テレワークの在籍確認とは？テレワークで在籍確認する必要性とメリット

多くの企業でテレワークが導入されるようになりましたが、従業員の様子を確認できないという課題を抱える企業も多く、就業規則を遵守するためにも対策が必要です。

従業員の出退勤を可視化する目的として、テレワークでの在席確認を取り入れてみましょう。

在席確認とは

在席確認とは、今現在、従業員がどこで仕事をしているのかをチェックすることです。

テレワークやフリーアドレスといった自由な働き方が広がる一方で、従業員の勤務状況を確認することが難しくなりました。

そこで、これまでのように上司による目視でない形でも、従業員が出勤しているかどうか確認する必要が出ています。

テレワークで在席確認する必要性

テレワークを始めとした働き方改革が進んでいるなかで、在席確認の必要性が高まっています。

オフィスでは目視で確認できていた在席状況について、リモート環境ではどのような必要性があるのでしょうか。

勤務状況を把握するため

テレワークで在席確認する必要性として、従業員の勤務状況を把握する点が挙げられます。

これまでのオフィス出勤では、上司や管理職が目視で在籍しているかを確認できていました。

しかし、リモート環境であるテレワークでは、出社や退社時間通りに仕事をしているかを目視で確認できません。

時間通りに仕事を開始しているか、休憩を適切な時間に確保しているかなど、就業規則を遵守するためにも在籍確認が必要です。

情報共有を円滑に行うため

情報共有を円滑に進めるためにも、在籍確認を実施することが求められます。

オフィスに出社している場合、在籍していることを目視で確認し、コミュニケーションを取ることができていました。

一方、テレワークでは、自宅で別の案件に対応していたり、顧客と電話をしていたりする可能性があります。

すぐに情報共有をしたい場合に備えて、従業員の在籍ステータスを確認できるような環境を構築する必要があります。

緊急の仕事に対応するため

急な仕事が入ったときに、従業員のステータスがわからないとトラブルが発生する可能性があります。

とくに、顧客からのクレームや、納期が迫っているタスクを忘れている場合など、取引先との関係悪化にもつながりかねません。

このような緊急の仕事が発生することも踏まえて、常に従業員の在籍状況を確認できると安心です。

テレワークで在席管理を行うメリット

テレワークで在席管理を行うことは、さまざまなメリットを得られます。

自宅やシェアオフィスといったリモート環境でも、在籍確認を徹底することによるメリットを紹介します。

コミュニケーションの活性化につながる

テレワークでの在籍確認は、コミュニケーションの活性化につながるメリットがあります。

従業員の様子が見えないテレワークでは、気軽に相談することが難しく、コミュニケーションの減少が課題でした。

一方、在籍確認を徹底することで、従業員の状況が可視化されるため、連絡が可能な人とそうでない人を区別できます。

話しかけるのを躊躇してしまいがちなテレワークでも、仕事の相談や意見のやり取りなどのコミュニケーションを活性化させられます。

心理的な安心感を与えられる

大勢の従業員と同じスペースで働くオフィスと異なり、テレワークは従業員一人での空間で仕事を進めなければなりません。

これまでのオフィス環境からの変化によって、孤独に感じやすく、仕事に集中できない従業員も出ることが予想されます。

上長による在席確認を通して、一人ひとりとコミュニケーションを取ることで、従業員の孤独感を和らげられます。

テレワークでの心理的な不安を解消し、仕事に集中しやすい環境を整えられるのもメリットです。

ワークスペースの分散化が可能

コロナ禍の現代では、狭い空間での密集を防ぐためにも、ワークスペースの工夫が必要とされています。

在席確認を社内で徹底することで、従業員が場所を選ばずに働けるようになり、ワークスペースの分散化が可能です。

テレワークはもちろんのこと、ワーケーションやフリーアドレス制度といったリモート環境での働き方を促進できます。

また、結果としてワークスペースの分散化は、オフィスの縮小化や、従業員の通勤手当の削減にもつながる点がメリットです。

テレワークで在席確認を実現する方法

テレワークで在籍確認を実現するためには、どのような方法を使えばよいのでしょうか。

リモート環境でも、従業員の居場所を確認できるように準備を整えましょう。

在席確認ツール

テレワークでの在席確認には、在席確認ツールの導入を検討してみてください。

在席確認ツールでは、従業員の在席状況を確認できるだけでなく、従業員の氏名、所属部署、その他情報などを表示できます。

また、在席確認ツールのなかには、従業員のスケジュールを確認したり、メッセージを書き残せたり、さまざまな機能を備えています。

テレワーク中心の働き方に切り替わるなかで、在籍確認ツールの導入は必要不可欠と言えます。

WEB会議システム

WEB会議システムを活用し、在籍確認する方法も挙げられます。

従業員それぞれのステータス状況を表示しておくことで、連絡を取れるかどうかを確認できます。

また、WEB会議システムは、在席を確認する目的だけでなく、コミュニケーションツールとしても活かせられます。

お互いの顔を見ながら仕事の相談をしたり、ちょっとした世間話をしたりするなど、コミュニケーションの活性化につながります。

チャットツール

最後に、チャットツールの導入も、在籍確認をする方法に適しています。

テキストでメッセージを残しておけるため、在席している時間帯や、どこにいるのかを周りに伝えられます。

また、急な仕事を頼みたいときにも、相手の在席状況を気にせずにメッセージを送信し、用件をダイレクトで連絡できます。

日常的な連絡ツールとしても活用しやすく、在席確認以外の用途にも便利です。

テレワークの在席確認はChatworkがおすすめ

テレワークで生産性を向上させるためにも、在席確認を徹底するようにしましょう。

在籍確認を実施する際には、専用のツールを導入したり、コミュニケーションツールを活用したりしてみてください。

Chatworkは、チャット形式で相手にメッセージを送信できるほか、グループでの情報共有が可能です。

メンバーへのメッセージを書き残しておけるため、在籍状況の可視化に役立ちます。

テレワーク環境での効率化に向けて、Chatworkの導入をご検討ください。

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