ウェビナー開催の準備に必要なものは?ウェビナーの開催方法と効果

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ウェビナー開催の準備に必要なものは?ウェビナーの開催方法と効果

目次

ウェビナーの開催するには、参加者を惹きつける企画設定や事前告知など、事前に開催側が準備を進めておくことが大切です。

事前の準備がうまくいくと、参加者を効果的に集客できるチャンスにつながり、自社の存在や事業活動を知ってもらう機会にウェビナーは効果的でしょう。

当日までにどのような準備を進めておくと、ウェビナーの成功につながるのでしょうか。

効率よく段取りを進めるためにも、ウェビナーの開催方法と効果を解説します。

ウェビナー開催の準備に必要なもの

Webで開催されるセミナーは、ウェビナーと呼ばれます。

Webとセミナーを組み合わせてできた言葉で、ウェビナーはオンラインセミナーと意味合いは同じです。

開催当日に向けて上手に集客や準備が進められるように、ウェビナー開催の準備に必要なものを見ていきましょう。

開催テーマを決める

ウェビナーの軸になるテーマを決めて、企画や構成を組み立てていきましょう。

企業が取り組むときは、自社の製品やサービスに関わる分野を選ぶと事業活動を知ってもらう機会につながります。

ウェビナー開催の準備には、参加者に魅力を感じてもらえる企画や開催テーマを決めることが必要です。

参加者のターゲットを決める

ウェビナーの開催には参加者の確保が必要なため、企画の内容に合わせてターゲット層を絞ると効果的な集客につながります。

参加者の心に引っかかるようなキャッチコピーや文章を考えやすくなる効果も期待できるでしょう。

ターゲットを決めておく必要性には、ウェビナーの開催で効果的に参加者を集めるためにも重要です。

事前に告知する

当日までに参加者を獲得するには、ウェビナーの内容や存在を公式サイトやSNSで告知する必要があります。

開催日時や開催場所、入場料の有無、問い合わせ先の電話番号やメールアドレスなど、必要な情報をシンプルにまとめましょう。

ウェビナー開催に向けて、開催内容や参加のメリットなど、事前に告知の際にわかりやすくまとめて情報発信する準備が必要です。

登録フォームを作成する

スムーズに参加者の情報を集めるためにも、公式サイトに登録フォームを作成して設置しましょう。

事前に確認しておきたい本名や住所、メールアドレス、参加する目的や質問事項など、基本的な内容を入力できる欄を作成しておきます。

登録フォームの作成は無料から有料で使えるものまであり、ウェビナー開催の準備を効率化させるために事前作成を進めておきましょう。

配信ツールの導入と準備

参加者が事前にウェビナーの準備を進められるように、配信に使うツールの情報や参加のURLを共有しておきましょう。

開催する規模や人数に合わせて適切なツールを選ぶようにすると、当日の開催内容や時間調整がスムーズに進められます。

開催側が予算と調整しながら効果的に配信できるツールの導入と準備を選び、参加者に共有して準備しましょう。

ウェビナー開催の効果

対面の開催に比べると、オンラインでのセミナー開催は参加者と開催者の両方にとってメリットが期待できます。

ウェビナーの開催を取り入れる効果を見ていきましょう。

場所の準備や手間がかからない

オンライン開催には、開催場所を選ぶ時間や準備の手間を減らせるメリットがあります。

対面の直接開催とは違い、会場の椅子や机の準備、機材の持ち運びやセッティングの時間を減らせるところも魅力的です。

ウェビナー開催の効果には、場所や準備の手間がかからないポイントが大きいといえます。

コストを削減できる

事業活動の集客や認知度を高める目的でセミナーを開催するときは、できる限り費用を抑えて取り組む工夫が重要です。

ウェビナーは参加者が訪れる会場を借りる必要性がなくなるため、自社のオフィスの会議室やコワーキングスペースの会議室を活用できるなど、経費を最小限に抑えられるでしょう。

