バーチャルオフィスとは？バーチャルオフィスの特徴とメリット・デメリット

バーチャルオフィスとは、事務所用の住所を貸し出すサービスです。

実際の事務所スペースはありませんが、バーチャルオフィスの住所を使って法人登記をすることができます。

バーチャルオフィスにはどのような特徴があり、バーチャルオフィスを利用すると、どのようなメリットとデメリットがあるのかを紹介します。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、文字通り仮想の事務所のことで、事務所用の住所を貸し出すサービスです。

住所の貸し出しだけであり、実際の事務所スペースはありません。

実際に業務をおこなうためのスペースは、別途用意する必要があります。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスと間違われることがありますが、バーチャルオフィスとレンタルオフィスとは、まったく別のサービスといえます。

レンタルオフィスはバーチャルオフィスとは違い、実際の事務所スペースを貸し出すサービスであり、机や椅子などの備品や通信環境も整備されています。

銀行の法人口座開設や社会保険加入も可能

バーチャルオフィスの住所であっても、事業上の住所として利用し、銀行で法人口座を開設することや社会保険に加入することが可能です。

ただし、バーチャルオフィスの住所が過去に犯罪等で利用されていると、不都合な場合があります。

バーチャルオフィスのサービス内容

住所を貸し出す以外にも、バーチャルオフィスでは関連するさまざまなサービスを提供しています。

多くのバーチャルオフィスにあるサービスとして、次のようなサービスがあげられます。

郵便物転送

事業をおこなっていれば、郵便物のやりとりが必ず発生しますが、バーチャルオフィスの住所あてに届く郵便物は、バーチャルオフィスが受け取り、転送してくれます。

転送の頻度や手数料、郵送料などはサービスによって異なります。

電話番号・転送・代行

会社には問い合わせのための電話番号が必要です。

日常の業務は携帯電話を使うとしても、固定電話の番号があるかどうかでイメージが異なります。

そこで、バーチャルオフィスには固定電話のサービスがあり、自動転送や電話受付の代行をしてもらえます。

会議室

クライアントが打ち合わせのために、会社の住所にやってくることがあります。

そのようなときのために、多くのバーチャルオフィスでは会議室を備えています。

部屋のサイズや備品、利用料の有無など、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

法人登記代行

バーチャルオフィス利用者のほとんどは、法人登記を目的にしています。

そのため、法人登記の代行をしているバーチャルオフィスがあります。

バーチャルオフィスの契約と同時に法人登記を進めることができるため、便利なサービスといえます。

経理等のサポート

経理等のサポートサービスを提供しているバーチャルオフィスがあります。

サービスを利用すれば、バーチャルオフィスが提携している税理士と顧問契約を結ぶことができるため、わずらわしい会計業務を外注して、本業に専念することが可能です。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスの利用には、次にあげる4つのメリットが考えられます。

コストを削減できる

バーチャルオフィスを利用することで、事務所費用を大幅に削減できます。

事務所の賃貸では家賃のほかに、敷金や礼金、保証金がありますが、バーチャルオフィスには敷金や礼金はなく、必要な費用は、少額の入会金と保証金、月額利用料です。

短期間でオフィスを借りられる

バーチャルオフィスはすぐに契約ができ、最短で即日から住所を利用することができるため、短期間で事業をスタートさせることができます。

仮に、実際に事務所を借りるのであれば、多くの場合手続きだけでも数週間程度の時間がかかってしまいます。

都心の住所を利用できる

都心にあるバーチャルオフィスを利用すれば、東京であれば丸の内、大手町、銀座、六本木といった都心の一等地の住所を、会社の住所にすることができます。

実際に事務所を借りれば高額となる人気エリアの住所を安価で利用して、会社のイメージアップを図ることが可能です。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスにはデメリットもあります。

バーチャルオフィスの利用を検討する際には、事業に問題が生じることがないように、デメリットを確認しておきましょう。

開業要件を満たさないことがある

一部の業種においては、バーチャルオフィスでは開業要件を満たさないことがあるので、注意が必要です。

たとえば、弁護士や税理士、有料職業紹介業などは、専用スペースが必要とされますので、バーチャルオフィスでは開業できません。

Web検索によりバーチャルオフィスであることが分かる

住所をWebで検索してみれば、バーチャルオフィスであることはすぐに分かります。

バーチャルオフィスを利用すること自体は悪いことではありませんが、犯罪に利用されているといった負のイメージを抱く人がいるのも事実です。

バーチャルオフィスの利用に向いている業種

バーチャルオフィスのメリットとデメリットを考慮すると、次にあげる業種にバーチャルオフィスの利用が向いているといえるでしょう。

Web関連

WebデザイナーやWebエンジニアなど、Web関連の仕事をフリーでしている方は、業務で使うパソコンや周辺機器を自宅に整備しています。

そのため、法人登記のために住所が必要なのであれば、バーチャルオフィスを利用するとよいでしょう。

製造や販売関連

製造や販売関連でも、バーチャルオフィスの利用が向いているケースがあります。

雑貨や服飾など、自宅で製造をして、オンラインで販売している場合に、バーチャルオフィスを利用することで、本社や支店などの拠点を開設することができます。

出張ビジネス関連

整体師やインストラクターなど、出張先でサービスを提供する出張ビジネス関連にも、バーチャルオフィスがよく利用されています。

事務所スペースは必要なくとも、自宅を事業所の住所としてしまうと、利用者が自宅を訪ねて来るようなリスクがあるためです。

バーチャルオフィスの利用に向いていない業種

バーチャルオフィスの利用に向いていない業種としてあげられるのは、開業や登録に事務所の要件がある業種です。

士業

弁護士、税理士、会計士、行政書士など、士業で開業するためには、事務所の届け出が必要です。

事務所の要件として、個人情報などに対する守秘義務が守れる事務所であることなどが要件となるため、バーチャルオフィスでの開業は難しいようです。

金融商品を取り扱う業種

金融商品取引業者の代表的なものは証券会社ですが、投資助言・代理業や投資運用業も金融商品取引業者にあたり、個人事業主として開業している方もいます。

財務局で金融商品取引業者の登録をしますが、バーチャルオフィスでは営業所として認められないようです。

不動産業

不動産業を開業するための要件は、宅地建物取引業法によって定められており、事務所を構えることが条件になっています。

事務所は、専用の出入り口があることが要件になっているので、バーチャルオフィスでは開業することができません。

バーチャルオフィス契約後はChatworkも活用しよう

バーチャルオフィスを利用できる業種においては、バーチャルオフィスはオフィスを借りるコストを大幅に削減でき、大きなメリットのあるサービスといえるでしょう。

しかし、オフィスのように社員が集まるためのスペースがないため、バーチャルオフィス契約後は社内コミュニケーションが不足することがないように、社内コミュニケーションのための仕組みづくりを検討することも大切です。

ビジネスチャット「Chatwork」は、グループチャット機能やビデオ通話機能も備えており、離れた場所で一緒に業務を進めていく際にも、円滑にコミュニケーションをとることができるツールです。

スムーズなコミュニケーションの実現に、ぜひChatworkの導入をご検討ください。

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