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テレワークのマナーとは？オンライン会議や連絡に関するマナーも紹介
目次
コロナ禍で積極的に導入されるようになったものに「テレワーク」があげられます。
テレワークは、オフィス以外の場所で、社員各自が仕事を進行させる必要があります。
関わるメンバー全員が気持ちよく働くために、気をつけたいテレワークのマナーについて解説します。
テレワークのマナーは必要なのか？
テレワークのマナーは、基本のビジネスマナーと同じくらい重要であり必要なものです。
たとえば、クライアントとのオンライン会議では、マナーが悪いことで信頼性が低下してしまう危険性もあります。
もちろん、社内においてもマナーひとつで評価が左右されてしまうこともあるでしょう。
社内や社外問わず、メンバー全員が気持ちよく、離れた場所でもスムーズに業務が進められるように、守るべきマナーについて確認していきましょう。
テレワークのマナー：オンライン会議編
オンライン会議におけるマナーを知らないことで、無意識のうちに相手を不快にさせてしまう可能性があります。
テレワークに不可欠なオンライン会議における、具体的なマナーを見ていきましょう。
5分前行動で早めに接続をする
時間ギリギリにオンライン会議に入室すると、万が一なにかのアクシデントで入室ができなかった場合に、相手を待たせてしまいます。
また、いざ入室した後に声が聞こえないことや、映像が映らないというトラブルがあるかもしれません。
開始の5分前には入室し、きちんとマイクやカメラがつながるかを確認しておきましょう。
対面アポイントのときと同じように、オンライン会議でも事前行動をすることが大切です。
背景に余計なものが映っていないか確認する
オンライン会議の背景に、洗濯物など生活感を感じさせるものが入ってしまうと見栄えが良くありません。
オンライン会議前には、自分の背景に余計なものが映っていないかどうか確認するようにしましょう。
隠すのが難しい場合は、バーチャル背景を設定することもおすすめです。
カメラをオフにする方法も考えられますが、表情が見えた方がスムーズに会議を進めやすいでしょう。
基本的にはカメラをオンにして、顔出しをして会議に参加するようにしてください。
しゃべらないときはマイクをオフにする
自分がしゃべらないときには、マイクをオフにしましょう。
オンにしたままだと、周囲の声や雑音を拾ってしまい、参加しているメンバーの音声を妨げてしまいます。
また、自分が発言する際には、ミュートを解除し忘れないように注意をしましょう。
カフェや公共の場で参加しない
やむを得ない事情で、カフェや公共の場でオンライン会議に参加することがあるかもしれません。
公共の場から参加することで、雑音が入ってしまう可能性や、電波が不安定で会議に参加しづらくなる可能性もあります。
また、周囲に会議の会話が聞こえてしまうと機密情報の漏洩にもつながります。
リスクを配慮して参加するように心がけましょう。
服装や身だしなみには注意する
はっきりと自分の姿が見えない場合でも、服装や身だしなみは整えるようにしましょう。
寝巻きやだらしない格好で参加してしまうと、相手に好ましくない印象を与えたり信頼を損ねたりする可能性もあるため、身だしなみも意識したいポイントです。
表情やうなずきなどで反応する
オンライン上では、相手の反応や温度感を読みとることが難しいです。
画面上で相手と顔を合わせている時は、表情やうなずきなどで相手の会話に反応するようにしましょう。
相手の反応がわかることで、話し手も安心して進めることができます。
「きちんと聞いています」「理解しました」ということが伝わるアクションを、オンライン会議ではより意識するようにしましょう。
ルールを会社で決めておく
オンライン会議のルールを決めておくことで、社員の意識づけを統一させることができます。
会社で決めるものには、「入退室の時間」「オンライン上での名前の表記方法」「バーチャル背景の統一」などがあります。
オンライン会議のルールを決めておくことで、進行が楽になるだけではなく、取引先の心象を良くすることもできます。
テレワークのマナー：連絡や報告編
テレワーク中は、社内のメンバーや上司への連絡、報告は欠かさないようにしましょう。
テレワークにおける連絡や報告のマナーについて、具体的に解説をしていきます。
業務連絡はこまめに的確にする
業務の進行状況のこまめな報告や相談は、トラブルの回避につながります。
業務の大枠を連絡するだけでなく、進行状況の詳細も伝えるようにしましょう。
