Web会議の工夫とは?Web会議に工夫が必要な理由と事前準備

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目次

Web会議の工夫は、当日の会議をスムーズに進めるためにも重要なポイントになります。

参加者が話し合いに集中できる事前準備を整えるなど、当日の会議での配慮を含めてさまざまな取り組みや工夫がWeb会議であっても、考えられるでしょう。

会議本来の目的を達成するためにも、どのような工夫をWeb会議に取り入れると本番に役立つのでしょうか。

Web会議の工夫が必要な理由と事前準備を解説します。

Web会議に工夫が必要な理由

当日のWeb会議をスムーズに進めるためにも、事前の準備を整えておく必要があります。

Web会議に工夫が必要な理由を見ていきましょう。

当日の進行をスムーズに進めるため

Web会議の準備を整える工夫を取り入れておくと、会議の当日に準備不足がなくなり進行がスムーズになります。

時間内に会議を終わらせる工夫にできるため、本業の仕事に支障が出ないように配慮できるでしょう。

Web会議の工夫を取り入れる理由は、当日の進行をスムーズに進めることがあげられます。

意見交換を活性化させるため

Web会議は従業員から意見を引き出すことが重要になるため、進行役や調整役を設けて時間内に結論を出すことが求められます。

オンラインでのやりとりを不慣れに感じる方もいるため、できる限り配慮の言葉を投げながらコミュニケーション活性化を図る役割が必要です。

意見交換を活性化させることがWeb会議の工夫を取り入れる理由につながります。

相手に失礼な印象を与えないため

Web会議は相手と対面して話さない分、失礼のないように気を配る配慮が必要です。

画面に映る背景の作業環境を整えておいたり、発言しない時間に音声をオフにしたりするなど、相手の不快につながらない工夫が求められます。

Web会議に工夫が必要な理由は、相手とのコミュニケーションで失礼な印象を与えないために重要です。

Web会議の工夫につながる事前準備

当日のWeb会議を時間内に終わらせるためにも、事前の準備を整えておくことが重要です。

Web会議の工夫につながる事前準備を見ていきましょう。

音声やカメラの状態を確認する

Web会議に使うツールや機材の状態について、音声やカメラが正常に作動するか事前確認しておきましょう。

ツールを立ち上げて音声のオンオフやカメラの切り替え方法を練習しておくと本番で役立ちます。

Web会議の工夫につながる事前準備では、会議で重要なポイントになる映像や音声に関わるツールの状態確認が大切です。

Web会議ツールの使い方を共有しておく

初めてWeb会議に参加する方に向けて、主催者側からツールの使い方に関するURLを共有しておくと親切です。

会議の案内メールを送るときに一緒に記載しておけば、相手が当日までに内容を確認できて動作方法を学ぶ機会につながります。

Web会議のツールの使い方を相手に教えたり、事前に情報共有したりする事前準備の工夫は、当日の会議をスムーズに進めるために必要です。

レジュメや資料を共有しておく

Web会議の概要が書かれたレジュメや資料の準備ができているときは、先に共有しておくと参加者に向けた親切な対応につながります。

どのような話し合いの内容を進めるのかイメージができるため、本番までに意見を準備して時間内に有意義な話し合いが進めやすくなるでしょう。

Web会議の工夫でレジュメや資料を事前準備して共有すると、当日の流れがスムーズにできて無駄のない会議にできます。

背景や周りの音に配慮する

Web会議に集中できる環境をつくるには、映像に映りこむ背景や雑音をできる限りなくす工夫が必要です。

オフィス内では、会議室やスペースを使って人が映りこまない場所を選んだり、雑音を減らせるノイズキャンセリング機能のあるヘッドセットを使ったりしましょう。

Web会議の時間に相手が不快を感じないための工夫につながるため、事前準備の時点で環境や音の配慮を意識しておくことが大切です。

当日の参加に必要な情報を送る

Web会議の当日に向けてスムーズに準備を進めるためにも、事前に入室に必要なURLやパスワードなどを送ります。

会議の予定が先のときは、数日前に再度メールで案内を入れておくと当日の会議を忘れずに済むでしょう。

Web会議の工夫につながる事前準備には、参加者が当日に必要な情報をまとめて送る配慮があげられます。

Web会議の当日に役立つ効果的な工夫

会議全体の流れをスムーズに進めるためには、配慮や工夫を取り入れることが重要です。

Web会議の当日に役立つ効果的な工夫を見ていきましょう。

会議の目的やテーマを再度共有する

参加者と認識を共有するには、当日の会議であらためて目的やテーマを共有しておく必要があります。

会議の決定から期間が空いてしまうと、会議の当日にどのような議題で話し合いを進めるのか内容を忘れてしまいがちです。

Web会議の当日に役立つ工夫には、参加者に会議を実施する目的やテーマを共有して意見交換の活性化につながる工夫を取り入れることがあげられます。

画面共有でわかりやすく解説する

Web会議で画面共有の機能を使いながら伝えると、話す内容をわかりやすく伝えられます。

伝えたい内容があるときはスライド式で簡単に画面を作成しておくと、相手が要点を押さえて理解を進められるでしょう。

口頭で伝えるだけでは解説が難しいときは、画面共有の機能を使うとWeb会議の当日にわかりやすく話し合いを進める工夫につながります。

発言しない時間はマイクをオフにする

余計な雑音を取り入れないためにも、相手が話す時間が長いときはマイクをオフにしておくと配慮につながります。

生活音や雑音を拾う機会が多いと、参加者が話し合いに集中できなくなる要因になるので注意が必要です。

Web会議の当日は話し合いに参加するまでに時間があるときにマイクをオフにしておくと、生活音や雑音が入る心配をなくす工夫につながります。

資料はデータで共有する

Web会議を効率的に進めるためにも、配布する資料はデータで作成して送信する方法がおすすめです。

受け取った相手が読みやすい形や開封できるデータを選んでおくと、資料に目を通す時間が短縮できるでしょう。

当日のWeb会議で無駄をなくすためにも、資料をデータ作成したときはできる限り事前に配布しておくと参加者全体の配慮につながります。

進行役や仲介役が調整する

Web会議で参加者のコミュニケーションを活性化させるためにも、会議の舵を取る進行役や仲介役を設けましょう。

会議の意見交換に参加できていない人に声をかけたり、参加者が発言しやすい質問を投げかけたりするなど、場の雰囲気を調整する役回りを担えます。

進行役や仲介役がWeb会議を調整すると、時間内に話し合いが終わって会議の時間を有効活用できる工夫につながるでしょう。

Web会議の工夫にChatwork

当日の進行をスムーズに進めて意見交換を活性化させながら、相手に失礼な印象を与えない配慮につなげることがWeb会議に工夫が必要な理由にあげられます。

事前の準備では、音声やカメラの状態を確認しながら背景や周りの音に気を配りましょう。

会議の当日は、目的やテーマを再度共有しながら進行役や仲介役が調整し、発言しない時間はマイクをオフにすると集中して話し合いに参加できます。

ビジネスチャット「Chatwork」は、Web会議や資料の共有に便利な機能が充実している内容です。

Web会議の工夫を取り入れたいときは、コミュニケーション活性化に役立つChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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