テレワークのタスク管理方法とテレワークに役立つタスク管理ツール

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テレワークのタスク管理方法とテレワークに役立つタスク管理ツール

目次

自宅などで作業を進めるテレワークは、自己管理の意識を高めるためにタスク管理が必要です。

しかし、これまでの職場での働き方とは違い、テレワークのタスク管理方法に難しさはあります。

自宅の作業を効率化して生産性をあげるためにも、どのようなタスク管理ツールを使うといいか、タスク管理ツールを選ぶときのコツと効果的なテレワークのタスク管理方法を見ていきましょう。

テレワークのタスク管理方法はどうする?

オンラインでメンバーと情報共有ができるツールを導入すると、テレワーク導入時にタスク管理を進める方法につながります。

個人でアナログの方法でのタスク管理、メンバー同士で共有のツールを使ったタスク管理管と、両方の方法を取って進捗状況の把握を進めるといいでしょう。

また、テレワークの場合は自宅の作業が安全に進められるように、セキュリティ面が高いものや初期設定が簡単に進められる内容を選ぶ必要があります。

仕事内容に合った適切なタスク管理ツールを選びながら、作業効率化や生産性があげられるツールを有効活用しましょう。

テレワークのタスク管理を工夫したい理由

テレワークでは自己管理の能力を高めるために、タスク管理を活用することが大切です。

タスク管理ができていないと、仕事に影響を与えて作業がとどこおる原因につながります。

テレワークのタスク管理を工夫したい理由を見ていきましょう。

ミス・忘れを予防するため

仕事のやりとりをオンラインから進めるテレワークは、仲間が周りにいないため、自己管理を意識して予定を忘れない工夫が必要です。

たとえば、オンライン商談に取り組む日時をうっかり忘れてしまうと、私用の予定が入っている場合、出先で対応できない状況になる可能性があります。

先方に迷惑をかけて企業の印象を下げてしまう行為につながるでしょう。

テレワークのタスク管理を工夫したい理由には、予定や作業内容を忘れないようにして仕事のミスを防止することがあげられます。

メンバーの進捗状況を共有するため

テレワークでコミュニケーション不足になると、従業員の進捗状況が見えづらくなります。

担当者が仕事の締め切りを勘違いしたときは、作業の処理が遅れて進行全体に影響が出る問題につながるからです。

対応が必要なときも、ほかのメンバーが休日で協力をあおげないなど、作業を進められない弊害が出てしまうでしょう。

タスク管理は、どのくらい作業の進捗が進んでいるのか確認する手段にできるため、テレワークの情報共有を進める工夫に使えます。

評価を適切に進めるため

自宅で作業に取り組むときは、工夫を取り入れないと上司が部下の仕事ぶりを把握しづらい環境になります。

見える形で作業の概要を確認できると、仕事の成果や意欲を把握する手段にできるでしょう。

タスク管理の工夫が求められる理由には、仕事の進行や概要を把握しやすくなり、従業員の評価基準を決める目安のひとつにできる点があげられます。

作業効率化を進めるため

テレワークでタスク管理ができると、仕事の見える化で優先順位をつけて取り組みやすくなります。

作業工程が管理できていないと、タスク管理が不十分になり手持ちの仕事量を把握できず、仕事の処理が予想以上にかかる懸念があるでしょう。

テレワークの作業に気が緩んでしまわないためにも、ゴールを明確にできるタスク管理の工夫は作業効率化に重要です。

テレワークのタスク管理に役立つツール

テレワークのスケジュールを管理するには、アナログやデジタルのツールを活用してタスク管理を進めましょう。

実際の仕事に役立つツールを解説します。

タスクをふせん・紙に書き出す

個人的にスケジュールや作業内容を見える化して整理したいときは、ふせんやメモ用紙を使う方法がおすすめです。

今日中に取り組みたいタスクを箇条書きにしたり、アナログのカレンダーにタスクの締め切りを書いたふせんを貼ったり、わかりやすい形でまとめましょう。

デジタルのツールと併用しながら、個人的にポイントを絞って情報整理をすることで、作業を忘れずにミスを減らす工夫につながります。

スケジュール管理ツールを使う

テレワークの予定管理は、PCやスマートフォンのアプリから使えるスケジュール管理ツールが便利です。

一週間の予定を把握して仕事量を調整し、先の予定を考えながら会議や面談の日時を決めたるときに役立ちます。

