるため、話がしやすい雰囲気づくりにも効果を発揮できるでしょう。
事前準備とスムーズなやりとり、雰囲気づくりが大切なオンライン会議に向けてChatworkを活用して、オンライン会議の発言しにくいことの解消に役立ててください。
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