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テレワークの在籍確認とは？テレワークで在籍確認する必要性とメリット
目次
多くの企業でテレワークが導入されるようになりましたが、従業員の様子を確認できないという課題を抱える企業も多く、就業規則を遵守するためにも対策が必要です。
従業員の出退勤を可視化する目的として、テレワークでの在席確認を取り入れてみましょう。
在席確認とは
在席確認とは、今現在、従業員がどこで仕事をしているのかをチェックすることです。
テレワークやフリーアドレスといった自由な働き方が広がる一方で、従業員の勤務状況を確認することが難しくなりました。
そこで、これまでのように上司による目視でない形でも、従業員が出勤しているかどうか確認する必要が出ています。
テレワークで在席確認する必要性
テレワークを始めとした働き方改革が進んでいるなかで、在席確認の必要性が高まっています。
オフィスでは目視で確認できていた在席状況について、リモート環境ではどのような必要性があるのでしょうか。
勤務状況を把握するため
テレワークで在席確認する必要性として、従業員の勤務状況を把握する点が挙げられます。
これまでのオフィス出勤では、上司や管理職が目視で在籍しているかを確認できていました。
しかし、リモート環境であるテレワークでは、出社や退社時間通りに仕事をしているかを目視で確認できません。
時間通りに仕事を開始しているか、休憩を適切な時間に確保しているかなど、就業規則を遵守するためにも在籍確認が必要です。
情報共有を円滑に行うため
情報共有を円滑に進めるためにも、在籍確認を実施することが求められます。
オフィスに出社している場合、在籍していることを目視で確認し、コミュニケーションを取ることができていました。
一方、テレワークでは、自宅で別の案件に対応していたり、顧客と電話をしていたりする可能性があります。
すぐに情報共有をしたい場合に備えて、従業員の在籍ステータスを確認できるような環境を構築する必要があります。
緊急の仕事に対応するため
急な仕事が入ったときに、従業員のステータスがわからないとトラブルが発生する可能性があります。
とくに、顧客からのクレームや、納期が迫っているタスクを忘れている場合など、取引先との関係悪化にもつながりかねません。
このような緊急の仕事が発生することも踏まえて、常に従業員の在籍状況を確認できると安心です。
テレワークで在席管理を行うメリット
テレワークで在席管理を行うことは、さまざまなメリットを得られます。
自宅やシェアオフィスといったリモート環境でも、在籍確認を徹底することによるメリットを紹介します。
コミュニケーションの活性化につながる
テレワークでの在籍確認は、コミュニケーションの活性化につながるメリットがあります。
従業員の様子が見えないテレワークでは、気軽に相談することが難しく、コミュニケーションの減少が課題でした。
一方、在籍確認を徹底することで、従業員の状況が可視化されるため、連絡が可能な人とそうでない人を区別できます。
話しかけるのを躊躇してしまいがちなテレワークでも、仕事の相談や意見のやり取りなどのコミュニケーションを活性化させられます。
心理的な安心感を与えられる
大勢の従業員と同じスペースで働くオフィスと異なり、テレワークは従業員一人での空間で仕事を進めなければなりません。
これまでのオフィス環境からの変化によって、孤独に感じやすく、仕事に集中できない従業員も出ることが予想されます。
上長による在席確認を通して、一人ひとりとコミュニケーションを取ることで、従業員の孤独感を和らげられます。
テレワークでの心理的な不安を解消し、仕事に集中しやすい環境を整えられるのもメリットです。
ワークスペースの分散化が可能
コロナ禍の現代では、狭い空間での密集を防ぐためにも、ワークスペースの工夫が必要とされています。
在席確認を社内で徹底することで、従業員が場所を選ばずに働けるようになり、ワークスペースの分散化が可能です。
テレワークはもちろんのこと、ワーケーションやフリーアドレス制度といったリモート環境での働き方を促進できます。
また、結果としてワークスペースの分散化は、オフィスの縮小化や、従業員の通勤手当の削減にもつながる点がメリットです。
テレワークで在席確認を実現する方法
テレワークで在籍確認を実現するためには、どのような方法を使えばよいのでしょうか。
リモート環境でも、従業員の居場所を確認できるように準備を整えましょう。
在席確認ツール
テレワークでの在席確認には、在席確認ツールの導入を検討してみてください。
在席確認ツールでは、従業員の在席状況を確認できるだけでなく、従業員の氏名、所属部署、その他情報などを表示できます。
また、在席確認ツールのなかには、従業員のスケジュールを確認したり、メッセージを書き残せたり、さまざまな機能を備えています。
テレワーク中心の働き方に切り替わるなかで、在籍確認ツールの導入は必要不可欠と言えます。
WEB会議システム
WEB会議システムを活用し、在籍確認する方法も挙げられます。
従業員それぞれのステータス状況を表示しておくことで、連絡を取れるかどうかを確認できます。
また、WEB会議システムは、在席を確認する目的だけでなく、コミュニケーションツールとしても活かせられます。
お互いの顔を見ながら仕事の相談をしたり、ちょっとした世間話をしたりするなど、コミュニケーションの活性化につながります。
チャットツール
最後に、チャットツールの導入も、在籍確認をする方法に適しています。
テキストでメッセージを残しておけるため、在席している時間帯や、どこにいるのかを周りに伝えられます。
また、急な仕事を頼みたいときにも、相手の在席状況を気にせずにメッセージを送信し、用件をダイレクトで連絡できます。
日常的な連絡ツールとしても活用しやすく、在席確認以外の用途にも便利です。
テレワークの在席確認はChatworkがおすすめ
テレワークで生産性を向上させるためにも、在席確認を徹底するようにしましょう。
在籍確認を実施する際には、専用のツールを導入したり、コミュニケーションツールを活用したりしてみてください。
Chatworkは、チャット形式で相手にメッセージを送信できるほか、グループでの情報共有が可能です。
メンバーへのメッセージを書き残しておけるため、在籍状況の可視化に役立ちます。
テレワーク環境での効率化に向けて、Chatworkの導入をご検討ください。
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