オンラインから使えるツールは、場所に捉われずに確認できるところが便利です。

工程管理ツールを使う

仕事の作業にはいくつか工程があるため、長い期間をかけて取り組むときは、工程の流れやスケジュールが把握できるツールを使いましょう。

納期までどのくらい期間が残されているのか、工程の締め切りが早まるとどのくらい作業を早く進める必要があるのかなど、仕事の段取りを組むときに有効活用できます。

デジタルのソフトを使えば簡易で工程管理の作成が可能なため、タスク管理を含めながら使いやすい方法を採用して全体の流れを見える化しましょう。

ビジネスチャットを使う

テレワークの連絡手段に活用できるビジネスチャットは、タスク管理の機能を便利に活用できます。

個人的に忘れたくない作業をメモ代わりとして使いながら、メンバー同士で進捗状況の共有を兼ねてタスクの日時を設定して使う方法もあるでしょう。

仕事全体の作業効率化に役立つため、上手に活用して生産性をあげる工夫につなげてみてください。

テレワークのタスク管理のツールを選ぶコツ

自宅で安心して作業に取り組みやすいツールを活用すると、作業効率化や生産性をあげる工夫につながります。

テレワークのタスク管理のツールを選ぶコツを見ていきましょう。

セキュリティ・安全性が高い

テレワークの作業で安全性を高めるには、暗号化で通信できるサービスや認証システムなどが備わっているツールを導入しましょう。

セキュリティ対策が不足してしまうと、仕事のやりとりから情報漏洩の危険性が高まります。

テレワークのタスク管理に使うツールを選ぶときは、公式ホームページから内容を確認して資料を取り寄せるなど、信用できるサービス内容かどうか再度確認することがコツです。

コストパフォーマンスがよい

テレワークの導入にかかるコスト削減のためにも、機能性と費用のバランスが取れたツールを選びましょう。

どのツールを選ぶのか迷うときは、テレワークの準備期間を使って無料で試す方法を取ってみてください。

従業員の作業を効率化できる機能が備わっているか、費用対効果がありそうか検討しながら、コストパフォーマンスが高いツールを選定することがコツです。

設定・操作が進めやすい

テレワークを導入するときに初期設定や準備に時間がかからないツールを取り入れると、準備がスムーズに進められます。

実際に仕事で使うときの操作が進めやすいか、事前に確認しておくと職場に合ったツールを選べるでしょう。

タスク管理のツールを選ぶコツは、オンラインから登録して簡単に使えるサービスを使う方法が便利です。

サポート体制が整っている

ツールに関する相談や質問をしたいときに、メールや電話で簡単に問い合わせができる内容を基準に選びましょう。

有料で使いたいときにどのくらいの費用がかかるのか、自社に合ったサービスプランはどれがよいのかなど、導入前と導入後の両方を支援してくれる内容がおすすめです。

ツールの導入と並行してさまざまなサービスが充実しているなど、全体の体制が整っているタスク管理ができるツールを仕事に取り入れてみてください。

テレワークのタスク管理にはChatwork

どのくらいの作業が残っているのか、テレワークの作業を見える化したいときにタスク管理が役立ちます。

仕事仲間の進捗状況を確認できるだけでなく、部下の評価を適切に進めるときにもタスク管理ツールを使うとテレワーク出ない場合でも有効活用できるでしょう。

タスク管理に役立つツールには、アナログとデジタルの方法を活用して作業内容や段取りの整理に使いましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、タスク管理の機能がついており、仕事の作業を管理するときに役立ちます。

グループチャットで活用できれば、メンバー同士の進捗状況の把握にも役立つため、テレワークのタスク管理方法にChatworkの導入をご検討ください。

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また、タスク管理をする方法には、紙や付箋などのアナログツールだけではなく、タスク管理向けのソフトウエアなどデジタルツールも存在します。それぞれの利点や使い分け方を理解することで、タスク管理の効率化にお役立てください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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