セミナーの回数や人数が多いときもコストを削減できる効果がウェビナーの開催に期待できます。

全国に向けて配信できる

オンラインのよいところは、全国各地にいる参加者に向けて効率よくセミナー内容が届けられるところです。

直接参加だと遠方で足を運べなかった顧客にも、リアルタイム配信や録画配信を使って自由に情報発信できます。

ウェビナー開催の効果は、特定の地域にこだわらずにオンラインを通して全国配信ができるところが魅力です。

新しい顧客を集客できる

対面のセミナーでは獲得できなかった新しい顧客に出会えるところがウェビナーのメリットです。

また、対面のセミナーで訪れるハードルが高いと感じている人でも、ウェビナーなら気軽に参加しやすいメリットがあるでしょう。

事業活動を続けるために重要な新しい顧客をウェビナーで集客できる効果が期待できます。

ウェビナーを成功させる効果的な開催方法

参加者の立場を想像しながら、当日の進行がテンポよく有意義に進められるように工夫が必要です。

ウェビナーを成功させる効果的な開催方法を見ていきましょう。

質問の時間を設ける

参加者の疑問を残さないためにも、司会者や講師役の人物が話し続ける状態を避けて、適度に質問できる機会をつくりましょう。

ウェビナーの開催時間が短いときは、最後のまとめとして質疑応答の時間を長めに設けておくと、疑問を解消しながら話の内容を復習することが可能です。

ウェビナーを成功させるには、内容に対する質問の時間をセッティングすると、参加者の不満を残さない効果的な開催につながります。

参加者が飽きない工夫を取り入れる

ウェビナーは気軽に参加しやすいメリットがあるものの、参加者が内容に飽きて途中離脱する可能性も考えられます。

参加者に興味をもってもらえるように、会話の途中で質問やアンケートのコーナーを設置するなど、開催者と参加者が一体になれるやり方がおすすめです。

ウェビナーの成功に欠かせない効果的な開催方法として、参加者が面白いと感じられる工夫を取り入れましょう。

プロの講師や進行役に依頼する

ウェビナーの参加者が最後まで企画を楽しめるように、テーマに関連するプロの講師やファシリテーターに頼む方法がおすすめです。

プロの講師からここでしか聞けない話題を聞きながら、参加者の心に寄り添って話題に切り込める進行役がいると、会話のテンポや流れが進めやすくなります。

ウェビナー開催の時間配分や内容の盛り上がりをつくる上でも、講師と進行役に依頼する方法は、ウェビナーを成功させる効果的な開催方法です。

事前に予行練習しておく

対面で直接開催する方法とは違うため、当日の流れを掴むためにも機材の準備や予行練習を進めておくと安心です。

  • PCやツールは最新の状態になっているか
  • 画面共有や音声共有、セキュリティ面の調整ができているか
  • 当日の進行をまとめた目次の作成、配布資料の準備ができているか

ウェビナーを成功させるためにも、大まかな流れを頭に入れて練習を進めておくことで、万が一当日にトラブルが起きたときも冷静に対処しやすくなり、効果的な開催方法につながります。

アンケートを設ける

ウェビナーの開催内容や構成が決まったあとは、開催途中や終了時にアンケートを設けておくと参加者の意見を聞き取る機会が生まれます。

講演の話題でわからなかった疑問はないか、内容に対する意見や満足度を聞くなど、開催者が参加者から聞き取りたい内容を盛り込みましょう。

ウェビナーの成功に向けて参加者に不満が残らない工夫として、アンケートの設置は効果的な開催方法につながり、次回の開催に向けた改善の参考にもできます。

>Chatworkのウェビナーはこちら

ウェビナーの開催方法にChatworkを使うのもおすすめ

オンラインでセミナーを取り入れる効果には、場所の準備や手間がかからない点や全国に向けて配信できること、コスト削減や集客が進めやすいポイントがあげられます。

ウェビナーを成功させる開催方法として、質問の時間やアンケートを設けて参加者が飽きないように工夫しながら、プロの講師や進行役に依頼して予行練習を進めておきましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、ウェビナーの開催に便利なチャットやビデオ通話の機能が充実しています。

ウェビナー参加者のコミュニティづくりや開催者と参加者の連絡手段に有効活用できるため、ウェビナーの開催方法としてChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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