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テレワークの会議とは？Web会議の準備や気をつけたいポイントを解説
目次
テレワークが導入されるようになり、会議の多くがオンラインで実施されるようになりました。
Web会議の準備やWeb会議の最中に気をつけたいことには、どのようなものがあるでしょうか。
対面式の会議とは異なる、テレワークで実施する会議だからこそ気をつけたいポイントを解説します。
テレワークの会議とは
テレワークの会議とは、オンライン上でおこなわれる会議のことです。
同じ空間に集まらなくても、全員がリアルタイムに会議に参加することができるので、遠方に住む人も気軽に参加することができます。
一方で、同じ空間で顔を合わせないからこそ、準備段階などを含めて、気をつけるべきことがあります。
気をつけたいポイントについて、Web会議の前にしっかりとおさえておきましょう。
テレワーク会議の準備のポイント
対面での会議ではなく、テレワークの会議だからこそ準備すべきことがあります。
準備をする際に気をつけたいポイントについて具体的に見ていきましょう。
会議の目的を明確にする
会議を何のために開催していて、ゴールに何を設定するかなど、会議の目的に関することは事前に決めておくべきポイントです。
目的が設定されていることで、議題やKPIを設定することができます。
また、目的が明確に設定されていると、ダラダラと長引かない会議にすることができます。
会議の開始と終了の時間を決める
テレワーク中の会議では、オンラインだからこそとりとめもない会話が続き、なかなか会議が終了しないということも起こりやすいです。
会議の開始の時間を決定する際には、終了時間もきちんと決めておきましょう。
予定時間までに会議を終わらせることを、参加者全員が意識することが大切です。
会議の終わりには、今回の会議の結論と次回の議題まで決められることが理想です。
会議の資料を事前に共有する
会議の資料は、事前に共有するようにしましょう。
事前に目を通すことで、会議中は、議論や不明点の解消に集中することができます。
また、各自が会議に向けて準備をすることは、会議中の議論の活性化にもつながります。
会議ツールの接続状況を確認する
Web会議では、ツールの接続が不安定になるなどのトラブルもつきものです。
マイクがうまく入らない、映像が映らないなど、万が一のトラブルに備えて、事前に接続状況を確認することが大切です。
会議開始の5分前には接続をして、問題なく会議が始められるかを確認しましょう。
テレワークの会議中に気を付けたいポイント
テレワークの会議中に気をつけたいポイントをご紹介します。
会議に集中することも大切ですが、気をつけたいポイントもおさえるようにしましょう。
身だしなみや服装は整える
Web会議だからといって、だらしのない格好で会議に臨むことは良くありません。
身だしなみや服装が乱れていると、相手に良くない印象を与えてしまい、信頼感の損失にもつながってしまいます。
また、背景には洗濯物など生活感が出るものも見えないようにしましょう。
バーチャル背景を活用することも方法のひとつです。
気持ちを仕事に切り替えるためにも、身だしなみは気をつけたいポイントです。
自分がしゃべらないときはミュートにする
Web会議で自分が話していないときは、マイクをミュートに設定しましょう。
マイクがオンになっていると、雑音や周囲の声が入ってしまい、他の人が話す音声を妨げてしまいます。
また、音声と同時にビデオをオフにする人もいますが、聞き手の表情が見える方が話し手は安心します。
マイクのオンオフを切り替えながら、なるべくビデオはオンにして会議に参加するようにしましょう。
会社内で統一したマナーを設定する
Web会議のマナーは、会社内で統一することが好ましいです。
会社で決めるルールには、「入退室の時間」「名前の表記方法」「バーチャル背景の統一」などがあります。
統一したルールを用いることで、クライアントの心象がよくなるだけではなく、会議の進行もスムーズにすることができます。
表情やうなずきで反応する
Web会議では、聞き手がどのように話を受け取っているのかが読み取りづらいです。
話し手に反応がきちんと伝わるように、表情を変えたり、うなずいたりなどの反応を示すようにしましょう。
分かりやすく反応を示すことで、話し手も安心して話を進めることができます。
「ちゃんと聞いている」「理解をした」「分からない」などという意思表示は、Web会議ではとても大切です。
参加する環境に配慮する
やむを得ない事情で、カフェや外の空間からWeb会議に参加することもあるかもしれません。
オープンな環境で参加する場合、環境によっては雑音が入ってしまう可能性もあります。
また、周囲に人がいると、情報漏洩につながってしまう危険性も考えられます。
Web会議に参加する際は、なるべくプライベートな空間から参加するようにしましょう。
最近では貸会議室やレンタルオフィスなども増えてきているので、活用してみましょう。
テレワークの会議後に気を付けたいポイント
テレワークの会議では、会議後にも気をつけたいポイントがあります。
テレワークの会議の後に気をつけたいポイントについて解説していきます。
議事録を共有する
Web会議が終了した後には、すみやかに議事録の共有をおこないましょう。
会議で何が話され、どういう過程で、どういう結論に至ったのかを議事録にまとめることで、改めて議論の内容について振り返ることができます。
また、会議に出席できなかった人も議事録を読むことで、会議の内容を把握することができます。
Chatworkなどのビジネスチャットツールを活用すると、迅速な議事録の共有や、会議の認識合わせをすることが可能です。
次回の会議の内容と日時を設定する
Web会議が終わった後には、次回の会議日程の設定もしましょう。
会議終了のタイミングで、メンバーに問いかけると調整がしやすいです。
欠席者のいる会議などでは、調整ツールを活用することで、スムーズに調整することができます。
不明点は早めにクリアにする
会議中に、不明点や理解できなかった箇所がある場合は、早めに解消するようにしましょう。
一度つまずいてしまうと、どんどん会議が分かりづらくなってしまいます。
Chatworkなどのビジネスチャットツールを活用することで、メールや電話よりも気軽に質問することができます。
テレワーク会議ツールの選び方
Web会議ツールにも、さまざまな種類があります。
多種多様なツールの中から、使いやすいものを選ぶための選び方をご紹介します。
使いやすさ
まだまだWeb会議では慣れないことも多いため、使いやすいツールを選ぶことが大切です。
Web会議の設定や招待などの管理機能や、資料の共有などの操作がしやすいものが理想的です。
自社にあったものを選ぶために、まずは複数のツールを試してみることもおすすめです。
セキュリティの安全性
Webツールによる情報漏洩の問題は深刻化してきています。
Web会議の実施時にIDやパスワードが設定できるか、通信データの暗号化ができるかなども重要なポイントです。
機密情報を取り扱う会議などが多い場合は、セキュリティ面を重視して選ぶようにしましょう。
サポート体制の充実
トラブルが起こったときや、設定に不明点があるときなどに、サポート体制が整っていると安心です。
柔軟に相談できる窓口があるかを、事前に確認するようにしましょう。
テレワーク会議はマナーを守ろう
テレワークの会議では、一人ひとりがマナーを守り、気持ちよく会議を進められるようにしましょう。
情報交換ツールや、Web会議専用ツールなど、全員が使いやすいツールの導入を検討することも大切です。
社内やプロジェクトメンバーと議論したうえで、自社にあったツールの導入を検討しましょう。
「Chatwork」は、チャットによるコミュニケーションだけでなく、音声と映像を使って通話することも可能です。
Web会議の手段のひとつとして、ぜひ検討してみてください。
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