業務連絡の方法は、メンバーが利用しやすいものを選びましょう。
メールだけでなく、ビジネスチャットなどのツールを利用することもおすすめです。
あらかじめ報告や連携のタイミングは決めておく
テレワーク中の報告や連携のタイミングは、社内やプロジェクトのメンバーで事前に決めておくとスムーズです。
たとえば、業務の開始や終了の報告は、時間やタイミングを決めておくことで、上司はその時間にまとめて確認することができます。
抜け漏れなく報告ができるように、連携のタイミングはあらかじめ決めておきましょう。
重要な報告や相談はテレビ会議などで顔を見ておこなう
定例的な報告はチャットやメールなどでおこない、その他の重要な報告や相談ごとは、テレビ会議などを設定しておこなうようにしましょう。
実際に顔を見ながら話すことで、重要な物事が伝わりやすくなります。
チャットなどは見たらリアクションをする
チャットで業務連絡や相談が来ることがあります。
多数のメンバーに発信しやすいこともあり、ついつい流し見をしてしまいがちですが、見た際にはリアクションをするように心がけましょう。
発信側も「きちんと読んでくれている」と安心することができます。
複数人が参加しているグループチャットだからこそ、反応のひとつも蔑ろにしないように、個々人が配慮することが大切です。
送り相手によって適切な対応をする
業務連絡をチャットで取り合う場合は、送る相手によって適切な対応をするようにしましょう。
上司やクライアントに対しては、きちんとした言葉遣いで丁寧な接し方をすることがマナーです。
友人同士でやり取りをしている様な、スタンプだけの反応はしないようにしましょう。
テレワークの注意点
テレワークをスムーズにおこなうためには、どのようなことに注意したらいいのでしょうか。
注意すべきポイントを見ていきましょう。
資料は事前に共有する
オンライン会議では、会議中に資料を画面共有することが主流ですが、資料はあらかじめ参加メンバーに共有するようにしましょう。
会議の前に目を通してもらえるため、会議の場では議論に集中することができます。
また、事前に資料共有をすることで、打ち合わせに向けて各自が確認事項をまとめることもできます。
時間は厳守する
オンライン会議の開始時や、始業終業時など、事前に決められている時間は、出社時と同じように厳守するようにしましょう。
少しの遅れならという考えは、全体的な気持ちのゆるみにもつながります。
また、オンライン会議の開始時間が遅れてしまうと、せっかく時間を作ってくれた参加者にも失礼です。
周囲に声をかけ合える仲間がいないテレワークでも、時間はしっかりと守るようにしましょう。
業務とプライベートにメリハリをつける
テレワークをしていると、業務とプライベートのメリハリがつかなくなることがあります。
テレワークをする場所とプライベートの場所に区別をつける、業務時間外にはパソコンを閉じるなど、メリハリがつけられるルールを決めましょう。
オンオフをしっかりとつけることで、業務に身が入りやすくなります。
報連相は多すぎるくらいでも十分
報告・連絡・相談は、テレワークになると頻繁におこなうことが難しくなります。
しかし、少しの報告の遅れがトラブルを招き、対応不可能になる危険性もあります。
頻度が多いかなと思うくらいで報連相をしても問題はありません。
上司や受け手が手軽に確認できる、ビジネスチャットを導入することもおすすめです。
大切なことは文章と口頭で伝える
報連相などは、いち早く的確に伝える必要があるので、メールやビジネスチャットを使うことが効率的です。
伝える内容が重要な内容である場合は、文章だけでなく、電話やビデオ通話を使い口頭でも伝えるようにしましょう。
確認が漏れてしまうことを防ぐことができます。
生活リズムを整える
テレワークをしていると、知らずのうちに生活リズムが崩れてしまう危険性が十分にあります。
家にいることが多いテレワークだからこそ、生活リズムを意識して整えるように心がけましょう
テレワークのマナーに気を付け気持ちよく働こう
テレワークは、個人の空間で業務をおこなうため、自分だけに関わることが多いと思われがちです。
しかし、出社時と同じように、多くの人が関わり合って仕事は成り立っています。
ちょっとした気のゆるみや、マナー違反により、信頼性が損なわれ、不快に思う仲間がいることを忘れないようにしましょう。
テレワークだからこそ気を付けたい注意点を意識して、みんなが気持ちよく働けるように心がけることが大切です。
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